Teklif Takip E-postası: Şablonlar, Zamanlama ve Açılma Verilerinin Anlamı

Teklifi salı günü gönderdiniz. Şimdi bir sonraki pazartesi ve e-posta dizisi sessizliğe büründü. İyi bir teklif takip e-postası, baskıcı görünmeden neler olduğunu öğrenmenizin yoludur. Belgenin ulaştığını kontrol eder, müşterinin henüz sormadığı soruyu yanıtlar ve onlara evet, henüz değil veya hayır demeleri için kolay bir yol sunar.

Bu rehber size ilk kontrolden kibar bir kapanış notuna kadar beş şablon ve Gmail üzerinden şablonlar ile zamanlanmış gönderim kullanarak uygulayabileceğiniz bir zamanlama planı sunar. Ayrıca Gmail içinde e-posta açılma ve tıklama takibi sağlayan bir Chrome uzantısı ve Google Workspace eklentisi olan Mail Track for Gmail aracından gelen açılma sinyallerinin hangi şablonu göndereceğinizi nasıl belirlediğini gösterir. Teklifinizi hiç açmamış bir müşteri, bu hafta dört kez açmış birinden farklı bir mesaja ihtiyaç duyar.

Bir teklif neden sessizliğe bürünür ve sessizlik neden nadiren hayır anlamına gelir

Yanıtsız kalan tekliflerin çoğu reddedilmemiştir. Sadece beklemeye alınmıştır. Müşteri başka iki teklif daha bekliyor, bir ortağın rakamlara bakmasını istiyor, bir bütçe toplantısı planlıyor veya daha sakin bir hafta geçirmeyi umuyor olabilir. Bazen sorun daha basittir: PDF hiç ulaşmamıştır, e-posta teklifi onaylayacak kişiye değil de teklifi isteyen kişiye gitmiştir veya mesajınız kırk yeni e-postanın altında kalmıştır.

Bu nedenle takip etmek, garip bir eklenti değil, teklif vermenin bir parçasıdır. Aşağıdaki her mesaj bu engellerden birini ortadan kaldırır ve üç prensip bu dizinin kibar kalmasını sağlar:

• Her takibin bir nedeni olmalıdır. “Ulaştığından emin olmak”, “sorunuzu yanıtlamak”, “fiyat cuma gününe kadar geçerli” gibi. Asla “sadece kontrol etmek istedim” demeyin.
• Hayır demeyi kolaylaştırın. Tek bir satırda “başka biriyle anlaştık” diyebilen bir müşteri genellikle bunu söyleyecektir.
• E-posta dizisini koruyun. Rakamların ve ekin her takipte sizinle birlikte gelmesi için orijinal teklif e-postanızı yanıtlayın.

Teklif gönderdikten sonra takip e-postası nasıl yazılır

Yanıt alan bir takip e-postası kısa, belirgin ve harekete geçmesi kolaydır. Yapı ilk mesajdan son mesaja kadar neredeyse hiç değişmez. Değişen tek şey yazma nedeninizdir.

Konu satırı

Aynı dizide yanıt verdiğinizde konu satırı kendiliğinden hallolur. Eğer yeni bir e-posta başlatırsanız, işi ve referansı belirtin: “Mutfak yenileme teklifiniz (Q-1042)” veya “Web sitesi yeniden tasarım teklifi, B seçeneği”. “Takip” ve “Kontrol” gibi ifadelerden kaçının: Bunlar müşterinin sorununu değil sizin niyetinizi açıklar ve atlanması en kolay konulardır.

Beş satırda e-posta gövdesi

1. Teklife atıfta bulunun. İş, gönderdiğiniz tarih ve toplam tutar: “Bahçe ofisi için teklifi 28 Ekim’de gönderdim (KDV dahil 14.200).”
2. Yazmak için tek bir neden belirtin. Ulaştığını onaylamak, bahsettikleri bir şeyi yanıtlamak, bir başlangıç tarihi sunmak veya fiyatın geçerliliğinin dolmak üzere olması gibi.
3. Belirli bir soru sorun. “Kapsam aklınızdakiyle uyuşuyor mu?” sorusu, “Ne düşünüyorsunuz?” sorusundan daha iyi sonuç verir.
4. Bir sonraki adımı sunun. On dakikalık bir arama, revize edilmiş bir seçenek veya basit bir “evet, henüz değil veya hayır” yanıtı.
5. Veda edin ve teklifi tekrar ekleyin. Müşteriyi arama zahmetinden kurtarın.

120 kelimenin altında tutun: Telefon ekranındaki kısa bir e-postanın okunma olasılığı çok daha yüksektir.

Teklifi doğru şekilde ekleyin

PDF’yi her takip e-postasına tekrar ekleyin. Google’ın sending attachments in Gmail hakkındaki yardım sayfası, kişisel Gmail hesaplarının mesaj başına 25 MB’a kadar ek gönderebileceğini, iş ve okul hesaplarının Google Workspace yöneticisi tarafından belirlenen sınırlara sahip olduğunu ve toplam boyut sınırı aştığında Gmail’in eki kaldırıp yerine bir Google Drive bağlantısı eklediğini açıklar. Planlar veya fotoğraflar içeren ağır bir teklif için bilerek bir Drive bağlantısı paylaşın ve hiçbir şey indirmeden okunabilmeleri için toplam tutarı ve geçerlilik tarihini gövde metnine ekleyin.

Fiyatın ne kadar süre geçerli olduğunu söyleyin

Teklif, üzerinde tarih bulunan bir öneridir. Citizens Advice tarafından sağlanan Birleşik Krallık tüketici rehberi getting a quote before building work, bir teklifi müşterinin talep ettiği ekstra işler veya gerçek bir fiyatlandırma hatası dışında anlaşıldıktan sonra satıcının artıramayacağı sabit bir fiyat olarak tanımlar ve düzgün bir teklifin belirtmesi gereken şeylerden biri olarak “fiyatın ne kadar süre geçerli olduğunu” listeler. Kurallar ülkeye ve tüketici ile ticari işler arasında farklılık gösterir, ancak bu alışkanlık her yerde geçerlidir: Bir geçerlilik tarihi sizi artan maliyetlere karşı korur ve süre dolmadan önce takip etmeniz için size dürüst bir neden verir.

Beş teklif takip e-postası şablonu

Köşeli parantez içindeki kısımları değiştirin, işinize uygun tonu koruyun ve bunları göründükleri sırayla gönderin. Her şablon, müşterinin sessizliğinin farklı bir aşaması için mevcuttur.

Şablon 1: Kontrol (2. veya 3. gün)

Konu: Ynt: [İş] teklifiniz (Q-1042)

Merhaba [İsim],

[İş] için teklifi [Tarih] tarihinde gönderdim ve size ulaştığından ve rakamların mantıklı olduğundan emin olmak istedim. Anlaşılmayan bir şey varsa veya farklı bir seçeneğin fiyatlandırılmasını isterseniz bana bildirin, aynı gün güncelleyeyim. PDF tekrar eklenmiştir.

Saygılarımla, [Adınız]

Şablon 2: Yeni bir şey (7. gün)

Konu: Ynt: [İş] teklifiniz: Değerlendirilebilecek bir başlangıç tarihi

Merhaba [İsim],

[İş] teklifi hakkında kısa bir güncelleme. [Ay] ayında bu projeye uygun bir boşluk açıldı ve hiçbir taahhüt olmadan bunu [Tarih] tarihine kadar tutabilirim. Ayrıca teklif ettiğimiz bitişi görebilmeniz için [Bölge] bölgesindeki benzer bir işten fotoğraflar da ekledim. Bu hafta on dakikalık bir görüşme yardımcı olur mu?

Saygılarımla, [Adınız]

Şablon 3: Fiyatın süresi dolmadan önce

Konu: Ynt: [İş] teklifi: Fiyat [Tarih] tarihine kadar geçerli

Merhaba [İsim],

[İş] teklifinin [Tarih] tarihine kadar geçerli olduğuna dair kısa bir not. Bu tarihten sonra rakamı onaylamadan önce malzeme fiyatlarını ve bulunabilirliğini tekrar kontrol etmem gerekecek. İlerlemek isterseniz, bu e-postaya vereceğiniz bir yanıt yeterlidir. Daha fazla zamana ihtiyacınız varsa bana bildirin, ne yapabileceğime bakayım.

Saygılarımla, [Adınız]

Şablon 4: Açık soru (açıldı, yanıt yok)

Konu: Ynt: [İş] teklifiniz: Bir soru

Merhaba [İsim],

Tahmin etmek yerine sormayı tercih ederim. [İş] teklifinde sizi engelleyen bir şey var mı: Fiyat, zamanlama veya dahil olanlar? Hangisi olduğunu söylerseniz size bir seçenekle dönebilirim. Planlar değiştiyse, tek satırlık bir yanıt ikimizi de takiplerden kurtarır.

Saygılarımla, [Adınız]

Şablon 5: Dosyayı kapatma (21. ila 30. gün)

Konu: Ynt: [İş] teklifi: Dosyayı kapatma

Merhaba [İsim],

[İş] teklifi hakkında sizden haber alamadım, bu yüzden projenin beklemeye alındığını varsayarak kendi tarafımda dosyayı kapatacağım. Eğer proje tekrar canlanırsa, bu diziye yanıt verin; teklifi ve tarihleri güncelleyeyim. Bizi değerlendirdiğiniz için teşekkür ederim.

Saygılarımla, [Adınız]

Kapanış notu insanların beklediğinden daha sık yanıt alır, çünkü bu dizide hiçbir şey istemeyen ilk mesajdır.

Her biri ne zaman gönderilmeli: Gmail için bir zamanlama planı

Sektör rehberleri tek bir ritim etrafında toplanır. Jobber’ın quote follow-up guide for home service businesses rehberi, teklifi gönderdikten sonraki iki gün içinde ilk takibi, tekliften yaklaşık bir hafta sonra ikinci takibi, süresi dolmadan 24 ila 48 saat önce son bir hatırlatmayı ve üçüncü takipten sonra hala yanıt yoksa dosyayı kapatmayı önerir. Yukarıdaki şablonlarla harmanlandığında, bu her teklif için bir plan sunar:

Boşlukları işin boyutuna göre ayarlayın: Tam bir mutfak, ilk düzgün takipten önce bir haftayı hak ederken, iki saatlik bir onarım daha hızlı ilerleyebilir. Eğer müşteri size kendi karar tarihini verdiyse, o tarihten önceki iş gününde takip yapın ve planın geri kalanını atlayın. follow up email after no response yazma rehberimiz, bu planın arkasındaki ritim kurallarını kapsar.

İki Gmail özelliği bu planı neredeyse zahmetsiz hale getirir:

• Şablonlar. Beş mesajı bir kez kaydedin. Google’ın Gmail templates help page sayfası, şablonların yalnızca bilgisayardaki Gmail’de çalıştığını, bunları Ayarlar, Tüm ayarları görüntüle, Gelişmiş ve ardından Şablonlar altından etkinleştirdiğinizi ve bir taslağın oluşturma penceresindeki Diğer seçenekler menüsünden şablon olarak kaydedildiğini açıklar. Silinen şablonlar kurtarılamaz, bu yüzden bir kopyasını saklayın.
• Zamanlanmış gönderim. Teklifi gönderdikten hemen sonra 2. gün kontrolünü yazın ve zamanlayın. Google’ın schedule send help page sayfası, 100’e kadar zamanlanmış e-postanız olabileceğini, bunların zamanladığınız saat dilimine göre gönderildiğini ve birini iptal etmenin onu tekrar taslağa dönüştürdüğünü belirtir; böylece müşteri yanıt verdiği anda bir takibi geri çekebilirsiniz.

Doğru teklif takibini seçmek için açılma sinyallerini kullanın

Plan size ne zaman yazacağınızı söyler. Açılma sinyalleri ise ne yazacağınızı söyler. Mail Track, Gmail’e okundu bilgileri ekler; böylece gönderilen her teklifin yanında, masaüstünde ve Gmail mobil uygulamasında açılıp açılmadığını, kaç kez ve ne zaman açıldığını görürsünüz. Ücretsiz plan sınırsız e-postayı takip eder ve takip edilen mesajlara küçük, görünür bir imza ekler; Premium plan ise görünmez bir izleyici sunar. Bu durum planı üç şekilde değiştirir.

Üç gün sonra açılmadıysa. Şablon 2’yi göndermeyin, çünkü ekleme yapacağınız mesajı kimse görmemiştir. Teklifi aynı dizide tek satırlık bir notla tekrar gönderin, adresi iki kez kontrol edin ve PDF’in veya konu satırının onu spam klasörüne gönderip göndermediğini değerlendirin. İki gün sonra bu da bir sonuç vermezse arayın.

Bir kez açıldı, sonra sessizlik. Teklif bir insana ulaşmıştır. Şablon 1’i veya bir hafta geçtiyse Şablon 4’ü gönderin.

Birkaç kez veya birkaç gün boyunca açıldıysa. Birisi teklifinizi diğerleriyle karşılaştırıyor veya bir ortağa, patrona veya finans ekibine iletiyordur. Bu müşteri bir arama teklifini ve ikinci bir seçeneği hak eder; Şablon 2 ve 4 tam da bunun içindir. Geçerlilik tarihinden hemen önce tekrarlanan açılmalar genellikle bir kararın yakın olduğu anlamına gelir, bu nedenle Şablon 3 daha kısa ve daha yumuşak olabilir. Takibinizden birkaç dakika sonraki bir açılma, müşterinin şu anda ilgilendiği anlamına gelir, bu nedenle bir sonraki adımdan önce onlara bir gün süre tanıyın.

Ne görürseniz görün, kendinize saklayın. “Teklifi açtığınızı fark ettim” demek gözetleme gibi hissettirir ve müşteriyi savunmaya geçirir. Sinyali bir mesaj seçmek için kullanın, bir noktayı kanıtlamak için değil.

Bir açılma neyi kanıtlar ve neyi kanıtlamaz

Google’ın images in Gmail sayfasında açıklandığı gibi, Gmail varsayılan olarak resimleri otomatik gösterir; bu nedenle Gmail’de okuyan müşterilerden gelen açılmalar genellikle görünür. Ancak Google ayrıca resimleri okuyucuya ulaşmadan önce tarar, diğer posta uygulamaları resimleri önceden yükler veya tamamen engeller ve herhangi bir alıcı “Harici resimleri göstermeden önce sor” özelliğini açabilir. Bir açılma, mesajınızın bir posta kutusunda görüntülendiği anlamına gelir. Kimsenin toplam tutarı veya geçerlilik tarihini incelediğini kanıtlamaz ve eksik bir açılma sadece resimlerin kapalı olduğu anlamına gelebilir. how accurate email tracking is hakkındaki rehberimiz her bir durumu ayrıntılı olarak ele alır.

Gmail’in yerleşik okundu bilgileri bu boşluğu doldurmaz. Google’ın read receipt help page sayfası, bunların yalnızca iş veya okul hesaplarında kullanılabildiğini, alıcının bunları onaylaması gerekebileceğini ve bir okundu bilgisinin her zaman mesajın okunduğu anlamına gelmediğini belirtir.

İşi kaybettiren hatalar

• İlk takipte indirim yapmak. Müşteri fiyat konusunu gündeme getirmeden önce yapılan bir fiyat indirimi, onlara tekliflerinizin esnek olduğunu öğretir. Önce seçenekler, aşamalandırma veya bir başlangıç tarihi sunun.
• Nedensiz takip yapmak. “Sadece kontrol etmek istedim” demek, müşteriden sizin yerinize düşünmesini istemektir. Yukarıdaki her şablon onlara bir şey verir.
• Her gün takip yapmak. Bir haftada yanıtsız kalan iki mesaj baskı olarak algılanır. Planı izleyin ve ilerledikçe aradaki boşlukları genişletin.

Teklif kabul edildikten sonra, aynı alışkanlıklar (açık bir referans, tek bir istek ve mantıklı bir ritim) fatura kesildiğinde doğrudan payment reminder emails sürecinize de taşınır.

SSS

Sonuç

İyi bir teklif takip e-postası kısadır, müşterinin görebileceği bir nedeni vardır ve müşterinin sessizliğinde doğru noktada ulaşır: Bir kontrol, yeni bir şey, fiyatın süresi dolmadan önce bir hatırlatma, doğrudan bir soru ve ardından kibar bir kapanış notu. Şablonları Gmail’e kaydedin, teklifi gönderirken ilkini zamanlayın ve açılma sinyallerinin size tekrar gönderip göndermeyeceğinizi, soru sorup sormayacağınızı veya bir arama teklif edip etmeyeceğinizi söylemesine izin verin. Mail Track, Gmail içinde teklifinizin ne zaman açıldığını size gösterir, böylece gönderdiğiniz bir sonraki mesaj doğru mesaj olur.