Email di follow up dopo un colloquio: tempistiche, modelli e segnali di apertura

Il colloquio è andato bene, hai ringraziato sulla porta o hai chiuso la videochiamata, e ora inizia il silenzio. Un’email di follow up dopo un colloquio è l’unica mossa ancora nelle tue mani e funziona meglio come una breve sequenza piuttosto che come un unico messaggio nervoso: un biglietto di ringraziamento entro 24 ore, un controllo una volta trascorsa la data che ti hanno indicato e al massimo un’altra email una settimana dopo. Ogni messaggio ha un compito, una lunghezza e un momento giusto.

Questa guida ti fornisce tale programmazione, un modello per ogni email e le funzionalità di Gmail che ti aiutano a rispettare i tempi. Risponde anche alla domanda che ogni candidato si pone dopo aver premuto invio: l’hanno aperta? Mail Track for Gmail, un’estensione per Chrome e un componente aggiuntivo per Google Workspace, mostra quando un’email inviata viene aperta all’interno di Gmail. Questo segnale ti aiuta a calcolare i tempi per il passo successivo. Questa guida è onesta sui limiti di questo strumento.

Quando fare follow up dopo un colloquio: la sequenza temporale di tre email

La regola delle 24 ore è quasi universale. L’ufficio carriera della Harvard Law School consiglia ai candidati di scrivere un biglietto o un’email di ringraziamento entro 24 ore dal colloquio, e aggiunge che inviarla via email è una pratica comune e perfettamente accettabile. La guida di Indeed alle email di follow up dopo un colloquio fornisce la stessa finestra temporale, per poi passare la palla all’intervistatore: aspetta che sia trascorsa l’eventuale scadenza che ti hanno dato prima di inviare un’altra email, e considera due settimane di silenzio come il momento in cui un controllo è chiaramente dovuto.

Quando nessuno ti ha fornito una data, una settimana è il metro di misura abituale. Il centro per la carriera dell’Università del Kentucky, nella sua guida alla seconda email di follow up dopo un colloquio, suggerisce un controllo cortese se non hai ricevuto risposta entro una settimana, e poi almeno una settimana intera dopo di esso prima di un secondo messaggio. Il selezionatore citato lo dice chiaramente: un secondo follow up “non è necessariamente negativo o disperato”, è una questione di tempistiche e di come viene formulato. Per le regole generali alla base di queste finestre temporali, consulta la nostra guida su quanto tempo aspettare prima di fare follow up a un’email.

Il biglietto di ringraziamento è davvero importante?

Più di quanto la maggior parte dei candidati creda. In un sondaggio di Robert Half condotto su oltre 300 responsabili delle risorse umane statunitensi, l’80% ha dichiarato di tenere in considerazione i messaggi di ringraziamento nel decidere chi assumere, eppure ha ricevuto un biglietto solo dal 24% dei candidati, in calo rispetto al 51% del 2007. L’email è stata indicata come un canale appropriato dal 94% di loro. Un successivo sondaggio di TopResume su 316 datori di lavoro e selezionatori è stato più misurato: il 51% ha affermato che un biglietto di ringraziamento influisce sulla propria decisione, e solo il 6% aveva mai scartato un candidato per non averne inviato uno. Letti insieme, questi dati indicano che il biglietto raramente ti costa un lavoro, e spesso aiuta.

Come inviare un’email di follow up dopo un colloquio, passo dopo passo

Gli stessi sette passaggi producono tutte e tre le email. Cambia solo la richiesta.

1. Scrivi alla persona giusta. Ringrazia ogni intervistatore, oppure invia un unico messaggio collettivo a una commissione, come suggerisce l’ufficio carriera di Harvard. Invia le domande sullo stato della selezione al tuo contatto principale, di solito il selezionatore o il coordinatore, non all’intera commissione.
2. Inserisci il ruolo nell’oggetto. Indeed raccomanda di nominare la qualifica professionale per cui hai sostenuto il colloquio: “Aggiornamento sul ruolo di coordinatore marketing” dice a un lettore impegnato di quale conversazione si tratta. Il nostro elenco di esempi per l’oggetto dell’email di ringraziamento copre in dettaglio il biglietto di ringraziamento.
3. Apri con il loro nome e i ringraziamenti. Prima frase: ringraziali per il loro tempo, specificando il giorno o il formato se li aiuta a inquadrarti.
4. Menziona un momento specifico. Una domanda che hanno fatto, un progetto che hanno descritto, un dubbio a cui vuoi rispondere meglio di quanto tu abbia fatto nella stanza. Questo è ciò che distingue il tuo biglietto da quello di tutti gli altri.
5. Dichiara cosa desideri in una frase. Nel biglietto di ringraziamento si tratta del tuo continuo interesse. Nel controllo è una domanda sullo stato, ad esempio se è stata fissata una data per la decisione.
6. Sii conciso. Un paragrafo per un controllo, due al massimo per un biglietto di ringraziamento, con l’offerta di fornire ulteriori informazioni se ne hanno bisogno.
7. Inviala durante il loro orario di lavoro. Un biglietto scritto a mezzanotte dovrebbe comunque arrivare alle nove. La funzione Programma invio di Gmail, trattata di seguito, serve a questo.

Modelli di email di follow up per il colloquio

Modifica le parti tra parentesi quadre e taglia tutto ciò che non suona come te.

Biglietto di ringraziamento breve e cortese (entro 24 ore)

Oggetto: Ringraziamento, colloquio per [ruolo]

Salve [Nome],

La ringrazio per aver dedicato del tempo a parlare con me questa mattina in merito alla posizione di [ruolo]. Mi è piaciuto molto ascoltare come il team gestisce [argomento specifico discusso], e questo mi ha reso ancora più sicuro che la mia esperienza con [competenza o progetto pertinente] sarebbe utile fin dal primo giorno.

Se c’è qualcos’altro che posso inviarle, sarò felice di farlo. Resto in attesa di un suo riscontro.

Cordiali saluti, [Il tuo nome]

Controllo quando la data indicata è trascorsa

Oggetto: Aggiornamento sul ruolo di [ruolo]

Salve [Nome],

Quando ci siamo parlati il [data], ha menzionato che prevedevate di prendere una decisione intorno al [data indicata]. Volevo fare un controllo e chiedere se ci sono aggiornamenti sulle tempistiche, e se posso fornire ulteriori elementi, come ad esempio delle referenze.

Rimango molto interessato al ruolo e a lavorare con il vostro team.

Grazie, [Il tuo nome]

Seconda email di follow up dopo il colloquio, una settimana dopo

Oggetto: Follow up per la posizione di [ruolo]

Salve [Nome],

Volevo fare un ulteriore follow up in merito al mio colloquio per la posizione di [ruolo] del [data]. Capisco che le decisioni di assunzione richiedono tempo, quindi non è necessaria una risposta dettagliata. Se la posizione è stata coperta o le tempistiche sono cambiate, le sarei grato se potesse farmelo sapere in modo da potermi organizzare di conseguenza.

In ogni caso, la ringrazio ancora per la conversazione.

Cordiali saluti, [Il tuo nome]

Dopo questa, fermati. Un terzo messaggio raramente cambia una decisione e spesso cambia un’impressione.

Email di follow up dopo un colloquio senza risposta: cosa significa il silenzio

Il silenzio è raramente un verdetto. La guida dell’Università del Kentucky fa notare che molti processi di assunzione richiedono più tempo del previsto, e il consiglio di Indeed su una seconda email di follow up è di dare all’azienda almeno una settimana tra un messaggio e l’altro, in modo che abbia il tempo di intervistare altri candidati e valutare il tuo. I budget vengono bloccati, un membro della commissione va in congedo, il ruolo viene riscritto. Nulla di tutto ciò appare nella tua casella di posta.

Ciò che puoi controllare è il messaggio che rompe il silenzio. Limitati a poche frasi, fai al massimo una o due domande (Indeed suggerisce “Avete coperto la posizione?” o “Avete una tempistica stimata per la decisione finale?”), ribadisci il tuo interesse e non lasciare mai trasparire frustrazione. Una frase come “Mi chiedevo solo se vi ricordate di me” risulta passivo-aggressiva.

Due cose da non fare mentre aspetti:

• Non allargare il pubblico. Scrivere a ogni intervistatore, o al responsabile del responsabile delle assunzioni, trasforma un controllo cortese in una pressione.
• Non smettere di candidarti. Il sondaggio di TopResume ha classificato il mancato follow up al 15° posto su 17 errori da colloquio: il follow up è importante, ma non decide l’esito.

Puoi sapere se l’intervistatore ha aperto la tua email?

Le conferme di lettura integrate di Gmail non sono la soluzione per la maggior parte delle persone in cerca di lavoro. La pagina di guida di Google sulle conferme di lettura in Gmail afferma che sono disponibili solo per gli account di lavoro o della scuola e non funzionano con gli account personali @gmail.com. Il destinatario potrebbe anche dover approvare la conferma, e Google aggiunge che riceverne una “non significa sempre che il destinatario abbia letto il tuo messaggio”.

Un tracciatore di email colma questa lacuna. Mail Track aggiunge le conferme di lettura a Gmail, account personali inclusi: su un’email inviata appare una doppia spunta quando viene aperta, con il conteggio delle aperture e l’ora di ciascuna di esse, e puoi ricevere una notifica push su desktop o dispositivo mobile. Il piano gratuito traccia email illimitate e aggiunge una piccola firma visibile che informa il destinatario che l’email è tracciata, mentre il piano a pagamento utilizza un tracciatore invisibile senza firma. Per una ricerca di lavoro, decidi con quale di queste opzioni ti senti a tuo agio prima di inviare il biglietto di ringraziamento.

Cosa ti dice e cosa non ti dice un’apertura

Un’apertura è un segnale di tempistica, non un verdetto. Tre limiti si applicano a ogni tracciatore:

• Un’apertura entro pochi secondi dall’invio è di solito una macchina. I filtri di sicurezza aziendali caricano le immagini prima che lo faccia una persona. Conta le aperture che arrivano minuti o ore dopo.
• Nessuna apertura non significa nessuna lettura. Qualsiasi utente di Gmail può attivare “Chiedi prima di visualizzare immagini esterne” nelle Impostazioni, come spiega la pagina di Google sulle immagini in Gmail, e Gmail trattiene le immagini quando ritiene un messaggio sospetto. Google afferma inoltre che i mittenti non possono utilizzare il caricamento delle immagini per ottenere informazioni sul computer o sulla posizione del lettore, quindi un tracciatore ti fornisce un orario, non un luogo.
• Le aperture ripetute mostrano attenzione, non intenzione. Un controllo aperto tre volte in una mattina probabilmente significa che il tuo nome è saltato fuori in una conversazione. Non dice in che direzione sia andata.

La nostra guida su quanto sia accurato il tracciamento delle email esamina ciascuno di questi casi.

Come utilizzare il segnale in una ricerca di lavoro

• Biglietto di ringraziamento aperto, nessuna risposta. Normale. Pochi intervistatori rispondono ai biglietti di ringraziamento. Non fare nulla fino a quando non sarà trascorsa la data che ti hanno indicato.
• Controllo aperto due volte, poi silenzio. La tua email ha raggiunto una persona e probabilmente è in attesa di una decisione dai piani alti. Attendi l’intera settimana prima del secondo follow up.
• Nessuna apertura dopo una settimana. Le immagini potrebbero essere bloccate, o il selezionatore potrebbe essere assente. Invia comunque l’email successiva nei tempi previsti, magari al coordinatore che ha fissato il colloquio.

Funzionalità di Gmail che mantengono puntuale il follow up

Programma invio

Scrivi il biglietto di ringraziamento la sera del colloquio, mentre i dettagli sono ancora freschi, e lascia che Gmail lo consegni al mattino. La pagina di guida di Google sulla programmazione delle email in Gmail descrive i passaggi: su un computer, scrivi il messaggio, fai clic sulla piccola freccia verso il basso accanto a Invia e scegli Programma invio. Puoi avere fino a 100 email programmate, vengono inviate nel fuso orario in cui le hai programmate e un’email programmata potrebbe essere inviata qualche minuto dopo l’orario scelto. Per cambiare idea, apri l’etichetta Programmati, apri l’email e fai clic su Annulla invio, il che la trasforma di nuovo in una bozza.

Promemoria

Gmail può anche ricordarti quando un’email inviata non ha ricevuto risposta. L’annuncio dei promemoria di Gmail da parte di Google nel maggio 2018 spiegava che Gmail avrebbe sollecitato gli utenti a rispondere alle email che avrebbero potuto perdersi e a fare follow up sulle email che avevano inviato senza ricevere risposta. La funzione è attiva per impostazione predefinita e può essere disattivata nelle impostazioni di Gmail.

Considera i promemoria come una rete di sicurezza piuttosto che come un piano. Gmail non conosce la data che l’intervistatore ti ha fornito, quindi potrebbe inviarti un sollecito troppo presto. La tua personale sequenza temporale, unita a un promemoria sul calendario per la data che hanno indicato, è ciò che ti impedisce di scrivere troppo presto.

Domande frequenti

Conclusione

Una buona email di follow up dopo un colloquio consiste in tre brevi messaggi programmati: un biglietto di ringraziamento entro 24 ore, un controllo alla scadenza della data indicata e un’altra email una settimana dopo. Ognuno di essi nomina il ruolo, menziona qualcosa di reale tratto dalla conversazione e chiede una sola cosa. La funzione Programma invio e i promemoria di Gmail mantengono le tempistiche corrette, e un segnale di apertura da Mail Track ti dice quando il tuo messaggio è stato visto, così da aspettare con meno incertezze. La risposta, quando arriva, rimane comunque l’unica replica che conta.