इंटरव्यू के बाद फॉलो-अप ईमेल: सही समय, टेम्पलेट्स और ओपन सिग्नल्स

इंटरव्यू अच्छा रहा, आपने दरवाजे पर धन्यवाद कहा या वीडियो कॉल बंद कर दी, और अब खामोशी शुरू हो जाती है। एक follow up email after interview (इंटरव्यू के बाद फॉलो-अप ईमेल) वह एकमात्र कदम है जो अभी भी आपके हाथ में है, और यह एक घबराए हुए संदेश के बजाय एक छोटे क्रम के रूप में सबसे अच्छा काम करता है: 24 घंटे के भीतर एक धन्यवाद नोट, उनके द्वारा दी गई तारीख बीत जाने के बाद एक चेक-इन, और अधिकतम एक सप्ताह बाद एक और ईमेल। प्रत्येक संदेश का एक काम, एक लंबाई और एक सही समय होता है।

यह गाइड आपको वह समय-सारणी, प्रत्येक ईमेल के लिए एक टेम्पलेट, और वे Gmail फीचर्स देती है जो आपको समय पर रखते हैं। यह उस सवाल का भी जवाब देती है जो हर उम्मीदवार सेंड बटन दबाने के बाद पूछता है: क्या उन्होंने इसे खोला? Mail Track for Gmail, जो एक Chrome एक्सटेंशन और Google Workspace ऐड-ऑन है, यह दिखाता है कि भेजा गया ईमेल Gmail के अंदर कब खोला गया है। वह सिग्नल आपको अगले कदम का समय तय करने में मदद करता है। यह गाइड इस बारे में ईमानदार है कि इसकी सीमाएं कहां हैं।

इंटरव्यू के बाद फॉलो-अप कब करें: तीन-ईमेल की समय-सीमा

24 घंटे का नियम लगभग सार्वभौमिक है। हार्वर्ड लॉ स्कूल का करियर कार्यालय उम्मीदवारों को इंटरव्यू के write a thank-you note or email within 24 hours (24 घंटे के भीतर एक धन्यवाद नोट या ईमेल लिखने) के लिए कहता है, और यह जोड़ता है कि इसे ईमेल करना आम है और पूरी तरह से स्वीकार्य है। Indeed की follow-up emails after an interview (इंटरव्यू के बाद फॉलो-अप ईमेल) की गाइड भी यही समय सीमा देती है, फिर समय का नियंत्रण इंटरव्यू लेने वाले को सौंप देती है: दोबारा ईमेल करने से पहले उनके द्वारा दी गई किसी भी समय सीमा के बीतने का इंतजार करें, और दो सप्ताह की खामोशी को उस बिंदु के रूप में मानें जहां एक चेक-इन स्पष्ट रूप से आवश्यक हो जाता है।

जब किसी ने आपको कोई तारीख नहीं दी हो, तो एक सप्ताह सामान्य मापदंड होता है। केंटकी विश्वविद्यालय का करियर केंद्र, second follow-up email after an interview (इंटरव्यू के बाद दूसरे फॉलो-अप ईमेल) पर अपनी गाइड में सुझाव देता है कि यदि आपको एक सप्ताह के भीतर कोई जवाब नहीं मिला है तो एक विनम्र चेक-इन करें, फिर दूसरे संदेश से पहले कम से कम एक पूरा सप्ताह और रुकें। इसमें जिस रिक्रूटर का हवाला दिया गया है, वह इसे स्पष्ट रूप से कहता है: दूसरा फॉलो-अप “जरूरी नहीं कि बुरा या हताश करने वाला हो”, यह समय और शब्दों के चयन का मामला है। इन समय-सीमाओं के पीछे के सामान्य नियमों के लिए, how long to wait before following up on an email (ईमेल पर फॉलो-अप करने से पहले कितना इंतजार करें) पर हमारी गाइड देखें।

क्या धन्यवाद नोट वास्तव में मायने रखता है?

जितना अधिकांश उम्मीदवार मानते हैं, उससे कहीं अधिक। 300 से अधिक अमेरिकी एचआर प्रबंधकों के एक रॉबर्ट हाफ सर्वेक्षण में, 80 percent said they take thank-you messages into account (80 प्रतिशत ने कहा कि वे धन्यवाद संदेशों को ध्यान में रखते हैं) जब यह तय करते हैं कि किसे काम पर रखना है, फिर भी उन्हें केवल 24 प्रतिशत आवेदकों से एक नोट प्राप्त हुआ, जो 2007 में 51 प्रतिशत से कम है। उनमें से 94 प्रतिशत द्वारा ईमेल को एक उपयुक्त माध्यम बताया गया था। 316 नियोक्ताओं और रिक्रूटर्स का बाद का TopResume सर्वेक्षण अधिक संतुलित था: 51 percent said a thank-you note affects their decision (51 प्रतिशत ने कहा कि एक धन्यवाद नोट उनके निर्णय को प्रभावित करता है), और केवल 6 प्रतिशत ने कभी किसी उम्मीदवार को इसे छोड़ने के लिए खारिज किया था। एक साथ पढ़ें: यह नोट शायद ही कभी आपकी नौकरी की कीमत चुकाता है, और यह अक्सर मदद करता है।

इंटरव्यू के बाद फॉलो-अप ईमेल कैसे भेजें, चरण दर चरण

समान सात चरण सभी तीन ईमेल तैयार करते हैं। केवल अनुरोध बदलता है।

1. सही व्यक्ति को लिखें। प्रत्येक इंटरव्यू लेने वाले को धन्यवाद दें, या एक पैनल को एक सामूहिक नोट भेजें, जैसा कि हार्वर्ड का करियर कार्यालय सुझाव देता है। स्थिति से जुड़े प्रश्न अपने मुख्य संपर्क को भेजें, जो आमतौर पर रिक्रूटर या समन्वयक होता है, पूरे पैनल को नहीं।
2. विषय पंक्ति में भूमिका का उल्लेख करें। Indeed उस नौकरी के शीर्षक का नाम देने की सिफारिश करता है जिसके लिए आपने इंटरव्यू दिया था: “मार्केटिंग समन्वयक भूमिका पर चेक-इन” एक व्यस्त पाठक को बताता है कि यह कौन सा थ्रेड है। हमारी thank you email subject line (धन्यवाद ईमेल विषय पंक्ति) उदाहरणों की सूची धन्यवाद नोट को विस्तार से कवर करती है।
3. उनके नाम और धन्यवाद के साथ शुरुआत करें। पहला वाक्य: उनके समय के लिए उन्हें धन्यवाद दें, दिन या प्रारूप के साथ यदि यह उन्हें आपको याद करने में मदद करता है।
4. एक विशिष्ट क्षण का उल्लेख करें। उनके द्वारा पूछा गया एक प्रश्न, उनके द्वारा वर्णित एक प्रोजेक्ट, या एक चिंता जिसका आप कमरे में दिए गए उत्तर से बेहतर उत्तर देना चाहते हैं। यही वह चीज है जो आपके नोट को बाकी सभी से अलग करती है।
5. आप जो चाहते हैं उसे एक वाक्य में बताएं। धन्यवाद नोट में यह आपकी निरंतर रुचि है। चेक-इन में यह एक स्थिति का प्रश्न है, जैसे कि क्या निर्णय की तारीख तय की गई है।
6. इसे छोटा रखें। चेक-इन के लिए एक पैराग्राफ, धन्यवाद नोट के लिए अधिकतम दो, साथ ही यदि उन्हें आवश्यकता हो तो अधिक जानकारी प्रदान करने की पेशकश।
7. इसे उनके काम के घंटों के दौरान भेजें। आधी रात को लिखा गया नोट भी सुबह नौ बजे पहुंचना चाहिए। Gmail का Schedule send (शेड्यूल सेंड), जिसे नीचे कवर किया गया है, ऐसा करता है।

इंटरव्यू फॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट्स

ब्रैकेट वाले हिस्सों को बदलें और ऐसा कुछ भी हटा दें जो आपकी शैली से मेल नहीं खाता हो।

छोटा और प्यारा धन्यवाद नोट (24 घंटे के भीतर)

विषय: धन्यवाद, [भूमिका] इंटरव्यू

नमस्ते [नाम],

आज सुबह [भूमिका] पद के बारे में मुझसे बात करने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। मुझे यह सुनकर अच्छा लगा कि टीम [विशिष्ट विषय जिस पर आपने चर्चा की] को कैसे संभालती है, और इससे मुझे और अधिक विश्वास हो गया कि [प्रासंगिक कौशल या प्रोजेक्ट] के साथ मेरा अनुभव पहले दिन से ही उपयोगी होगा।

यदि ऐसा कुछ और है जो मैं आपको भेज सकता हूं, तो मुझे ऐसा करने में खुशी होगी। मुझे आपके जवाब का इंतजार रहेगा।

सादर, [आपका नाम]

जब उनके द्वारा दी गई तारीख बीत जाए तब चेक-इन

विषय: [भूमिका] भूमिका पर चेक-इन

नमस्ते [नाम],

जब हमने [तारीख] को बात की थी, तो आपने उल्लेख किया था कि आप [उनके द्वारा दी गई तारीख] के आसपास निर्णय लेने की उम्मीद कर रहे थे। मैं चेक-इन करना चाहता था और पूछना चाहता था कि क्या समय-सीमा पर कोई अपडेट है, और क्या मैं संदर्भों जैसी कोई और जानकारी प्रदान कर सकता हूं।

मैं इस भूमिका में और आपकी टीम के साथ काम करने में बहुत रुचि रखता हूं।

धन्यवाद, [आपका नाम]

इंटरव्यू के बाद दूसरा फॉलो-अप ईमेल, एक सप्ताह बाद

विषय: [भूमिका] पद पर फॉलो-अप

नमस्ते [नाम],

मैं [तारीख] को [भूमिका] पद के लिए अपने इंटरव्यू पर एक बार फिर फॉलो-अप करना चाहता था। मैं समझता हूं कि काम पर रखने के निर्णयों में समय लगता है, इसलिए विस्तृत उत्तर की कोई आवश्यकता नहीं है। यदि पद भर दिया गया है या समय-सीमा बदल गई है, तो मुझे यह जानकर खुशी होगी ताकि मैं उसी के अनुसार योजना बना सकूं।

किसी भी स्थिति में, बातचीत के लिए फिर से धन्यवाद।

सादर, [आपका नाम]

इसके बाद, रुक जाएं। तीसरा संदेश शायद ही कभी किसी निर्णय को बदलता है और अक्सर एक धारणा को बदल देता है।

इंटरव्यू के बाद फॉलो-अप ईमेल का कोई जवाब नहीं: खामोशी का क्या मतलब है

खामोशी शायद ही कभी कोई अंतिम फैसला होती है। केंटकी विश्वविद्यालय की गाइड में कहा गया है कि कई भर्ती प्रक्रियाओं में उम्मीद से अधिक समय लगता है, और second follow-up email (दूसरे फॉलो-अप ईमेल) पर Indeed की सलाह यह है कि कंपनी को संदेशों के बीच कम से कम एक सप्ताह का समय दें, ताकि उसके पास अन्य उम्मीदवारों का इंटरव्यू लेने और आपके मूल्यांकन का समय हो। बजट रुक जाते हैं, पैनल का कोई सदस्य छुट्टी पर चला जाता है, भूमिका को फिर से लिखा जाता है। इनमें से कुछ भी आपके इनबॉक्स में दिखाई नहीं देता है।

आप जिस चीज को नियंत्रित कर सकते हैं वह वह संदेश है जो खामोशी को तोड़ता है। इसे कुछ वाक्यों तक सीमित रखें, अधिकतम एक या दो प्रश्न पूछें (Indeed सुझाव देता है “क्या आपने पद भर लिया है?” या “क्या आपके पास अंतिम निर्णय के लिए कोई अनुमानित समय है?”), अपनी रुचि को फिर से बताएं, और कभी भी निराशा का संकेत न दें। “बस सोच रहा था कि क्या आपको मैं याद हूं?” जैसी पंक्ति पैसिव-अग्रेसिव (अप्रत्यक्ष रूप से आक्रामक) लगती है।

प्रतीक्षा करते समय दो चीजें जो नहीं करनी चाहिए:

• दर्शकों का दायरा न बढ़ाएं। प्रत्येक इंटरव्यू लेने वाले को, या हायरिंग मैनेजर के मैनेजर को लिखना, एक विनम्र चेक-इन को दबाव में बदल देता है।
• आवेदन करना बंद न करें। TopResume के सर्वेक्षण ने फॉलो-अप करने में विफलता को 17 इंटरव्यू गलतियों में से 15वें स्थान पर रखा: फॉलो-अप मायने रखता है, लेकिन यह परिणाम तय नहीं करता है।

क्या आप बता सकते हैं कि इंटरव्यू लेने वाले ने आपका ईमेल खोला या नहीं?

अधिकांश नौकरी चाहने वालों के लिए Gmail की अंतर्निहित रीड रिसिप्ट्स (read receipts) इसका उत्तर नहीं हैं। read receipts in Gmail (Gmail में रीड रिसिप्ट्स) पर Google का सहायता पृष्ठ कहता है कि वे केवल कार्य या स्कूल खातों के लिए उपलब्ध हैं और व्यक्तिगत @gmail.com खातों के साथ काम नहीं करते हैं। प्राप्तकर्ता को रिसिप्ट को स्वीकृत करने की भी आवश्यकता हो सकती है, और Google जोड़ता है कि इसे प्राप्त करने का “हमेशा यह मतलब नहीं होता है कि प्राप्तकर्ता ने आपका संदेश पढ़ा है।”

एक ईमेल ट्रैकर इस कमी को पूरा करता है। Mail Track व्यक्तिगत खातों सहित Gmail में रीड रिसिप्ट्स जोड़ता है: जब कोई भेजा गया ईमेल खोला जाता है तो उस पर डबल चेक मार्क दिखाई देते हैं, साथ ही ओपन काउंट और प्रत्येक ओपन का समय भी होता है, और आप डेस्कटॉप या मोबाइल पर पुश नोटिफिकेशन प्राप्त कर सकते हैं। मुफ्त योजना असीमित ईमेल को ट्रैक करती है और एक छोटा दृश्यमान हस्ताक्षर जोड़ती है जो प्राप्तकर्ता को बताता है कि ईमेल ट्रैक किया गया है, जबकि सशुल्क योजना बिना किसी हस्ताक्षर के एक अदृश्य ट्रैकर का उपयोग करती है। नौकरी की खोज के लिए, धन्यवाद नोट भेजने से पहले यह तय करें कि आप इनमें से किसके साथ सहज हैं।

एक ओपन आपको क्या बताता है और क्या नहीं बताता है

एक ओपन समय का संकेत है, कोई अंतिम फैसला नहीं। प्रत्येक ट्रैकर पर तीन सीमाएं लागू होती हैं:

• भेजने के कुछ ही सेकंड के भीतर एक ओपन आमतौर पर एक मशीन होती है। कॉर्पोरेट सुरक्षा फ़िल्टर किसी व्यक्ति के ऐसा करने से पहले छवियों को लोड करते हैं। उन ओपन्स की गिनती करें जो मिनटों या घंटों बाद आते हैं।
• कोई ओपन न होने का मतलब यह नहीं है कि पढ़ा नहीं गया। कोई भी Gmail उपयोगकर्ता सेटिंग्स में “बाहरी चित्र प्रदर्शित करने से पहले पूछें” चालू कर सकता है, जैसा कि images in Gmail (Gmail में चित्र) पर Google का पृष्ठ बताता है, और जब Gmail को कोई संदेश संदिग्ध लगता है तो वह चित्रों को रोक लेता है। Google यह भी बताता है कि प्रेषक पाठक के कंप्यूटर या स्थान के बारे में जानने के लिए छवि लोडिंग का उपयोग नहीं कर सकते हैं, इसलिए एक ट्रैकर आपको समय देता है, स्थान नहीं।
• बार-बार ओपन होना ध्यान दिखाता है, इरादा नहीं। एक सुबह में तीन बार खोला गया चेक-इन शायद यह दर्शाता है कि बातचीत में आपका नाम आया था। यह यह नहीं बताता कि बातचीत किस दिशा में गई।

how accurate email tracking is (ईमेल ट्रैकिंग कितनी सटीक है) पर हमारी गाइड इनमें से प्रत्येक मामले से होकर गुजरती है।

नौकरी की खोज में सिग्नल का उपयोग कैसे करें

• धन्यवाद नोट खोला गया, कोई जवाब नहीं। सामान्य है। बहुत कम इंटरव्यू लेने वाले धन्यवाद नोट का उत्तर देते हैं। जब तक उनके द्वारा दी गई तारीख बीत न जाए तब तक कुछ न करें।
• चेक-इन दो बार खोला गया, फिर खामोशी। आपका ईमेल एक व्यक्ति तक पहुंच गया है और शायद उनके ऊपर के निर्णय की प्रतीक्षा कर रहा है। दूसरे फॉलो-अप से पहले पूरे सप्ताह रुकें।
• एक सप्ताह के बाद भी कोई ओपन नहीं। चित्र ब्लॉक हो सकते हैं, या रिक्रूटर बाहर हो सकता है। फिर भी निर्धारित समय पर अगला ईमेल भेजें, शायद उस समन्वयक को जिसने इंटरव्यू बुक किया था।

Gmail के वे फीचर्स जो फॉलो-अप को समय पर रखते हैं

Schedule send (शेड्यूल सेंड)

इंटरव्यू की शाम को धन्यवाद नोट लिखें, जब विवरण ताज़ा हों, और Gmail को इसे सुबह डिलीवर करने दें। scheduling emails in Gmail (Gmail में ईमेल शेड्यूल करना) पर Google का सहायता पृष्ठ इसके चरणों का वर्णन करता है: कंप्यूटर पर, संदेश लिखें, Send (भेजें) के बगल में छोटे डाउन एरो पर क्लिक करें और Schedule send चुनें। आपके पास 100 तक शेड्यूल किए गए ईमेल हो सकते हैं, वे उसी टाइम ज़ोन में जाते हैं जिसमें आपने उन्हें शेड्यूल किया था, और एक शेड्यूल किया गया ईमेल चुने गए समय के कुछ मिनट बाद भेजा जा सकता है। अपना मन बदलने के लिए, Scheduled (शेड्यूल किए गए) लेबल खोलें, ईमेल खोलें और Cancel send (भेजना रद्द करें) पर क्लिक करें, जो इसे वापस ड्राफ्ट में बदल देता है।

Nudges (नज)

जब किसी भेजे गए ईमेल का कोई जवाब नहीं आता है तो Gmail आपको याद भी दिला सकता है। मई 2018 में Google की announcement of Gmail nudges (Gmail नज की घोषणा) ने स्पष्ट किया कि Gmail उपयोगकर्ताओं को उन ईमेल का उत्तर देने के लिए प्रेरित करेगा जो उनसे छूट गए होंगे और उन ईमेल पर फॉलो-अप करने के लिए प्रेरित करेगा जो उन्होंने बिना कोई प्रतिक्रिया प्राप्त किए भेजे थे। यह फीचर डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है और इसे Gmail सेटिंग्स में बंद किया जा सकता है।

नज को एक योजना के बजाय एक सुरक्षा जाल के रूप में मानें। Gmail को यह नहीं पता होता है कि इंटरव्यू लेने वाले ने आपको कौन सी तारीख दी थी, इसलिए यह बहुत जल्दी नज कर सकता है। आपकी अपनी समय-सीमा, साथ ही उनके द्वारा बताई गई तारीख पर एक कैलेंडर रिमाइंडर, आपको बहुत जल्दी लिखने से रोकता है।

सामान्य प्रश्न (FAQ)

निष्कर्ष

इंटरव्यू के बाद एक अच्छा फॉलो-अप ईमेल एक समय-सारणी पर तीन छोटे संदेश होते हैं: 24 घंटे के भीतर एक धन्यवाद नोट, उनके द्वारा दी गई तारीख बीत जाने पर एक चेक-इन, और एक सप्ताह बाद एक और ईमेल। प्रत्येक में भूमिका का नाम होता है, बातचीत से किसी वास्तविक चीज़ का उल्लेख होता है और एक चीज़ के लिए पूछा जाता है। Gmail का Schedule send और नज समय को सटीक रखते हैं, और Mail Track का एक ओपन सिग्नल आपको बताता है कि आपका संदेश कब देखा गया था, इसलिए आप कम अनुमान के साथ प्रतीक्षा करते हैं। जवाब, जब यह आता है, अभी भी एकमात्र उत्तर है जो मायने रखता है।