E-mail de suivi après un entretien : calendrier, modèles et signaux d'ouverture

L’entretien s’est bien passé, vous avez remercié votre interlocuteur sur le pas de la porte ou raccroché l’appel vidéo, et maintenant le silence commence. Un e-mail de suivi après un entretien est la seule action qui reste entre vos mains, et il fonctionne mieux sous la forme d’une courte séquence plutôt que d’un message nerveux : un mot de remerciement dans les 24 heures, une relance une fois la date indiquée passée, et au maximum un autre e-mail une semaine plus tard. Chaque message a un objectif, une longueur et un moment idéal.

Ce guide vous fournit ce calendrier, un modèle pour chaque e-mail, ainsi que les fonctionnalités de Gmail qui vous permettent de respecter les délais. Il répond également à la question que tout candidat se pose après avoir cliqué sur envoyer : l’ont-ils ouvert ? Mail Track for Gmail, une extension Chrome et un module complémentaire Google Workspace, indique quand un e-mail envoyé est ouvert dans Gmail. Ce signal vous aide à planifier la prochaine étape. Ce guide est honnête sur ses limites.

Quand faire un suivi après un entretien : le calendrier à trois e-mails

La règle des 24 heures est presque universelle. Le bureau des carrières de la Harvard Law School conseille aux candidats d’écrire un mot ou un e-mail de remerciement dans les 24 heures suivant l’entretien, et ajoute que l’envoi par e-mail est courant et parfaitement acceptable. Le guide d’Indeed sur les e-mails de suivi après un entretien donne la même fenêtre, puis confie l’horloge au recruteur : attendez que le délai qu’il vous a donné soit écoulé avant d’envoyer un nouvel e-mail, et considérez deux semaines de silence comme le moment où une relance s’impose clairement.

Lorsque personne ne vous a donné de date, une semaine est la référence habituelle. Le centre de carrières de l’Université du Kentucky, dans son guide sur le deuxième e-mail de suivi après un entretien, suggère une relance polie si vous n’avez pas de nouvelles dans un délai d’une semaine, puis au moins une semaine complète après cela avant un deuxième message. Le recruteur qu’il cite le dit clairement : un deuxième suivi “n’est pas nécessairement mauvais ou désespéré”, c’est une question de timing et de formulation. Pour connaître les règles générales qui sous-tendent ces fenêtres, consultez notre guide sur combien de temps attendre avant de relancer un e-mail.

Le mot de remerciement a-t-il vraiment de l’importance ?

Plus que ne le supposent la plupart des candidats. Dans une enquête de Robert Half menée auprès de plus de 300 responsables RH américains, 80 % ont déclaré prendre en compte les messages de remerciement au moment de décider qui embaucher, alors qu’ils n’ont reçu un mot que de 24 % des candidats, contre 51 % en 2007. L’e-mail a été désigné comme un canal approprié par 94 % d’entre eux. Une enquête ultérieure de TopResume auprès de 316 employeurs et recruteurs s’est révélée plus mesurée : 51 % ont affirmé qu’un mot de remerciement affecte leur décision, et seulement 6 % ont déjà écarté un candidat pour en avoir omis un. En résumé : ce mot vous coûte rarement un poste, et il vous aide souvent.

Comment envoyer un e-mail de suivi après un entretien, étape par étape

Les sept mêmes étapes produisent les trois e-mails. Seule la demande change.

1. Écrivez à la bonne personne. Remerciez chaque recruteur, ou envoyez un mot collectif à un jury, comme le suggère le bureau des carrières de Harvard. Envoyez les questions de statut à votre contact principal, généralement le recruteur ou le coordinateur, et non à l’ensemble du jury.
2. Indiquez le poste dans l’objet. Indeed recommande de nommer l’intitulé du poste pour lequel vous avez passé l’entretien : “Prise de nouvelles pour le poste de coordinateur marketing” indique à un lecteur occupé de quel fil de discussion il s’agit. Notre liste d’exemples d’objets d’e-mail de remerciement couvre le mot de remerciement en détail.
3. Commencez par leur nom et les remerciements. Première phrase : remerciez-les pour leur temps, en précisant le jour ou le format si cela les aide à vous situer.
4. Mentionnez un moment précis. Une question qu’ils ont posée, un projet qu’ils ont décrite, une préoccupation à laquelle vous souhaitez mieux répondre que vous ne l’avez fait dans la salle. C’est ce qui distingue votre mot de tous les autres.
5. Indiquez ce que vous voulez en une phrase. Dans le mot de remerciement, il s’agit de votre intérêt continu. Dans la relance, c’est une question de statut, comme par exemple si une date de décision a été fixée.
6. Faites court. Un paragraphe pour une relance, deux au maximum pour un mot de remerciement, avec une proposition de fournir plus d’informations s’ils en ont besoin.
7. Envoyez-le pendant leurs heures de travail. Un mot écrit à minuit doit tout de même arriver à neuf heures. La fonction d’envoi programmé de Gmail, abordée ci-dessous, s’en charge.

Modèles d’e-mails de suivi d’entretien

Modifiez les parties entre crochets et supprimez tout ce qui ne vous ressemble pas.

Mot de remerciement court et efficace (dans les 24 heures)

Objet : Merci, entretien pour le poste de [rôle]

Bonjour [Nom],

Je vous remercie d’avoir pris le temps de discuter avec moi ce matin du poste de [rôle]. J’ai apprécié d’entendre comment l’équipe gère [sujet spécifique dont vous avez discuté], et cela m’a conforté dans l’idée que mon expérience avec [compétence ou projet pertinent] serait utile dès le premier jour.

S’il y a quoi que ce soit d’autre que je puisse vous envoyer, je le ferai avec plaisir. Dans l’attente de vos nouvelles.

Cordialement, [Votre nom]

Relance lorsque la date qu’ils vous ont donnée est passée

Objet : Prise de nouvelles pour le poste de [rôle]

Bonjour [Nom],

Lors de notre échange du [date], vous avez mentionné que vous comptiez prendre une décision vers le [date qu’ils ont donnée]. Je voulais prendre des nouvelles et vous demander s’il y a une mise à jour concernant le calendrier, et si je peux fournir d’autres éléments, comme des références.

Je reste très intéressé par le poste et par la perspective de travailler avec votre équipe.

Merci, [Votre nom]

Deuxième e-mail de suivi après l’entretien, une semaine plus tard

Objet : Suivi pour le poste de [rôle]

Bonjour [Nom],

Je souhaitais faire un dernier suivi concernant mon entretien pour le poste de [rôle] du [date]. Je comprends que les décisions d’embauche prennent du temps, une réponse détaillée n’est donc pas nécessaire. Si le poste a été pourvu ou si le calendrier a changé, je vous serais reconnaissant de m’en informer afin que je puisse m’organiser en conséquence.

Quoi qu’il en soit, je vous remercie encore pour notre conversation.

Cordialement, [Votre nom]

Après celui-ci, arrêtez-vous. Un troisième message modifie rarement une décision et altère souvent une impression.

E-mail de suivi après un entretien sans réponse : ce que signifie le silence

Le silence est rarement un verdict. Le guide de l’Université du Kentucky note que de nombreux processus d’embauche prennent plus de temps que prévu, et le conseil d’Indeed sur un deuxième e-mail de suivi est d’accorder à l’entreprise au moins une semaine entre les messages, afin qu’elle ait le temps de faire passer des entretiens à d’autres candidats et d’évaluer le vôtre. Les budgets sont gelés, un membre du jury part en congé, le poste est redéfini. Rien de tout cela n’apparaît dans votre boîte de réception.

Ce que vous pouvez contrôler, c’est le message qui rompt le silence. Limitez-le à quelques phrases, posez une ou deux questions au maximum (Indeed suggère “Avez-vous pourvu le poste ?” ou “Avez-vous un délai estimé pour la décision finale ?”), réaffirmez votre intérêt, et ne laissez jamais transparaître de frustration. Une phrase comme “Je me demandais juste si vous vous souveniez de moi ?” est perçue comme passive-agressive.

Deux choses à ne pas faire pendant que vous attendez :

• N’élargissez pas l’audience. Écrire à chaque recruteur, ou au supérieur du responsable du recrutement, transforme une relance polie en coup de pression.
• Ne cessez pas de postuler. L’enquête de TopResume a classé l’absence de suivi au 15e rang sur 17 erreurs d’entretien : le suivi compte, mais il ne décide pas du résultat final.

Pouvez-vous savoir si le recruteur a ouvert votre e-mail ?

Les confirmations de lecture intégrées à Gmail ne sont pas la solution pour la plupart des chercheurs d’emploi. La page d’aide de Google sur les confirmations de lecture dans Gmail indique qu’elles ne sont disponibles que pour les comptes professionnels ou scolaires et ne fonctionnent pas avec les comptes personnels @gmail.com. Le destinataire peut également devoir approuver la confirmation, et Google ajoute qu’en recevoir une “ne signifie pas toujours que le destinataire a lu votre message”.

Un outil de suivi d’e-mails comble cette lacune. Mail Track ajoute des confirmations de lecture à Gmail, y compris pour les comptes personnels : des doubles coches apparaissent sur un e-mail envoyé lorsqu’il est ouvert, avec le nombre d’ouvertures et l’heure de chaque ouverture, et vous pouvez recevoir une notification push sur ordinateur ou mobile. Le forfait gratuit suit un nombre illimité d’e-mails et ajoute une petite signature visible indiquant au destinataire que l’e-mail est suivi, tandis que le forfait payant utilise un traceur invisible sans signature. Pour une recherche d’emploi, décidez de l’option avec laquelle vous êtes à l’aise avant d’envoyer le mot de remerciement.

Ce qu’une ouverture vous indique et ne vous indique pas

Une ouverture est un signal de timing, pas un verdict. Trois limites s’appliquent à tout outil de suivi :

• Une ouverture dans les secondes qui suivent l’envoi est généralement le fait d’une machine. Les filtres de sécurité des entreprises chargent les images avant qu’une personne ne le fasse. Comptez les ouvertures qui arrivent des minutes ou des heures plus tard.
• L’absence d’ouverture ne signifie pas l’absence de lecture. Tout utilisateur de Gmail peut activer l’option “Demander avant d’afficher des images externes” dans les paramètres, comme l’explique la page de Google sur les images dans Gmail, et Gmail retient les images lorsqu’il juge un message suspect. Google précise également que les expéditeurs ne peuvent pas utiliser le chargement des images pour obtenir des informations sur l’ordinateur ou l’emplacement du lecteur, un outil de suivi vous donne donc une heure, pas un lieu.
• Les ouvertures répétées montrent de l’attention, pas une intention. Une relance ouverte trois fois dans une matinée signifie probablement que votre nom a été évoqué lors d’une conversation. Cela ne dit pas dans quel sens elle a tourné.

Notre guide sur la précision du suivi des e-mails passe en revue chacun de ces cas.

Comment utiliser ce signal dans une recherche d’emploi

• Mot de remerciement ouvert, pas de réponse. C’est normal. Peu de recruteurs répondent aux mots de remerciement. Ne faites rien jusqu’à ce que la date qu’ils vous ont donnée soit passée.
• Relance ouverte deux fois, puis silence. Votre e-mail a atteint une personne et attend probablement une décision à un niveau supérieur. Patientez la semaine complète avant le deuxième suivi.
• Aucune ouverture après une semaine. Les images sont peut-être bloquées, ou le recruteur est peut-être absent. Envoyez tout de même le prochain e-mail comme prévu, éventuellement au coordinateur qui a planifié l’entretien.

Les fonctionnalités de Gmail qui permettent de respecter les délais de suivi

Envoi programmé

Rédigez le mot de remerciement le soir de l’entretien, pendant que les détails sont encore frais, et laissez Gmail le livrer le matin. La page d’aide de Google sur la programmation d’e-mails dans Gmail décrit les étapes : sur un ordinateur, rédigez le message, cliquez sur la petite flèche vers le bas à côté de Envoyer et choisissez Programmer l’envoi. Vous pouvez avoir jusqu’à 100 e-mails programmés, ils partent dans le fuseau horaire dans lequel vous les avez programmés, et un e-mail programmé peut être envoyé quelques minutes après l’heure choisie. Pour changer d’avis, ouvrez le libellé Planifié, ouvrez l’e-mail et cliquez sur Annuler l’envoi, ce qui le retransforme en brouillon.

Rappels (Nudges)

Gmail peut également vous rappeler lorsqu’un e-mail envoyé est resté sans réponse. L’annonce des rappels Gmail par Google en mai 2018 expliquait que Gmail inciterait les utilisateurs à répondre aux e-mails qu’ils auraient pu manquer et à faire un suivi des e-mails qu’ils avaient envoyés sans recevoir de réponse. La fonctionnalité est activée par défaut et peut être désactivée dans les paramètres de Gmail.

Considérez les rappels comme un filet de sécurité plutôt que comme un plan d’action. Gmail ne connaît pas la date que le recruteur vous a donnée, il peut donc vous relancer trop tôt. Votre propre calendrier, associé à un rappel d’agenda à la date qu’ils ont indiquée, est ce qui vous empêche d’écrire trop tôt.

FAQ

Conclusion

Un bon e-mail de suivi après un entretien consiste en trois courts messages selon un calendrier précis : un mot de remerciement dans les 24 heures, une relance lorsque la date qu’ils vous ont donnée est passée, et un dernier e-mail une semaine plus tard. Chacun nomme le poste, mentionne un élément réel de la conversation et demande une seule chose. L’envoi programmé et les rappels de Gmail permettent de respecter le timing, et un signal d’ouverture de Mail Track vous indique quand votre message a été vu, ce qui vous évite de trop deviner pendant l’attente. La réponse, lorsqu’elle arrive, reste la seule qui compte.