رسالة المتابعة الإلكترونية بعد المقابلة: التوقيت، والنماذج، وإشارات الفتح

سارت المقابلة بشكل جيد، وقدمت شكرك عند الباب أو أنهيت مكالمة الفيديو، والآن يبدأ الصمت. تعد رسالة المتابعة الإلكترونية بعد المقابلة الخطوة الوحيدة التي لا تزال بين يديك، وتعمل بشكل أفضل كسلسلة قصيرة بدلا من رسالة واحدة متوترة: رسالة شكر خلال 24 ساعة، ورسالة تفقد بمجرد انقضاء الموعد الذي حددوه لك، ورسالة إلكترونية واحدة أخرى على الأكثر بعد أسبوع. لكل رسالة وظيفة، وطول محدد، ولحظة مناسبة.

يمنحك هذا الدليل ذلك الجدول الزمني، ونموذجا لكل رسالة إلكترونية، وميزات Gmail التي تحافظ على التزامك بالمواعيد. كما يجيب على السؤال الذي يطرحه كل مرشح بعد الضغط على زر الإرسال: هل فتحوا الرسالة؟ تُظهر أداة Mail Track for Gmail، وهي إضافة لمتصفح Chrome وتطبيق مساعد في Google Workspace، متى تُفتح الرسالة المرسلة داخل Gmail. تساعدك هذه الإشارة في تحديد توقيت الخطوة التالية. يتسم هذا الدليل بالشفافية حول حدود هذه الأداة.

متى يجب المتابعة بعد المقابلة: الجدول الزمني للرسائل الثلاث

تعتبر قاعدة الـ 24 ساعة شبه عالمية. يخبر مكتب التوظيف في كلية الحقوق بجامعة هارفارد المرشحين بضرورة كتابة رسالة شكر أو بريد إلكتروني خلال 24 ساعة من المقابلة، ويضيف أن إرسالها عبر البريد الإلكتروني أمر شائع ومقبول تماما. يقدم دليل موقع إنديد حول رسائل المتابعة الإلكترونية بعد المقابلة نفس الإطار الزمني، ثم يسلم زمام الوقت للمُقابل: انتظر حتى ينقضي أي موعد نهائي حددوه لك قبل إرسال رسالة أخرى، واعتبر أسبوعين من الصمت بمثابة النقطة التي يصبح فيها إرسال رسالة تفقد أمرا ضروريا بوضوح.

عندما لا يحدد لك أحد موعدا، يكون الأسبوع هو المقياس المعتاد. يقترح مركز التوظيف بجامعة كنتاكي، في دليله حول رسالة المتابعة الإلكترونية الثانية بعد المقابلة، إرسال رسالة تفقد مهذبة إذا لم تتلق ردا خلال أسبوع، ثم الانتظار لأسبوع كامل على الأقل بعد ذلك قبل إرسال رسالة ثانية. يوضح مسؤول التوظيف المقتبس في الدليل الأمر ببساطة: المتابعة الثانية “ليست بالضرورة أمرا سيئا أو يائسا”، بل هي مسألة توقيت وصياغة. لمعرفة القواعد العامة وراء هذه الأطر الزمنية، راجع دليلنا حول المدة التي يجب انتظارها قبل المتابعة على رسالة إلكترونية.

هل رسالة الشكر مهمة حقا؟

أكثر مما يفترضه معظم المرشحين. في استطلاع أجرته شركة روبرت هاف شمل أكثر من 300 مدير موارد بشرية في الولايات المتحدة، قال 80 بالمائة إنهم يأخذون رسائل الشكر في الاعتبار عند اتخاذ قرار التوظيف، ومع ذلك فقد تلقوا رسالة من 24 بالمائة فقط من المتقدمين، انخفاضا من 51 بالمائة في عام 2007. وقد اعتبر 94 بالمائة منهم البريد الإلكتروني قناة مناسبة. كان استطلاع لاحق أجرته TopResume شمل 316 صاحب عمل ومسؤول توظيف أكثر اعتدالا: قال 51 بالمائة إن رسالة الشكر تؤثر على قرارهم، و6 بالمائة فقط استبعدوا مرشحا لتخطيه إرسالها. عند قراءة هذه النتائج معا نستنتج أن الرسالة نادرا ما تكلفك الوظيفة، وغالبا ما تساعدك.

كيفية إرسال رسالة متابعة إلكترونية بعد المقابلة، خطوة بخطوة

تنتج نفس الخطوات السبع الرسائل الإلكترونية الثلاث. يتغير الطلب فقط.

1. اكتب إلى الشخص المناسب. اشكر كل من أجرى معك المقابلة، أو أرسل رسالة جماعية واحدة إلى اللجنة، كما يقترح مكتب التوظيف في هارفارد. أرسل أسئلة الحالة إلى جهة الاتصال الرئيسية الخاصة بك، وعادة ما يكون مسؤول التوظيف أو المنسق، وليس إلى اللجنة بأكملها.
2. ضع المسمى الوظيفي في سطر الموضوع. يوصي موقع إنديد بذكر المسمى الوظيفي الذي أجريت المقابلة من أجله: عبارة “الاستفسار عن دور منسق التسويق” تخبر القارئ المشغول بموضوع هذه السلسلة من الرسائل. تغطي قائمتنا لأمثلة سطر موضوع رسالة الشكر الإلكترونية رسالة الشكر بالتفصيل.
3. ابدأ باسمهم والشكر. الجملة الأولى: اشكرهم على وقتهم، مع ذكر اليوم أو شكل المقابلة إذا كان ذلك يساعدهم على تذكرك.
4. اذكر لحظة محددة. سؤال طرحوه، أو مشروع وصفوه، أو مخاوف تريد الإجابة عليها بشكل أفضل مما فعلت في الغرفة. هذا ما يميز رسالتك عن رسائل الآخرين.
5. اذكر ما تريده في جملة واحدة. في رسالة الشكر، يتمثل ذلك في اهتمامك المستمر. وفي رسالة التفقد، يكون سؤالا عن الحالة، مثل ما إذا كان قد تم تحديد موعد للقرار.
6. اجعلها قصيرة. فقرة واحدة لرسالة التفقد، وفقرتان على الأكثر لرسالة الشكر، مع عرض تقديم المزيد من المعلومات إذا احتاجوا إليها.
7. أرسلها خلال ساعات عملهم. يجب أن تصل الرسالة المكتوبة في منتصف الليل في الساعة التاسعة صباحا. تقوم ميزة جدولة الإرسال في Gmail، الموضحة أدناه، بهذه المهمة.

نماذج رسائل المتابعة الإلكترونية للمقابلة

قم بتغيير الأجزاء الموجودة بين قوسين واحذف أي شيء لا يعبر عن أسلوبك.

رسالة شكر قصيرة ولطيفة (خلال 24 ساعة)

الموضوع: شكرا لك، مقابلة [الدور الوظيفي]

مرحبا [الاسم]،

شكرا لك على تخصيص الوقت للتحدث معي هذا الصباح حول منصب [الدور الوظيفي]. لقد استمتعت بالاستماع إلى كيفية تعامل الفريق مع [موضوع محدد ناقشتموه]، مما جعلني أكثر ثقة بأن خبرتي في [مهارة أو مشروع ذي صلة] ستكون مفيدة منذ اليوم الأول.

إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني إرساله إليك، يسعدني القيام بذلك. أتطلع إلى الاستماع منك.

أطيب التحيات، [اسمك]

رسالة تفقد عند انقضاء الموعد الذي حددوه لك

الموضوع: الاستفسار عن دور [الدور الوظيفي]

مرحبا [الاسم]،

عندما تحدثنا في [التاريخ]، ذكرت أنك تتوقع اتخاذ قرار في حوالي [الموعد الذي حددوه]. أردت التفقد والسؤال عما إذا كان هناك أي تحديث بشأن الجدول الزمني، وما إذا كان بإمكاني تقديم أي شيء إضافي، مثل المراجع.

لا أزال مهتما جدا بالدور والعمل مع فريقك.

شكرا لك، [اسمك]

رسالة المتابعة الإلكترونية الثانية بعد المقابلة، بعد أسبوع واحد

الموضوع: متابعة بشأن منصب [الدور الوظيفي]

مرحبا [الاسم]،

أردت المتابعة مرة أخرى بشأن مقابلتي لمنصب [الدور الوظيفي] في [التاريخ]. أتفهم أن قرارات التوظيف تستغرق وقتا، لذلك ليست هناك حاجة لرد مفصل. إذا تم شغل المنصب أو تغير الجدول الزمني، سأكون ممتنا لمعرفة ذلك حتى أتمكن من التخطيط بناء على ذلك.

في كلتا الحالتين، شكرا لك مرة أخرى على المحادثة.

أطيب التحيات، [اسمك]

توقف بعد هذه الرسالة. نادرا ما تغير الرسالة الثالثة قرارا، وغالبا ما تغير الانطباع.

عدم الرد على رسالة المتابعة الإلكترونية بعد المقابلة: ماذا يعني الصمت

نادرا ما يكون الصمت حكما نهائيا. يشير دليل جامعة كنتاكي إلى أن العديد من عمليات التوظيف تستغرق وقتا أطول من المتوقع، وتتمثل نصيحة موقع إنديد بشأن رسالة المتابعة الإلكترونية الثانية في منح الشركة أسبوعا على الأقل بين الرسائل، حتى يكون لديها الوقت لمقابلة مرشحين آخرين وتقييم ترشيحك. قد تتجمد الميزانيات، أو يذهب أحد أعضاء اللجنة في إجازة، أو تتم إعادة صياغة الدور الوظيفي. لا يظهر أي من ذلك في صندوق الوارد الخاص بك.

ما يمكنك التحكم فيه هو الرسالة التي تكسر الصمت. اجعلها مقتصرة على بضع جمل، واطرح سؤالا أو سؤالين على الأكثر (يقترح موقع إنديد “هل قمتم بشغل المنصب؟” أو “هل لديكم وقت تقديري للقرار النهائي؟”)، وأعد التأكيد على اهتمامك، ولا تلمح أبدا إلى الإحباط. تُقرأ عبارة مثل “أتساءل فقط عما إذا كنتم تتذكرونني؟” على أنها عدوانية سلبية.

أمران يجب ألا تفعلهما أثناء الانتظار:

• لا توسع دائرة الجمهور. إن الكتابة إلى كل من أجرى المقابلة، أو إلى مدير مدير التوظيف، يحول رسالة التفقد المهذبة إلى ضغط.
• لا تتوقف عن التقديم. صنف استطلاع TopResume الفشل في المتابعة في المرتبة 15 من بين 17 خطأ في المقابلة: المتابعة مهمة، لكنها لا تقرر النتيجة.

هل يمكنك معرفة ما إذا كان المُقابل قد فتح رسالتك الإلكترونية؟

ليست إيصالات القراءة المدمجة في Gmail هي الحل لمعظم الباحثين عن عمل. تنص صفحة مساعدة Google حول إيصالات القراءة في Gmail على أنها متاحة فقط لحسابات العمل أو المدرسة ولا تعمل مع حسابات @gmail.com الشخصية. قد يحتاج المستلم أيضا إلى الموافقة على الإيصال، وتضيف Google أن الحصول على واحد “لا يعني دائما أن المستلم قد قرأ رسالتك”.

تسد أداة تتبع البريد الإلكتروني هذه الفجوة. تضيف أداة Mail Track إيصالات القراءة إلى Gmail، بما في ذلك الحسابات الشخصية: تظهر علامتا اختيار على الرسالة الإلكترونية المرسلة عند فتحها، مع عدد مرات الفتح ووقت كل فتح، ويمكنك الحصول على إشعار فوري على سطح المكتب أو الهاتف المحمول. تتتبع الخطة المجانية عددا غير محدود من الرسائل الإلكترونية وتضيف توقيعا مرئيا صغيرا يخبر المستلم بأنه يتم تتبع الرسالة، بينما تستخدم الخطة المدفوعة متتبعا غير مرئي بدون توقيع. بالنسبة للبحث عن وظيفة، قرر أيهما يناسبك قبل إرسال رسالة الشكر.

ما يخبرك به فتح الرسالة وما لا يخبرك به

يعد فتح الرسالة إشارة توقيت، وليس حكما نهائيا. تنطبق ثلاثة قيود على كل أداة تتبع:

• الفتح خلال ثوان من الإرسال عادة ما يكون بواسطة آلة. تقوم فلاتر أمان الشركات بتحميل الصور قبل أن يفعل الشخص ذلك. احسب عمليات الفتح التي تصل بعد دقائق أو ساعات.
• عدم الفتح لا يعني عدم القراءة. يمكن لأي مستخدم لـ Gmail تشغيل “السؤال قبل عرض الصور الخارجية” في الإعدادات، كما توضح صفحة Google حول الصور في Gmail، ويحتفظ Gmail بالصور عندما يجد رسالة مشبوهة. تنص Google أيضا على أنه لا يمكن للمرسلين استخدام تحميل الصور للتعرف على جهاز كمبيوتر القارئ أو موقعه، لذلك تمنحك أداة التتبع وقتا، وليس مكانا.
• تكرار الفتح يظهر الاهتمام، وليس النية. إن فتح رسالة التفقد ثلاث مرات في الصباح يعني على الأرجح أن اسمك قد ورد في محادثة. لكنه لا يوضح الاتجاه الذي سارت فيه هذه المحادثة.

يستعرض دليلنا حول مدى دقة تتبع البريد الإلكتروني كل حالة من هذه الحالات.

كيفية استخدام الإشارة في البحث عن وظيفة

• تم فتح رسالة الشكر، ولا يوجد رد. أمر طبيعي. قلة من المقابلين يردون على رسائل الشكر. لا تفعل شيئا حتى ينقضي الموعد الذي حددوه لك.
• تم فتح رسالة التفقد مرتين، ثم صمت. وصلت رسالتك الإلكترونية إلى شخص ما ومن المحتمل أنها تنتظر قرارا من جهة أعلى. انتظر الأسبوع الكامل قبل المتابعة الثانية.
• لم يتم الفتح على الإطلاق بعد أسبوع. قد تكون الصور محظورة، أو قد يكون مسؤول التوظيف غائبا. أرسل الرسالة الإلكترونية التالية في موعدها على أي حال، ربما إلى المنسق الذي حجز المقابلة.

ميزات Gmail التي تحافظ على المتابعة في الوقت المحدد

جدولة الإرسال

اكتب رسالة الشكر في مساء يوم المقابلة، بينما لا تزال التفاصيل حاضرة في ذهنك، ودع Gmail يسلمها في الصباح. تصف صفحة مساعدة Google حول جدولة الرسائل الإلكترونية في Gmail الخطوات: على جهاز الكمبيوتر، اكتب الرسالة، وانقر على السهم الصغير المتجه لأسفل بجوار إرسال واختر جدولة الإرسال. يمكنك الحصول على ما يصل إلى 100 رسالة إلكترونية مجدولة، وتخرج في المنطقة الزمنية التي جدولتها فيها، وقد يتم إرسال رسالة إلكترونية مجدولة بعد بضع دقائق من الوقت المختار. لتغيير رأيك، افتح تصنيف المجدولة، وافتح الرسالة الإلكترونية وانقر على إلغاء الإرسال، مما يعيدها إلى مسودة.

التنبيهات

يمكن لـ Gmail أيضا تذكيرك عندما لا تتلقى رسالة إلكترونية مرسلة أي رد. أوضح إعلان Google عن تنبيهات Gmail في مايو 2018 أن Gmail سينبه المستخدمين للرد على الرسائل الإلكترونية التي ربما فاتتهم والمتابعة على الرسائل الإلكترونية التي أرسلوها دون تلقي رد. يتم تشغيل الميزة افتراضيا ويمكن إيقاف تشغيلها في إعدادات Gmail.

تعامل مع التنبيهات كشبكة أمان بدلا من خطة. لا يعرف Gmail التاريخ الذي حدده لك المُقابل، لذلك قد ينبهك في وقت مبكر جدا. إن جدولك الزمني الخاص، بالإضافة إلى تذكير التقويم في التاريخ الذي حددوه، هو ما يمنعك من الكتابة في وقت مبكر جدا.

الأسئلة الشائعة

الخاتمة

تتمثل رسالة المتابعة الإلكترونية الجيدة بعد المقابلة في ثلاث رسائل قصيرة وفق جدول زمني: رسالة شكر خلال 24 ساعة، ورسالة تفقد عند انقضاء الموعد الذي حددوه لك، ورسالة إلكترونية أخرى بعد أسبوع. تذكر كل رسالة الدور الوظيفي، وتشير إلى شيء حقيقي من المحادثة وتطلب شيئا واحدا. تحافظ ميزة جدولة الإرسال والتنبيهات في Gmail على دقة التوقيت، وتخبرك إشارة الفتح من Mail Track متى تمت رؤية رسالتك، حتى تنتظر بتخمين أقل. يظل الرد، عندما يأتي، هو الإجابة الوحيدة التي تهم.