Можно ли узнать, переслали ли ваше письмо? Что видят отправители

Можно ли узнать, переслали ли ваше письмо? Почтовые сервисы не уведомляют об этом, но количество открытий и время дают подсказки в Gmail, Outlook и трекерах.

Вы отправили предложение одному человеку во вторник. К четвергу цепочка писем показывает пять открытий, и вы начинаете задумываться о том, кто еще его читает. Итак, можно ли узнать, переслали ли ваше письмо? Прямой ответ: нет. Ни один популярный почтовый сервис, включая Gmail, не сообщает отправителю о пересылке сообщения, и в стандартах электронной почты нет ничего, что могло бы это обеспечить. То, что вы можете увидеть, более ограничено, но все же полезно: было ли сообщение открыто, сколько раз и когда.

В этом руководстве объясняется причина отсутствия уведомлений о пересылке, что отслеживание открытий может и не может рассказать о пересылке, как этот вопрос выглядит со стороны получателя и как остановить пересылку до того, как она произойдет. Сигналы об открытии поступают от Mail Track for Gmail, расширения Chrome и дополнения Google Workspace, которое добавляет отслеживание открытий внутри Gmail. Mail Track показывает открытия и их время, а не пересылки, и данное руководство объясняет, почему ни один честный инструмент не может этого сделать.

Можно ли узнать, переслали ли ваше письмо? Краткий ответ

Можете ли вы увидеть, переслал ли кто-то электронное письмо? Нет. Когда получатель пересылает ваше письмо, его почтовый клиент создает совершенно новое сообщение из его собственной учетной записи и отправляет его новому адресату. Ваша копия была доставлена задолго до этого, и ваш почтовый сервер не участвует во второй доставке. На вашей стороне нет ни квитанции, ни отметки, ни предупреждения.

То, что может узнать отправитель, зависит от используемых инструментов:

Что вы хотите узнать	Встроено в Gmail	С помощью email-трекера
Было ли мое письмо открыто?	Уведомления о прочтении только для рабочих или учебных аккаунтов, и получателю может потребоваться их одобрить	Да, как событие открытия
Сколько раз и когда?	Нет	Да, счетчик открытий с отметками времени
Было ли оно переслано?	Нет	Нет. Дополнительные открытия являются подсказкой, а не доказательством
Кто открыл пересланную копию?	Нет	Нет

Остальная часть этого руководства посвящена подсказке в третьей строке и тому, как воспринимать ее адекватно.

Почему нет уведомления о пересылке электронной почты

Что происходит при пересылке письма

Страница справки Google о forwarding an email in Gmail описывает весь процесс в пять шагов: откройте Gmail, откройте письмо, нажмите «Переслать» внизу, добавьте получателей, нажмите «Отправить». Gmail отправителя цитирует ваше сообщение внутри нового письма и отправляет его со своего адреса. Ни один из этих шагов не затрагивает вас или ваш почтовый ящик, поэтому на странице ничего не сказано о первоначальном отправителе.

Пересланная копия обычно сохраняет ваше форматирование, ваши изображения и ваши вложения. Эта деталь имеет значение позже, поскольку пиксель отслеживания является изображением и перемещается вместе с сообщением, когда пересылающий сохраняет исходный текст.

Стандарт, который мог бы это сделать, и почему он этого не делает

В электронной почте действительно есть стандарт для информирования отправителя о том, что произошло с сообщением. RFC 8098, стандарт уведомлений о статусе сообщения от Инженерного совета Интернета (IETF), определяет четыре результата, о которых может сообщить почтовый клиент:

Displayed (Отображено): сообщение было показано кому-то, читающему почтовый ящик, без гарантии, что оно было прочитано.
Dispatched (Отправлено): сообщение «было отправлено куда-то каким-либо образом (например, распечатано, отправлено по факсу, переслано)», не обязательно после отображения. Стандарт гласит, что уведомление об отправке может быть выдано при пересылке сообщения.
Processed (Обработано): обработано правилом или сервером без отображения.
Deleted (Удалено): удалено, просмотренным или непросмотренным.

Таким образом, терминология для фразы «ваше письмо было переслано» существует. Тот же самый документ объясняет причину, по которой вы никогда не получали подобных уведомлений. В нем говорится, что почтовые клиенты получателей «всегда вольны молча игнорировать такой запрос» и что по умолчанию такие уведомления вообще не должны отправляться. Популярные клиенты следуют этому правилу по умолчанию. Собственные уведомления о прочтении в Gmail построены на этой идее и показывают ее ограничения: страница справки Google read receipt help page объясняет, что они доступны только для рабочих или учебных аккаунтов, что получателю может потребоваться их одобрить, и что квитанция «не всегда означает, что получатель прочитал ваше сообщение». На странице вообще не упоминается пересылка.

Как узнать, переслал ли кто-то ваше письмо: подсказки, которые дает отслеживание

Email-трекер добавляет крошечное изображение к каждому отправляемому вами сообщению. Когда почтовый клиент загружает это изображение, трекер фиксирует открытие. Mail Track показывает результат рядом с каждым отправленным письмом в Gmail: было ли оно открыто, сколько раз и время каждого открытия, на компьютере и в мобильном приложении Gmail, с push-уведомлениями по вашему желанию. Бесплатный тарифный план отслеживает неограниченное количество писем и добавляет небольшую видимую подпись к сообщению, а Premium удаляет подпись с помощью невидимого трекера и сохраняет полную историю отслеживания.

Поскольку пиксель перемещается вместе с пересланной копией, открытие новым читателем попадает в то же самое отслеживаемое письмо. Вы не можете увидеть, кто его открыл или где, но вы можете проанализировать закономерность:

Открытия продолжаются после того, как получатель ответил. Если ваш контакт ответил во вторник, а количество открытий продолжает расти в четверг, вероятно, читает кто-то еще, или ваш контакт перечитывает письмо перед встречей.
Всплеск открытий в тихой цепочке писем. Одно открытие в день отправки, а затем шесть открытий в течение часа неделю спустя часто означают, что сообщение было передано группе или показано на собрании.
Открытия в нетипичное для получателя время. Контакт, который всегда читает в девять утра, обычно не генерирует открытия в полночь.
Клик по ссылке, которую получатель, по его словам, не смотрел. Отслеживаемые ссылки добавляют второй сигнал. Наше руководство о том, how to track link clicks in Gmail, объясняет, что доказывает и чего не доказывает клик.

Illustration of a tracked email card showing an open count of three with the time of each open, beside a smaller card stating that no record of a forward exists — **Иллюстрация, а не скриншот:** что получает отправитель от отслеживания открытий на примере вымышленных данных. Каждое открытие имеет время, счетчик суммируется, а пересылка не оставляет собственных записей. Подсказкой является характер открытий, а не само событие пересылки.

Почему данные о местоположении и устройстве слабее, чем кажутся

Некоторые трекеры показывают город или устройство для каждого открытия и предлагают вам воспринимать другой город как пересылку. Для читателей Gmail такая интерпретация ненадежна. Документация администратора Google Workspace по Gmail image proxy гласит, что «Gmail использует безопасные прокси-серверы Google для показа изображений» в сообщениях, чтобы защитить пользователей от уязвимостей безопасности, связанных с изображениями. Практическое следствие заключается в том, что запрос пикселя поступает на трекер с серверов Google, а не с телефона или ноутбука читателя, поэтому местоположение, показанное для получателя Gmail, описывает инфраструктуру Google. По этой причине Mail Track показывает количество и время и не делает вид, что знает, где произошло открытие.

Еще два эффекта искажают подсчет в обоих направлениях:

Дополнительные открытия. Функции конфиденциальности в некоторых почтовых приложениях загружают изображения до того, как кто-либо прочитает сообщение, и сканеры безопасности могут делать то же самое.
Пропущенные открытия. Любой пользователь Gmail может включить опцию «Спрашивать перед показом внешних изображений» в настройках, как объясняется на странице Google об images in Gmail, и Gmail также задерживает изображения, когда считает отправителя подозрительным.

Наше руководство о том, how accurate email tracking is, охватывает каждый случай. Относитесь к всплеску открытий как к поводу для грамотного продолжения общения, а не как к доказательству для предъявления.

ОсторожноНикогда не говорите контакту, что вы видели дополнительные открытия или что вы думаете, что он переслал ваше сообщение. Это звучит как слежка, это может быть ошибкой, и это охлаждает теплое общение. Используйте этот сигнал для выбора следующего сообщения, а не для выяснения отношений.

Можно ли увидеть, кто переслал ваше письмо или кто его получил?

Нет. Пиксель отслеживания не несет идентификационных данных, и пересланная копия, открытая коллегой, выглядит как еще одно открытие отправленного вами письма. Единственный случай, когда вы узнаете, кто получил пересланное сообщение, возникает, когда этот человек отвечает вам, ставится в копию при ответе или упоминает об этом. Если вам нужно знать, у кого из нескольких человек есть документ, отправьте каждому из них отдельное отслеживаемое письмо вместо одного сообщения группе, чтобы каждое открытие относилось к известной копии.

Может ли кто-то узнать, пересылаете ли вы его письмо? Обратный вопрос

Если пересылаете вы, отправитель не получает никаких уведомлений от Gmail, Outlook или любого другого популярного сервиса. Существуют два косвенных следа, и оба исходят от отслеживания, а не от самой пересылки:

Пиксель отслеживания в оригинале. Если сообщение содержало пиксель, и вы пересылаете его с нетронутым текстом, почтовый клиент нового читателя может загрузить это изображение, и первоначальный отправитель увидит еще одно открытие своего письма. Он не сможет увидеть, что это была пересылка, кто ее открыл или где. Gmail показывает изображения автоматически по умолчанию, поэтому загрузка обычно происходит, если читатель не отключил внешние изображения. Наше объяснение про email tracking pixel показывает, как обнаружить его в полученном вами сообщении.
Отслеживаемая ссылка. Если вы пересылаете сообщение с отслеживаемыми ссылками, и новый читатель кликает по одной из них, отправитель фиксирует клик. Опять же, к клику не привязано никакого имени.

Пересылка только нужной вам части в виде обычного текста в новом сообщении не оставляет ни одного из этих следов. Если вы используете рабочий аккаунт, почтовая система вашей организации может хранить журналы того, что вы отправляете, но они принадлежат вашему работодателю, и первоначальный отправитель их никогда не увидит.

Как запретить кому-либо пересылать ваше письмо

Поскольку пересылку невозможно обнаружить, практичным шагом будет предотвратить ее до отправки или писать так, как будто она произойдет.

Конфиденциальный режим Gmail

На странице справки Google о confidential mode перечислено, что он делает: устанавливает срок действия, отзывает доступ в любое время, отключает для получателей возможность пересылать, копировать, распечатывать и скачивать письмо, а также при желании требует код доступа из SMS для его открытия. Вы включаете его в нижней части окна создания сообщения с помощью кнопки включения конфиденциального режима. Чтобы закрыть доступ досрочно, откройте сообщение в папке «Отправленные» и нажмите «Запретить доступ». Получатели, не использующие Gmail, получают код доступа по электронной почте.

Gmail confidential mode dialog stating that options for recipients to forward, copy, print or download this email will be disabled, with an expiration drop-down and SMS passcode options — **Скриншот Gmail:** диалоговое окно конфиденциального режима, в котором указано, что пересылка, копирование, печать и скачивание будут отключены, с выбором срока действия и кода доступа. Google опубликовал эту версию для Google Workspace в 2019 году, поэтому текущее диалоговое окно может выглядеть немного иначе. Источник: Google Workspace Updates, Keep data secure with Gmail confidential mode (beta).

Та же страница честно говорит об ограничениях. Получатели «по-прежнему могут делать скриншоты или фотографии ваших писем», а получатели с вредоносными программами все равно могут скопировать или скачать сообщение. Google заявил то же самое, когда announced confidential mode for Google Workspace in March 2019: эта функция помогает предотвратить случайное распространение письма получателями, но не предотвращает создание скриншотов или фотографий. Конфиденциальный режим убирает кнопку «Переслать» и предотвращает случайную оплошность. Он не заставит решительно настроенного читателя хранить секрет.

Outlook и Microsoft 365: Не пересылать

У пользователей Outlook есть аналог в Microsoft 365. Руководство Microsoft по securing email messages in Outlook описывает метку «Не пересылать»: получатель может открыть письмо и его вложение, но «не сможет его переслать», а для всех остальных сообщение будет нечитаемым. Для этого требуется соответствующая подписка Microsoft 365. В основе этого механизма лежит управление правами на доступ к данным (IRM), и введение Microsoft в introduction to IRM for email устанавливает те же ожидания, что и Google: IRM не может предотвратить копирование контента вручную или его перепечатку, а также не может предотвратить «создание цифровой фотографии или снимка экрана с ограниченным контентом».

Привычки, которые работают лучше любых настроек

Пишите для широкой аудитории. Исходите из того, что каждое письмо может быть переслано, и поддерживайте тон, факты и имена на таком уровне, за который вам не было бы стыдно перед всей командой.
Отделяйте конфиденциальную часть. Поместите номер, пароль или личные данные в контролируемый вами канал, а в электронном письме оставьте только контекст.
Просите прямо. Фраза «Пожалуйста, пусть это пока останется между нами» работает чаще, чем любая блокировка, и ничего не стоит.
Отправляйте индивидуальные копии, когда важна аудитория. Одно отслеживаемое письмо на человека позволяет узнать, какая копия активна, и сохраняет конфиденциальность каждой цепочки.

Часто задаваемые вопросы

Узнает ли первоначальный отправитель, если я перешлю письмо?

Нет. Gmail, Outlook и другие популярные сервисы не отправляют никаких уведомлений при пересылке сообщения. Единственным косвенным следом является пиксель отслеживания или отслеживаемая ссылка в оригинале: если новый читатель загружает изображение или кликает по ссылке, отправитель видит еще одно открытие или клик без привязки к имени.

Уведомляет ли Gmail, когда ваше письмо пересылают?

Нет. В Gmail нет уведомлений о пересылке для отправителей. Уведомления о прочтении существуют для рабочих и учебных аккаунтов, но они сообщают о том, что сообщение было отображено, во многих случаях требуют одобрения получателя и ничего не говорят о пересылке. Если вы хотите предотвратить пересылку, используйте конфиденциальный режим перед отправкой.

Можно ли отследить пересланные письма в Outlook?

Не в качестве отправителя. Outlook не предоставляет вам никаких записей о том, кто переслал обычное сообщение или кому. Microsoft 365 предлагает метку «Не пересылать», которая лишает получателя возможности пересылать, распечатывать или копировать сообщение. Это предотвращает пересылку, а не отслеживает ее, и не может остановить создание скриншота или фотографии.

Может ли Mail Track сообщить мне, когда мое письмо пересылают?

Нет, и ни один трекер не может этого сделать. Mail Track показывает внутри Gmail, было ли открыто отправленное письмо, сколько раз и когда. Когда пересланная копия открывается с включенными изображениями, это открытие присоединяется к счетчику того же письма, поэтому растущее количество после ответа получателя намекает на то, что сообщение передается дальше. Это намек на внимание, а не запись о пересылке.

Заключение

Можно ли узнать, переслали ли ваше письмо? Не напрямую, и не с помощью какого-либо инструмента, который уважает принципы работы электронной почты. Пересылка представляет собой новое сообщение из чужого аккаунта, стандарты оставляют уведомления о пересылке отключенными по умолчанию, а Gmail и Outlook их не предлагают. То, что вы можете проанализировать, является сигналом об открытии: сколько раз сообщение было открыто и когда, при этом пересланная копия отображается как дополнительные открытия того же письма. Используйте эту закономерность, чтобы выбрать лучшее время для последующего сообщения, держите свои выводы при себе и обращайтесь к конфиденциальному режиму Gmail или функции «Не пересылать» в Outlook, когда сообщение не должно передаваться дальше. Mail Track предоставляет вам данные об открытиях и их времени внутри Gmail и честно говорит о том, где этот сигнал заканчивается.