Birinin E-postanızı Yönlendirdiğini Anlayabilir misiniz? Gönderenlerin Görebilecekleri

Salı günü bir kişiye bir teklif gönderdiniz. Perşembe gününe gelindiğinde e-posta dizisinde beş açılma görünüyor ve bunu başka kimlerin okuduğunu merak etmeye başlıyorsunuz. Peki, birinin e-postanızı yönlendirdiğini anlayabilir misiniz? Bunun doğrudan cevabı hayırdır. Gmail dahil olmak üzere hiçbir ana akım posta servisi, gönderene bir mesajın yönlendirildiğini bildirmez ve e-posta standartlarında da bunu sağlayacak hiçbir şey yoktur. Görebileceğiniz şeyler daha sınırlıdır ancak yine de faydalıdır: mesajın açılıp açılmadığı, kaç kez açıldığı ve ne zaman açıldığı.

Bu rehber, neden bir yönlendirme bildirimi olmadığını, açılma takibinin bir yönlendirme hakkında neleri ortaya çıkarıp çıkaramayacağını, sorunun alıcı tarafında nasıl göründüğünü ve yönlendirmeyi gerçekleşmeden önce nasıl durdurabileceğinizi açıklamaktadır. Açılma sinyalleri, Gmail içine açılma takibi ekleyen bir Chrome uzantısı ve Google Workspace eklentisi olan Mail Track for Gmail aracından gelmektedir. Mail Track yönlendirmeleri değil, açılmaları ve bunların zamanlamasını gösterir; bu rehber de neden hiçbir dürüst aracın yönlendirmeleri gösteremeyeceğini açıklamaktadır.

Birinin e-postanızı yönlendirdiğini anlayabilir misiniz? Kısa cevap

Birinin bir e-postayı yönlendirip yönlendirmediğini görebilir misiniz? Hayır. Bir alıcı e-postanızı yönlendirdiğinde, posta istemcisi kendi hesabından yepyeni bir mesaj oluşturur ve bunu yeni birine gönderir. Sizin kopyanız bundan çok daha önce teslim edilmiştir ve posta sunucunuzun bu ikinci teslimatta hiçbir rolü yoktur. Sizin tarafınızda herhangi bir makbuz, işaret veya uyarı bulunmaz.

Bir gönderenin öğrenebilecekleri, kullanılan araçlara bağlıdır:

Bu rehberin geri kalanı, üçüncü satırdaki ipucu ve bunu doğru bir orantıda değerlendirmek hakkındadır.

Neden e-posta yönlendirme bildirimi yoktur?

Bir e-postayı yönlendirdiğinizde ne olur?

Google’ın forwarding an email in Gmail hakkındaki yardım sayfası tüm süreci beş adımda açıklamaktadır: Gmail’i açın, e-postayı açın, alt kısımdaki Yönlendir’e tıklayın, alıcıları ekleyin, Gönder’e tıklayın. Yönlendiren kişinin Gmail’i, mesajınızı yeni bir e-postanın içinde alıntılar ve kendi adresinden gönderir. Bu adımların hiçbirinde size veya posta kutunuza dokunulmaz; bu nedenle sayfanın orijinal gönderen hakkında söyleyecek hiçbir şeyi yoktur.

Yönlendirilen kopya genellikle sizin biçimlendirmenizi, görsellerinizi ve eklerinizi taşır. Bu detay daha sonra önem kazanır, çünkü bir izleme pikseli bir görseldir ve yönlendiren kişi orijinal gövdeyi koruduğunda mesajla birlikte seyahat eder.

Bunu yapabilecek olan standart ve neden yapmadığı

E-postanın, gönderene bir mesaja ne olduğunu bildirmek için bir standardı vardır. İnternet Mühendisliği Görev Gücü’nün (IETF) Mesaj Durum Bildirimi standardı olan RFC 8098, bir posta istemcisinin raporlayabileceği dört sonucu tanımlar:

• Görüntülendi (Displayed): mesaj posta kutusunu okuyan birine gösterilmiştir, ancak okunduğuna dair bir garanti yoktur.
• Sevk edildi (Dispatched): mesaj “bir şekilde bir yere gönderilmiştir (örneğin yazdırılmış, fakslanmış, yönlendirilmiş)”, bunun görüntülenmeden sonra olması şart değildir. Standart, bir mesaj yönlendirildiğinde bir sevk edildi bildiriminin verilebileceğini belirtir.
• İşlendi (Processed): görüntülenmeden bir kural veya bir sunucu tarafından ele alınmıştır.
• Silindi (Deleted): görülmüş veya görülmemiş olarak kaldırılmıştır.

Yani “e-postanız yönlendirildi” ifadesinin terminolojisi mevcuttur. Aynı belge, bugüne kadar neden hiç böyle bir bildirim almadığınızın da sebebidir. Belge, alıcıların posta istemcilerinin “böyle bir isteği sessizce görmezden gelmekte her zaman özgür olduklarını” ve varsayılan durumun bu bildirimleri hiç göndermemek olması gerektiğini belirtir. Ana akım istemciler bu varsayılan duruma uyar. Gmail’in kendi okundu bilgileri de bu fikir üzerine inşa edilmiştir ve sınırlarını gösterir: Google’ın read receipt help page sayfası, bunların yalnızca iş veya okul hesaplarında kullanılabildiğini, alıcının onaylaması gerekebileceğini ve bir makbuzun “her zaman alıcının mesajınızı okuduğu anlamına gelmediğini” açıklar. Sayfada yönlendirmeden hiç bahsedilmemektedir.

Birinin e-postanızı yönlendirdiğini nasıl anlarsınız: takibin size verdiği ipuçları

Bir e-posta izleyici, gönderdiğiniz her mesaja küçük bir görsel ekler. Bir posta istemcisi bu görseli yüklediğinde, izleyici bir açılma kaydeder. Mail Track, Gmail’de gönderilen her e-postanın yanında sonucu gösterir: açılıp açılmadığını, kaç kez açıldığını ve her açılmanın zamanını, masaüstünde ve Gmail mobil uygulamasında, istediğinizde anlık bildirimlerle birlikte sunar. Ücretsiz plan sınırsız e-postayı takip eder ve mesaja küçük, görünür bir imza ekler; Premium ise görünmez bir izleyici ile imzayı kaldırır ve tüm takip geçmişini saklar.

Piksel yönlendirilen bir kopyayla birlikte seyahat ettiği için, yeni okuyucu tarafından yapılan bir açılma işlemi aynı takip edilen e-postaya yansır. Onu kimin veya nerede açtığını göremezsiniz, ancak şu örüntüyü okuyabilirsiniz:

1. Alıcı yanıt verdikten sonra açılmalar devam ediyorsa. Kişiniz Salı günü yanıt verdiyse ve açılma sayısı Perşembe günü artmaya devam ediyorsa, muhtemelen başka biri okuyordur veya kişiniz bir toplantıdan önce tekrar okuyordur.
2. Sessiz bir e-posta dizisinde ani açılma artışları. Gönderdiğiniz gün bir açılma, ardından bir hafta sonra bir saat içinde altı açılma olması, genellikle mesajın bir gruba iletildiği veya bir toplantıda gösterildiği anlamına gelir.
3. Alıcıya uymayan saatlerdeki açılmalar. Her zaman sabah dokuzda okuyan bir kişi, genellikle gece yarısı açılma oluşturmaz.
4. Alıcının bakmadığını söylediği bir bağlantıdan gelen tıklama. Takip edilen bağlantılar ikinci bir sinyal ekler. how to track link clicks in Gmail hakkındaki rehberimiz, bir tıklamanın neyi kanıtlayıp neyi kanıtlamadığını açıklamaktadır.

Konum ve cihaz verileri neden göründüğünden daha zayıftır?

Bazı izleyiciler her açılma için bir şehir veya cihaz gösterir ve sizi farklı bir şehri bir yönlendirme olarak okumaya davet eder. Gmail okuyucuları için bu okuma güvenilmezdir. Google’ın Gmail image proxy hakkındaki Workspace yönetici belgeleri, kullanıcıları görsel tabanlı güvenlik açıklarına karşı korumak için “Gmail’in mesajlardaki görselleri sunmak için Google’ın güvenli proxy sunucularını kullandığını” belirtir. Bunun pratik sonucu, piksel isteğinin izleyiciye okuyucunun telefonundan veya dizüstü bilgisayarından değil, Google’ın sunucularından ulaşmasıdır; bu nedenle bir Gmail alıcısı için gösterilen konum Google’ın altyapısını tanımlar. Mail Track bu nedenle sayıları ve zamanları gösterir ve bir açılmanın nerede gerçekleştiğini biliyormuş gibi davranmaz.

İki etki daha sayımı her iki yönde de bulanıklaştırır:

• Fazladan açılmalar. Bazı posta uygulamalarındaki gizlilik özellikleri, mesajı kimse okumadan önce görselleri yükler ve güvenlik tarayıcıları da aynısını yapabilir.
• Eksik açılmalar. Google’ın images in Gmail hakkındaki sayfasında açıklandığı gibi, herhangi bir Gmail kullanıcısı Ayarlar’dan “Harici resimleri göstermeden önce sor” seçeneğini açabilir ve Gmail ayrıca bir göndereni şüpheli bulduğunda görselleri engeller.

how accurate email tracking is hakkındaki rehberimiz her bir durumu ele almaktadır. Açılmalardaki bir artışı sunulacak bir kanıt olarak değil, iyi bir takip yapmak için bir neden olarak değerlendirin.

E-postanızı kimin yönlendirdiğini veya kimin aldığını görebilir misiniz?

Hayır. Bir izleme pikseli hiçbir kimlik taşımaz ve bir iş arkadaşı tarafından açılan yönlendirilmiş bir kopya, gönderdiğiniz e-postanın bir kez daha açılması gibi görünür. Bir yönlendirmeyi kimin aldığını öğrenebileceğiniz tek zaman, o kişinin size yanıt vermesi, bir yanıta kopyalanması veya bundan bahsetmesidir. Bir belgenin birkaç kişiden hangisinde olduğunu bilmeniz gerekiyorsa, gruba tek bir mesaj göndermek yerine her birine kendi takip edilen e-postasını gönderin; böylece her açılma bilinen bir kopyaya ait olur.

Birisi e-postasını yönlendirdiğinizi anlayabilir mi? Tersine soru

Yönlendiren kişi sizseniz, gönderen Gmail, Outlook veya başka bir ana akım servisten hiçbir bildirim almaz. İki dolaylı iz mevcuttur ve her ikisi de yönlendirmenin kendisinden ziyade takipten kaynaklanır:

• Orijinaldeki bir izleme pikseli. Mesaj bir piksel taşıyorsa ve siz onu gövdesi bozulmadan yönlendirirseniz, yeni okuyucunun posta istemcisi bu görseli yükleyebilir ve orijinal gönderen e-postasında bir açılma daha görür. Bunun bir yönlendirme olduğunu, kimin açtığını veya nerede açıldığını göremezler. Gmail varsayılan olarak görselleri otomatik gösterir, bu nedenle okuyucu harici görselleri kapatmadığı sürece yükleme genellikle gerçekleşir. email tracking pixel hakkındaki açıklayıcı yazımız, aldığınız bir mesajda bunu nasıl tespit edeceğinizi göstermektedir.
• Takip edilen bir bağlantı. Takip edilen bağlantılar içeren bir mesajı yönlendirirseniz ve yeni okuyucu bunlardan birine tıklarsa, gönderen bir tıklama kaydeder. Yine, bu tıklamanın iliştirilmiş bir ismi yoktur.

Sadece ihtiyacınız olan kısmı yeni bir mesajda düz metin olarak yönlendirmek hiçbir iz taşımaz. Bir iş hesabı kullanıyorsanız, kuruluşunuzun posta sistemi gönderdiklerinizin günlüklerini tutabilir, ancak bunlar işvereninize aittir ve orijinal gönderen bunları asla görmez.

Birinin e-postanızı yönlendirmesi nasıl engellenir?

Yönlendirme tespit edilemediğinden, pratik hamle bunu göndermeden önce engellemek veya gerçekleşecekmiş gibi yazmaktır.

Gmail gizli modu

Google’ın confidential mode hakkındaki yardım sayfası ne işe yaradığını listeler: bir son kullanma tarihi belirlemek, erişimi istendiği zaman iptal etmek, alıcıların e-postayı yönlendirme, kopyalama, yazdırma ve indirme seçeneklerini devre dışı bırakmak ve isteğe bağlı olarak açmak için bir SMS şifresi talep etmek. Bunu, oluşturma penceresinin altındaki Gizli modu aç/kapat düğmesiyle etkinleştirirsiniz. Erişimi erkenden kesmek için, Gönderilmiş klasöründeki mesajı açın ve Erişimi kaldır’a tıklayın. Gmail kullanmayan alıcılar şifreyi e-posta ile alırlar.

Aynı sayfa sınırlar konusunda dürüsttür. Alıcılar “yine de e-postalarınızın ekran görüntülerini veya fotoğraflarını çekebilir” ve kötü amaçlı programlara sahip alıcılar mesajı kopyalayabilir veya indirebilir. Google, announced confidential mode for Google Workspace in March 2019 duyurusunda da aynısını söylemiştir: bu özellik, alıcıların bir e-postayı yanlışlıkla paylaşmasını önlemeye yardımcı olur ve ekran görüntülerini veya fotoğrafları engellemez. Gizli mod, Yönlendir düğmesini ve dikkatsizce yapılan hataları ortadan kaldırır. Kararlı bir okuyucunun sır saklamasını sağlamaz.

Outlook ve Microsoft 365: İletme (Do Not Forward)

Outlook kullanıcılarının Microsoft 365’te bir eşdeğeri vardır. Microsoft’un securing email messages in Outlook rehberi İletme (Do Not Forward) etiketini açıklar: alıcı e-postayı ve ekini açabilir, ancak “bunu yönlendiremez” ve mesaj diğer herkes için deşifre edilemez durumdadır. Bu, uygun bir Microsoft 365 aboneliği gerektirir. Altta yatan mekanizma Bilgi Hakları Yönetimi’dir (IRM) ve Microsoft’un introduction to IRM for email belgesi Google ile aynı beklentiyi belirler: IRM, içeriğin elle kopyalanmasını veya yeniden yazılmasını engelleyemez ve “kısıtlanmış içeriğin dijital bir fotoğrafının veya ekran görüntüsünün alınmasını” önleyemez.

Herhangi bir ayardan daha iyi işleyen alışkanlıklar

• Daha geniş bir kitle için yazın. Her e-postanın yönlendirilebileceğini varsayın ve üslubu, gerçekleri ve isimleri tüm ekibin önünde arkasında durabileceğiniz bir seviyede tutun.
• Hassas kısmı ayırın. Numarayı, şifreyi veya kişisel detayı kontrol ettiğiniz bir kanala koyun ve e-postanın sadece bağlamı taşımasına izin verin.
• Açıkça isteyin. “Lütfen şimdilik bu aramızda kalsın” demek, herhangi bir kilitten daha sık işe yarar ve hiçbir maliyeti yoktur.
• Hedef kitle önemli olduğunda bireysel kopyalar gönderin. Kişi başına takip edilen bir e-posta, hangi kopyanın aktif olduğunu size söyler ve her bir ileti dizisini gizli tutar.

SSS

Sonuç

Birinin e-postanızı yönlendirdiğini anlayabilir misiniz? Doğrudan değil ve e-postanın çalışma şekline saygı duyan hiçbir araçla da değil. Bir yönlendirme, başka birinin hesabından gelen yeni bir mesajdır, standartlar yönlendirme bildirimlerini varsayılan olarak kapalı bırakır ve Gmail ile Outlook hiçbir bildirim sunmaz. Okuyabileceğiniz şey açılma sinyalidir: bir mesajın kaç kez ve ne zaman açıldığı ve yönlendirilen bir kopyanın aynı e-postada fazladan açılmalar olarak görünmesi. Daha iyi bir takip zamanlaması yapmak için bu örüntüyü kullanın, çıkarımı kendinize saklayın ve bir mesajın dolaşmaması gerektiğinde Gmail gizli moduna veya Outlook’un İletme (Do Not Forward) özelliğine başvurun. Mail Track size Gmail içindeki açılmaları ve bunların zamanlamasını verir ve sinyalin nerede durduğu konusunda dürüsttür.