Angebots-Follow-up-E-Mail: Vorlagen, Timing und was Öffnungen verraten

Sie haben das Angebot am Dienstag verschickt. Nun ist es der darauffolgende Montag und die Kommunikation ist verstummt. Mit einer guten Angebots-Follow-up-E-Mail finden Sie heraus, was los ist, ohne aufdringlich zu wirken. Sie prüft, ob das Dokument angekommen ist, beantwortet die Frage, die der Kunde noch nicht gestellt hat, und bietet ihm eine einfache Möglichkeit, mit Ja, Noch nicht oder Nein zu antworten.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen fünf Vorlagen, vom ersten Nachhaken bis zu einer höflichen Abschlussnachricht, sowie einen Zeitplan, den Sie in Gmail mit Vorlagen und der Funktion zum geplanten Senden umsetzen können. Er zeigt auch, wie Öffnungssignale von Mail Track for Gmail, einer Chrome-Erweiterung und einem Google Workspace-Add-on für das Tracking von E-Mail-Öffnungen und Klicks innerhalb von Gmail, Ihnen verraten, welche Vorlage Sie senden sollten. Ein Kunde, der Ihr Angebot nie geöffnet hat, benötigt eine andere Nachricht als jemand, der es diese Woche bereits viermal geöffnet hat.

Warum ein Angebot unbeantwortet bleibt und warum Schweigen selten ein Nein bedeutet

Die meisten Angebote, die unbeantwortet bleiben, sind nicht abgelehnt. Sie sind pausiert. Der Kunde wartet auf zwei weitere Angebote, darauf, dass ein Partner sich die Zahlen ansieht, auf ein Budget-Meeting oder auf eine ruhigere Woche. Manchmal ist das Problem noch banaler: Das PDF ist nie angekommen, die E-Mail ging an die Person, die das Angebot angefordert hat, anstatt an diejenige, die es genehmigt, oder Ihre Nachricht liegt unter vierzig neueren E-Mails begraben.

Das Nachfassen ist daher ein Teil der Angebotserstellung und kein unangenehmes Extra. Jede der folgenden Nachrichten beseitigt eine dieser Hürden, und drei Prinzipien halten die Abfolge höflich:

• Jedes Follow-up braucht einen Grund. „Um sicherzugehen, dass es angekommen ist“, „Um Ihre Frage zu beantworten“, „Der Preis gilt bis Freitag“. Niemals „Ich wollte nur mal nachfragen“.
• Machen Sie ein Nein zu einer einfachen Antwort. Ein Kunde, der in einem Satz sagen kann „Wir haben uns für jemand anderen entschieden“, wird dies oft auch tun.
• Behalten Sie den E-Mail-Verlauf bei. Antworten Sie auf Ihre ursprüngliche Angebots-E-Mail, damit die Zahlen und der Anhang bei jedem Follow-up mitgesendet werden.

Wie man eine Follow-up-E-Mail nach dem Senden eines Angebots schreibt

Ein Follow-up, das eine Antwort erhält, ist kurz, spezifisch und leicht zu bearbeiten. Die Struktur ändert sich von der ersten bis zur letzten Nachricht kaum. Was sich ändert, ist der Grund, den Sie für Ihr Schreiben angeben.

Die Betreffzeile

Antworten Sie im selben Verlauf, und der Betreff erledigt sich von selbst. Wenn Sie eine neue E-Mail beginnen, nennen Sie den Auftrag und die Referenz: „Ihr Angebot für die Küchenrenovierung (Q-1042)“ oder „Vorschlag für das Website-Redesign, Option B“. Vermeiden Sie „Follow-up“ und „Nachfrage“: Sie beschreiben Ihre Absicht, nicht das Problem des Kunden, und es sind die Betreffzeilen, die am leichtesten ignoriert werden.

Der Textkörper, in fünf Zeilen

1. Beziehen Sie sich auf das Angebot. Der Auftrag, das Datum, an dem Sie es gesendet haben, und die Gesamtsumme: „Ich habe das Angebot für das Gartenbüro am 28. Oktober gesendet (14.200 inklusive MwSt.).“
2. Nennen Sie einen Grund für das Schreiben. Die Bestätigung, dass es angekommen ist, die Beantwortung einer aufgeworfenen Frage, das Angebot eines Startdatums oder der baldige Ablauf des Preises.
3. Stellen Sie eine spezifische Frage. „Entspricht der Umfang dem, was Sie sich vorgestellt haben?“ funktioniert besser als „Gibt es irgendwelche Gedanken dazu?“
4. Bieten Sie einen nächsten Schritt an. Ein zehnminütiger Anruf, eine überarbeitete Option oder eine einfache Antwort mit „Ja, noch nicht oder Nein“.
5. Verabschieden Sie sich und hängen Sie das Angebot erneut an. Ersparen Sie dem Kunden die Suche.

Halten Sie es unter 120 Wörtern: Eine kurze E-Mail auf einem Smartphone-Bildschirm wird viel eher gelesen.

Hängen Sie das Angebot richtig an

Hängen Sie das PDF an jedes Follow-up erneut an. Die Google-Hilfeseite zum Thema sending attachments in Gmail erklärt, dass persönliche Gmail-Konten bis zu 25 MB an Anhängen pro Nachricht senden können, dass für Arbeits- und Schulkonten Limits gelten, die vom Google Workspace-Administrator festgelegt werden, und dass Gmail den Anhang entfernt und stattdessen als Google Drive-Link hinzufügt, wenn die Gesamtsumme das Limit überschreitet. Bei einem umfangreichen Angebot mit Plänen oder Fotos sollten Sie absichtlich einen Drive-Link teilen und die Gesamtsumme sowie das Gültigkeitsdatum in den Textkörper aufnehmen, damit diese gelesen werden können, ohne etwas herunterladen zu müssen.

Geben Sie an, wie lange der Preis gültig ist

Ein Angebot ist eine Offerte mit einem Datum. Die britische Verbraucherberatung Citizens Advice beschreibt in ihrem Leitfaden getting a quote before building work ein Angebot als einen Festpreis, den der Händler nach der Vereinbarung nicht mehr erhöhen kann, außer bei zusätzlicher Arbeit, die der Kunde verlangt, oder bei einem echten Preisfehler, und listet „wie lange der Preis gültig ist“ als eines der Dinge auf, die ein ordnungsgemäßes Angebot enthalten sollte. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und zwischen Verbraucher- und Geschäftskunden, aber die Gewohnheit bewährt sich: Ein Gültigkeitsdatum schützt Sie vor steigenden Kosten und gibt Ihnen einen ehrlichen Grund, nachzufassen, bevor es abläuft.

Fünf Vorlagen für Angebots-Follow-up-E-Mails

Ersetzen Sie die Teile in Klammern, behalten Sie den Ton bei, der zu Ihrer Branche passt, und senden Sie sie in der angegebenen Reihenfolge. Jede Vorlage ist für eine andere Phase des Schweigens des Kunden gedacht.

Vorlage 1: Das Nachhaken (Tag 2 oder 3)

Betreff: AW: Ihr Angebot für [Auftrag] (Q-1042)

Hallo [Vorname],

ich habe das Angebot für [Auftrag] am [Datum] gesendet und wollte sicherstellen, dass es Sie erreicht hat und die Zahlen nachvollziehbar sind. Falls etwas unklar ist oder Sie den Preis für eine andere Option wünschen, sagen Sie mir Bescheid und ich werde es noch am selben Tag aktualisieren. Das PDF ist erneut angehängt.

Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 2: Etwas Neues (Tag 7)

Betreff: AW: Ihr Angebot für [Auftrag]: Ein mögliches Startdatum

Hallo [Vorname],

ein kurzes Update zum Angebot für [Auftrag]. Im [Monat] ist ein Termin frei geworden, der für dieses Projekt passen würde, und ich kann ihn bis zum [Datum] unverbindlich für Sie reservieren. Ich habe auch Fotos von einem ähnlichen Auftrag in [Gebiet] angehängt, damit Sie die von uns angebotene Ausführung sehen können. Würde ein zehnminütiges Telefonat diese Woche helfen?

Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 3: Bevor der Preis abläuft

Betreff: AW: Angebot für [Auftrag]: Der Preis gilt bis zum [Datum]

Hallo [Vorname],

ein kurzer Hinweis, dass das Angebot für [Auftrag] bis zum [Datum] gültig ist. Danach muss ich die Materialpreise und die Verfügbarkeit erneut prüfen, bevor ich die Summe bestätigen kann. Wenn Sie fortfahren möchten, reicht eine Antwort auf diese E-Mail aus. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, lassen Sie es mich wissen und ich werde sehen, was ich tun kann.

Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 4: Die offene Frage (geöffnet, keine Antwort)

Betreff: AW: Ihr Angebot für [Auftrag]: Eine Frage

Hallo [Vorname],

ich frage lieber, als zu raten. Hält Sie etwas an dem Angebot für [Auftrag] zurück: der Preis, der Zeitplan oder was enthalten ist? Sagen Sie mir, was es ist, und ich werde mich mit einer Option zurückmelden. Falls sich die Pläne geändert haben, erspart uns eine kurze Antwort beiden weitere Follow-ups.

Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 5: Die Akte schließen (Tag 21 bis 30)

Betreff: AW: Angebot für [Auftrag]: Die Akte schließen

Hallo [Vorname],

ich habe bezüglich des Angebots für [Auftrag] nichts mehr von Ihnen gehört, daher gehe ich davon aus, dass das Projekt auf Eis liegt, und werde die Akte meinerseits schließen. Sollte es wieder aktuell werden, antworten Sie einfach auf diesen Verlauf und ich werde das Angebot und die Daten aktualisieren. Vielen Dank, dass Sie uns in Betracht gezogen haben.

Viele Grüße [Ihr Name]

Die Abschlussnachricht erhält öfter Antworten, als man erwartet, da sie die erste Nachricht in der Abfolge ist, die nichts verlangt.

Wann man welche sendet: Ein Zeitplan für Gmail

Branchenrichtlinien konzentrieren sich meist auf einen bestimmten Rhythmus. Der quote follow-up guide for home service businesses von Jobber empfiehlt ein erstes Follow-up innerhalb von zwei Tagen nach dem Senden des Angebots, ein zweites etwa eine Woche nach dem Angebot, eine letzte Erinnerung 24 bis 48 Stunden vor Ablauf und das Schließen der Akte, wenn nach dem dritten Follow-up immer noch keine Antwort vorliegt. Kombiniert mit den obigen Vorlagen ergibt das einen Zeitplan für jedes Angebot:

Passen Sie die Abstände an die Größe des Auftrags an: Eine komplette Küche verdient eine Woche vor dem ersten richtigen Follow-up, eine zweistündige Reparatur kann schneller gehen. Wenn der Kunde Ihnen ein eigenes Entscheidungsdatum genannt hat, fassen Sie am Arbeitstag davor nach und überspringen Sie den Rest des Zeitplans. Unser Leitfaden zum Schreiben einer follow up email after no response behandelt die Rhythmusregeln hinter diesem Zeitplan.

Zwei Gmail-Funktionen machen den Zeitplan fast mühelos:

• Vorlagen. Speichern Sie die fünf Nachrichten einmalig. Die Gmail templates help page von Google erklärt, dass Vorlagen nur in Gmail auf einem Computer funktionieren, dass Sie sie unter Einstellungen, Alle Einstellungen aufrufen, Erweitert und dann Vorlagen aktivieren, und dass ein Entwurf über das Menü „Weitere Optionen“ im Verfassen-Fenster als Vorlage gespeichert wird. Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden, behalten Sie also eine Kopie.
• Geplantes Senden. Schreiben Sie das Nachhaken für Tag 2 direkt nach dem Senden des Angebots und planen Sie es. Die schedule send help page von Google weist darauf hin, dass Sie bis zu 100 geplante E-Mails haben können, dass sie basierend auf der Zeitzone versendet werden, in der Sie sie geplant haben, und dass das Abbrechen einer E-Mail sie wieder in einen Entwurf verwandelt, sodass Sie ein Follow-up zurückziehen können, sobald der Kunde antwortet.

Nutzen Sie Öffnungssignale, um das richtige Angebots-Follow-up auszuwählen

Der Zeitplan sagt Ihnen, wann Sie schreiben sollen. Öffnungssignale sagen Ihnen, was Sie schreiben sollen. Mail Track fügt Gmail Lesebestätigungen hinzu, sodass Sie neben jedem gesendeten Angebot sehen, ob es geöffnet wurde, wie oft und wann, auf dem Desktop und in der mobilen Gmail-App. Der kostenlose Tarif trackt unbegrenzt E-Mails und fügt getrackten Nachrichten eine kleine sichtbare Signatur hinzu, und der Premium-Tarif bietet einen unsichtbaren Tracker. Das verändert den Zeitplan auf drei Arten.

Nach drei Tagen nicht geöffnet. Senden Sie Vorlage 2 nicht, da niemand die Nachricht gesehen hat, an die Sie anknüpfen würden. Senden Sie das Angebot im selben Verlauf mit einer einzeiligen Notiz erneut, überprüfen Sie die Adresse noch einmal und überlegen Sie, ob das PDF oder die Betreffzeile es in den Spam-Ordner befördert hat. Wenn auch das nach zwei Tagen nichts bringt, rufen Sie an.

Einmal geöffnet, dann Stille. Das Angebot hat einen Menschen erreicht. Senden Sie Vorlage 1 oder, wenn eine Woche vergangen ist, Vorlage 4.

Mehrmals oder an mehreren Tagen geöffnet. Jemand vergleicht Ihr Angebot mit anderen oder leitet es an einen Partner, einen Chef oder ein Finanzteam weiter. Dieser Kunde verdient ein Gesprächsangebot und eine zweite Option, wofür die Vorlagen 2 und 4 gedacht sind. Wiederholte Öffnungen kurz vor dem Gültigkeitsdatum bedeuten normalerweise, dass eine Entscheidung nahe ist, sodass Vorlage 3 kürzer und sanfter ausfallen kann. Eine Öffnung innerhalb von Minuten nach Ihrem Follow-up bedeutet, dass der Kunde gerade aktiv ist, geben Sie ihm also einen Tag Zeit vor dem nächsten Schritt.

Was auch immer Sie sehen, behalten Sie es für sich. „Mir ist aufgefallen, dass Sie das Angebot geöffnet haben“ klingt nach Überwachung und drängt den Kunden in die Defensive. Nutzen Sie das Signal, um die Nachricht auszuwählen, nicht um ein Argument daraus zu machen.

Was eine Öffnung beweist und was nicht

Gmail zeigt Bilder standardmäßig automatisch an, wie die Google-Seite zum Thema images in Gmail erklärt, sodass Öffnungen von Kunden, die in Gmail lesen, normalerweise angezeigt werden. Aber Google scannt Bilder auch, bevor sie den Leser erreichen, andere E-Mail-Apps laden Bilder vorab oder blockieren sie vollständig, und jeder Empfänger kann „Vor dem Anzeigen externer Bilder fragen“ aktivieren. Eine Öffnung bedeutet, dass Ihre Nachricht in einem Postfach angezeigt wurde. Es beweist nicht, dass jemand die Gesamtsumme oder das Gültigkeitsdatum studiert hat, und eine fehlende Öffnung kann einfach bedeuten, dass Bilder deaktiviert sind. Unser Leitfaden zum Thema how accurate email tracking is geht jeden Fall durch.

Die nativen Lesebestätigungen von Gmail schließen diese Lücke nicht. Die read receipt help page von Google besagt, dass sie nur für Arbeits- oder Schulkonten verfügbar sind, dass der Empfänger sie möglicherweise genehmigen muss und dass eine Bestätigung nicht immer bedeutet, dass die Nachricht gelesen wurde.

Fehler, die den Auftrag kosten

• Rabatte im ersten Follow-up. Eine Preissenkung, bevor der Kunde den Preis angesprochen hat, zeigt ihm, dass Ihre Angebote verhandelbar sind. Bieten Sie zuerst Optionen, eine schrittweise Umsetzung oder ein Startdatum an.
• Nachfassen ohne Grund. „Ich wollte nur mal nachfragen“ verlangt vom Kunden, für Sie mitzudenken. Jede der obigen Vorlagen bietet ihm einen Mehrwert.
• Tägliches Nachfassen. Zwei unbeantwortete Nachrichten in einer Woche wirken wie Druck. Folgen Sie dem Zeitplan und vergrößern Sie die Abstände im weiteren Verlauf.

Sobald das Angebot angenommen wurde, lassen sich dieselben Gewohnheiten (eine klare Referenz, eine Bitte und ein sinnvoller Rhythmus) direkt auf Ihre payment reminder emails übertragen, wenn die Rechnung verschickt wird.

FAQ

Fazit

Eine gute Angebots-Follow-up-E-Mail ist kurz, hat einen für den Kunden ersichtlichen Grund und kommt zum richtigen Zeitpunkt während des Schweigens des Kunden an: ein Nachhaken, etwas Neues, eine Erinnerung vor Ablauf des Preises, eine direkte Frage und schließlich eine höfliche Abschlussnachricht. Speichern Sie die Vorlagen in Gmail, planen Sie die erste direkt beim Senden des Angebots und lassen Sie sich von Öffnungssignalen leiten, ob Sie erneut senden, nachfragen oder ein Telefonat anbieten sollten. Mail Track zeigt Ihnen innerhalb von Gmail an, wann Ihr Angebot geöffnet wurde, damit die nächste Nachricht, die Sie senden, die richtige ist.