Uppföljningsmejl efter intervju: Tajming, mallar och öppningssignaler

Intervjun gick bra, du tackade för dig vid dörren eller avslutade videosamtalet, och nu börjar tystnaden. Ett uppföljningsmejl efter intervju är det enda draget du fortfarande har kontroll över, och det fungerar bäst som en kort sekvens snarare än ett enda nervöst meddelande: ett tackbrev inom 24 timmar, en avstämning när datumet de gav dig har passerat, och högst ett mejl till en vecka senare. Varje meddelande har ett syfte, en längd och ett rätt ögonblick.

Den här guiden ger dig det schemat, en mall för varje mejl och de funktioner i Gmail som hjälper dig att hålla tiden. Den svarar också på frågan varje kandidat ställer sig efter att ha klickat på skicka: öppnade de det? Mail Track for Gmail, ett Chrome-tillägg och tillägg för Google Workspace, visar när ett skickat mejl öppnas inuti Gmail. Den signalen hjälper dig att tajma nästa steg. Den här guiden är ärlig med var dess gränser går.

När du ska följa upp efter en intervju: tidslinjen med tre mejl

24-timmarsregeln är mer eller mindre universell. Harvard Law Schools karriärkontor uppmanar kandidater att skriva ett tackbrev eller mejl inom 24 timmar efter intervjun, och tillägger att det är vanligt och helt acceptabelt att mejla det. Indeeds guide till uppföljningsmejl efter en intervju ger samma tidsfönster och överlämnar sedan klockan till intervjuaren: vänta tills eventuella deadlines de gett dig har passerat innan du mejlar igen, och betrakta två veckors tystnad som punkten då en avstämning definitivt är på sin plats.

När ingen har gett dig ett datum är en vecka den vanliga måttstocken. University of Kentuckys karriärcenter föreslår i sin guide till det andra uppföljningsmejlet efter en intervju en artig avstämning om du inte har hört något inom en vecka, och sedan minst en hel vecka efter det innan ett andra meddelande. Rekryteraren som citeras uttrycker det tydligt: en andra uppföljning “är inte nödvändigtvis dålig eller desperat”, det handlar om tajming och inramning. För de allmänna reglerna bakom dessa tidsfönster, se vår guide om hur länge man ska vänta innan man följer upp ett mejl.

Spelar tackbrevet verkligen någon roll?

Mer än de flesta kandidater tror. I en undersökning från Robert Half med över 300 amerikanska HR-chefer sa 80 procent att de tar hänsyn till tackmeddelanden när de beslutar vem de ska anställa, men de fick bara ett meddelande från 24 procent av de sökande, en nedgång från 51 procent år 2007. Mejl angavs som en lämplig kanal av 94 procent av dem. En senare undersökning från TopResume med 316 arbetsgivare och rekryterare var mer återhållsam: 51 procent sa att ett tackbrev påverkar deras beslut, och endast 6 procent hade någonsin avvisat en kandidat för att ha hoppat över ett. Sammantaget: brevet kostar dig sällan ett jobb, och det hjälper ofta.

Hur man skickar ett uppföljningsmejl efter en intervju, steg för steg

Samma sju steg producerar alla tre mejlen. Endast frågan ändras.

1. Skriv till rätt person. Tacka varje intervjuare, eller skicka ett gemensamt meddelande till en panel, som Harvards karriärkontor föreslår. Skicka statusfrågor till din huvudkontakt, vanligtvis rekryteraren eller koordinatorn, inte till hela panelen.
2. Ange rollen i ämnesraden. Indeed rekommenderar att du namnger jobbtiteln du intervjuades för: “Avstämning gällande rollen som marknadskoordinator” berättar för en upptagen läsare vilken tråd detta är. Vår lista med exempel på ämnesrad för tackmejl täcker tackbrevet i detalj.
3. Inled med deras namn och tacket. Första meningen: tacka dem för deras tid, med dagen eller formatet om det hjälper dem att placera dig.
4. Nämn ett specifikt ögonblick. En fråga de ställde, ett projekt de beskrev, en farhåga du vill besvara bättre än du gjorde i rummet. Det är detta som skiljer ditt meddelande från alla andras.
5. Ange vad du vill i en mening. I tackbrevet är det ditt fortsatta intresse. I avstämningen är det en statusfråga, till exempel om ett beslutsdatum har fastställts.
6. Håll det kort. Ett stycke för en avstämning, högst två för ett tackbrev, med ett erbjudande om att ge mer information om de behöver det.
7. Skicka det under deras arbetstid. Ett meddelande skrivet vid midnatt bör ändå anlända klockan nio. Gmails funktion Schemalägg sändning, som tas upp nedan, löser detta.

Mallar för uppföljningsmejl efter intervju

Ändra delarna inom parentes och ta bort allt som inte låter som du.

Kort och koncist tackbrev (inom 24 timmar)

Ämne: Tack, intervju för [roll]

Hej [Namn],

Tack för att du tog dig tid att prata med mig i morse om tjänsten som [roll]. Jag uppskattade att höra hur teamet hanterar [specifikt ämne ni diskuterade], och det gjorde mig ännu mer övertygad om att min erfarenhet av [relevant färdighet eller projekt] skulle vara användbar från dag ett.

Om det är något mer jag kan skicka till dig gör jag det gärna. Jag ser fram emot att höra från dig.

Vänliga hälsningar, [Ditt namn]

Avstämning när datumet de gav dig har passerat

Ämne: Avstämning gällande rollen som [roll]

Hej [Namn],

När vi pratades vid den [datum] nämnde du att ni förväntade er att fatta ett beslut runt den [datum de gav]. Jag ville stämma av och fråga om det finns någon uppdatering kring tidsplanen, och om jag kan bidra med något mer, till exempel referenser.

Jag är fortfarande mycket intresserad av rollen och av att arbeta med ert team.

Tack, [Ditt namn]

Andra uppföljningsmejlet efter intervju, en vecka senare

Ämne: Uppföljning gällande tjänsten som [roll]

Hej [Namn],

Jag ville följa upp en gång till angående min intervju för tjänsten som [roll] den [datum]. Jag förstår att anställningsbeslut tar tid, så det finns inget behov av ett detaljerat svar. Om tjänsten har tillsatts eller om tidsplanen har ändrats skulle jag uppskatta att få veta det så att jag kan planera därefter.

Oavsett vilket, tack igen för samtalet.

Vänliga hälsningar, [Ditt namn]

Efter detta, stanna där. Ett tredje meddelande ändrar sällan ett beslut och förändrar ofta ett intryck.

Uppföljningsmejl efter intervju inget svar: vad tystnaden betyder

Tystnad är sällan en dom. University of Kentuckys guide noterar att många anställningsprocesser tar längre tid än förväntat, och Indeeds råd om ett andra uppföljningsmejl är att ge företaget minst en vecka mellan meddelandena, så att det har tid att intervjua andra kandidater och utvärdera din. Budgetar fryses, en panelmedlem tar ledigt, rollen skrivs om. Inget av detta syns i din inkorg.

Det du kan kontrollera är meddelandet som bryter tystnaden. Håll det till några få meningar, ställ högst en eller två frågor (Indeed föreslår “Har ni tillsatt tjänsten?” eller “Har ni en uppskattad tid för det slutgiltiga beslutet?”), upprepa ditt intresse och antyd aldrig frustration. En rad som “Undrar bara om ni kommer ihåg mig?” uppfattas som passiv-aggressiv.

Två saker du inte ska göra medan du väntar:

• Bredda inte publiken. Att skriva till varje intervjuare, eller till den rekryterande chefens chef, förvandlar en artig avstämning till påtryckning.
• Sluta inte söka jobb. TopResumes undersökning rankade att missa uppföljningen som nummer 15 av 17 intervjumisstag: uppföljningen spelar roll, men den avgör inte resultatet.

Kan du se om intervjuaren öppnade ditt mejl?

Gmails inbyggda läskvitton är inte lösningen för de flesta jobbsökande. Googles hjälpsida om läskvitton i Gmail säger att de endast är tillgängliga för jobb- eller skolkonton och inte fungerar med personliga @gmail.com-konton. Mottagaren kan också behöva godkänna kvittot, och Google tillägger att ett mottaget kvitto “inte alltid betyder att mottagaren har läst ditt meddelande.”

En mejlspårare fyller luckan. Mail Track lägger till läskvitton i Gmail, inklusive för personliga konton: dubbla bockar visas på ett skickat mejl när det öppnas, med antalet öppningar och tiden för varje öppning, och du kan få en push-notis på datorn eller mobilen. Gratisplanen spårar obegränsat antal mejl och lägger till en liten synlig signatur som talar om för mottagaren att mejlet spåras, medan betalplanen använder en osynlig spårare utan signatur. För ett jobbsökande bör du bestämma vilken av dessa du känner dig bekväm med innan du skickar tackbrevet.

Vad en öppning berättar och inte berättar för dig

En öppning är en tajmingsignal, inte en dom. Tre begränsningar gäller för varje spårare:

• En öppning inom några sekunder efter sändning är vanligtvis en maskin. Företags säkerhetsfilter laddar bilder innan en person gör det. Räkna de öppningar som anländer minuter eller timmar senare.
• Ingen öppning betyder inte att det är oläst. Alla Gmail-användare kan slå på “Fråga innan externa bilder visas” i Inställningar, som Googles sida om bilder i Gmail förklarar, och Gmail håller tillbaka bilder när det anser att ett meddelande är misstänkt. Google uppger också att avsändare inte kan använda bildladdning för att lära sig om läsarens dator eller plats, så en spårare ger dig en tid, inte en plats.
• Upprepade öppningar visar uppmärksamhet, inte avsikt. En avstämning som öppnas tre gånger under en förmiddag betyder förmodligen att ditt namn kom upp i en konversation. Det säger inte åt vilket håll det lutade.

Vår guide till hur exakt mejlspårning är går igenom vart och ett av dessa fall.

Hur man använder signalen i ett jobbsökande

• Tackbrev öppnat, inget svar. Normalt. Få intervjuare svarar på tackbrev. Gör ingenting förrän datumet de gav dig har passerat.
• Avstämning öppnad två gånger, sedan tystnad. Ditt mejl nådde en person och väntar förmodligen på ett beslut ovanför dem. Vänta hela veckan innan den andra uppföljningen.
• Ingen öppning alls efter en vecka. Bilder kan vara blockerade, eller så kan rekryteraren vara borta. Skicka nästa mejl enligt schemat ändå, kanske till koordinatorn som bokade intervjun.

Gmail-funktioner som håller uppföljningen i tid

Schemalägg sändning

Skriv tackbrevet på kvällen efter intervjun, medan detaljerna är färska, och låt Gmail leverera det på morgonen. Googles hjälpsida om att schemalägga mejl i Gmail beskriver stegen: på en dator skriver du meddelandet, klickar på den lilla nedåtpilen bredvid Skicka och väljer Schemalägg sändning. Du kan ha upp till 100 schemalagda mejl, de skickas i den tidszon du schemalade dem i, och ett schemalagt mejl kan skickas några minuter efter den valda tiden. För att ångra dig öppnar du etiketten Schemalagt, öppnar mejlet och klickar på Avbryt sändning, vilket förvandlar det tillbaka till ett utkast.

Påminnelser

Gmail kan också påminna dig när ett skickat mejl inte har fått något svar. Googles tillkännagivande av Gmail-påminnelser i maj 2018 förklarade att Gmail skulle påminna användare om att svara på mejl de kan ha missat och att följa upp mejl de hade skickat utan att få svar. Funktionen är på som standard och kan stängas av i Gmails inställningar.

Betrakta påminnelser som ett skyddsnät snarare än en plan. Gmail vet inte vilket datum intervjuaren gav dig, så det kan påminna för tidigt. Din egen tidslinje, plus en kalenderpåminnelse på det datum de angav, är det som hindrar dig från att skriva för tidigt.

Vanliga frågor

Slutsats

Ett bra uppföljningsmejl efter intervju består av tre korta meddelanden enligt ett schema: ett tackbrev inom 24 timmar, en avstämning när datumet de gav dig har passerat och ytterligare ett mejl en vecka senare. Varje mejl namnger rollen, nämner något verkligt från konversationen och ber om en sak. Gmails funktioner Schemalägg sändning och påminnelser håller tajmingen ärlig, och en öppningssignal från Mail Track talar om för dig när ditt meddelande sågs, så att du väntar med mindre gissande. Svaret, när det väl kommer, är fortfarande det enda svaret som räknas.