付款提醒邮件：模板、发送时机与打开信号

您完成了工作，发送了发票，然后继续处理其他事务。付款截止日期到了又过了。现在您正盯着“已发送”文件夹，犹豫着是否该说些什么，以及如何表达才不会显得急迫或无礼。一封出色的付款提醒邮件就能解决这个问题。它简短、具体且礼貌，会在恰当的时刻送达，如果对方继续保持沉默，它的语气也会随之变得稍微强硬一些。

本指南为您提供五个模板，从截止日期前的友好提前通知到最后通牒，外加一个您可以在Gmail中执行的发送时机阶梯。它还展示了来自Mail Track for Gmail（一款用于在Gmail内部进行邮件打开和点击跟踪的Chrome扩展程序和Google Workspace附加组件）的打开信号如何帮助您选择合适的提醒。一个从未打开过发票的客户，与一个打开了三次却仍未付款的客户，需要完全不同的信息。

为什么逾期付款很正常，以及为什么提醒并不无礼

如果催讨欠款让您感到尴尬，您应该了解这种情况有多么普遍。Intuit的2025 Small Business Late Payments Report（2025年小型企业逾期付款报告）基于2025年1月对2487家员工人数不超过100人的美国小型企业进行的调查，发现56%的企业被拖欠发票款项，平均每家企业被拖欠约17500美元。近一半（47%）的企业表示，他们的一些发票已经逾期超过30天。

逾期付款很少是针对个人的。发票可能被淹没在邮件中，审批人可能在休假，可能缺少采购订单号，或者您的发票刚好错过了半月一次的付款周期。将第一次提醒视为发票处理流程的常规部分，而不是一种对抗，这会改变您的语气和最终结果。

以下三个原则能让提醒保持礼貌且有效：

• 假设这只是一次疏忽。 最初的提醒读起来应该像您相信客户打算付款一样，因为大多数客户确实有此意愿。
• 让付款变得毫不费力。 再次附上发票，包含付款链接并重申金额。
• 要求在特定日期前采取一项行动。 “您能确认付款何时汇出吗？”这样的问题会得到回复。而“请调查此事”则不会。

如何撰写付款提醒邮件

每一封提醒邮件，无论语气如何，都包含相同的核心事实。在任何委婉的措辞之前，请将这些事实放在前两句话中。

邮件主题行

包含发票号码和日期。在截止日期之前，“提醒：第1042号发票将于10月31日到期”既清晰又友好。一旦发票逾期，请直接说明：“第1042号发票现已逾期14天”在邮件被打开之前就设定了基调。避免使用诸如“快速问个问题”这样模糊的主题行，这会隐藏重点并且很容易被忽略。

邮件正文

一封能成功收回款项的提醒邮件通常包含五个部分：

1. 温暖的开场白，提及相关工作，例如“再次感谢您提供参与秋季营销活动的机会。”
2. 事实信息：发票号码、金额、截止日期以及涵盖的内容。
3. 付款方式：付款链接或您的银行账户详细信息，并再次附上发票。
4. 一个明确的要求：您期望收到付款或回复的日期。
5. 提供帮助的意愿：一句话表明您很乐意重新发送发票、回答问题或讨论付款时间。

在早期的提醒中，添加一句客套话，例如“如果付款已经在处理中，请忽略此邮件。”这为在您的邮件到达前一小时刚刚付款的客户保全了面子。省略道歉、对您现金流的解释以及任何关于邮件跟踪的提及，并确保每一次提醒都比前一次更简短。

适用于各个阶段的付款提醒邮件模板

替换括号中的占位符并保持结构不变。将每一封提醒作为原始发票邮件对话中的回复发送，这样历史记录就会保留在同一个地方。

1. 即将付款提醒（截止日期前三到五天）

主题： 提醒：第[number]号发票将于[due date]到期

嗨 [first name]，

再次感谢您与我们合作完成[project]。友情提醒一下，金额为[amount]的第[number]号发票将于[due date]到期。您可以在这里付款：[payment link]，附件中附有发票副本。

如果付款已经安排妥当，请忽略此邮件。

顺祝商祺，
[your name]

2. 到期日提醒

主题： 金额为[amount]的第[number]号发票今日到期

嗨 [first name]，

友情提醒一下，金额为[amount]的第[number]号发票于今日（[date]）到期。付款链接是[payment link]，发票已再次作为附件发送。

您能确认付款已经在处理中了吗？如果您需要任何协助来处理付款，只需在此回复即可。

谢谢，
[your name]

3. 礼貌的逾期提醒（逾期约一周）

主题： 第[number]号发票现已逾期[X]天

嗨 [first name]，

我想跟进一下金额为[amount]的第[number]号发票，该发票于[due date]到期，现已逾期[X]天。这种事情难免会被遗漏，所以这只是一个善意的提醒。

您能告诉我预计何时可以收到付款吗？如果发票或付款时间有问题，我希望能直接听您说明，而不是自己猜测。

感谢您的协助，
[your name]

4. 强硬的提醒（逾期两到三周）

主题： 逾期：第[number]号发票，请于[new date]前付款

嗨 [first name]，

金额为[amount]的第[number]号发票已于[due date]到期，尽管我在[date of last reminder]发送了提醒，但至今仍未付款。请在[new date, about five business days away]前安排付款。

我们的条款允许对逾期余额收取[fee or interest]的滞纳金，但我并不希望采取这一措施。如果有任何阻碍付款的问题，请致电[phone number]与我联系或在此回复。

致敬，
[your name]

5. 最后通牒（逾期30天或以上）

主题： 最后通牒：第[number]号发票，尚欠[amount]

尊敬的[first name]，

这是最后的提醒，金额为[amount]的第[number]号发票已于[due date]到期，在我于[dates]发送信息后，该款项仍未结清。如果我在[date]之前没有收到付款或回复，我将[apply the late fee in our terms, pass the account to a collections agency, or begin the small claims process]。

我非常重视我们之间的合作关系，并希望能在今天解决此事。付款链接是[payment link]。

诚挚地，
[your name]

从一个阶段到另一个阶段，要求会变得越来越严格，而事实信息则保持不变。这种一致性使得整个提醒序列显得专业，而不是情绪化。

发票跟进时机：您可以在Gmail中执行的阶梯策略

各种发票指南在节奏上都达成了一致：在截止日期前几天进行提前通知，在到期当天发送提醒，然后在逾期大约一周、两周和30天时进行跟进，最后再考虑打电话。在发送了三四封未获回复的邮件之后，发送更多邮件通常无济于事。

Gmail无需额外软件即可执行此阶梯策略：

• 模板。 将每个提醒保存一次，只需点击两次即可插入。Google的Gmail templates guide（Gmail模板指南）解释了如何从“设置”的“高级”选项卡中开启它们，并指出模板仅在网页版Gmail中可用。
• 定时发送。 在发送发票时写好到期前的提醒，并将其安排在截止日期前三天发送。Google的schedule send help page（定时发送帮助页面）说明您最多可以拥有100封定时发送的邮件，并且取消的邮件会返回到您的草稿箱。
• 稍后处理。 在每次提醒之后，将邮件对话延后至阶梯的下一级，这样它就会在下一步到期时重新出现。我们关于snoozing emails in Gmail（在Gmail中稍后处理邮件）的指南涵盖了详细信息。
• 智能提醒。 Gmail可以将可能需要跟进的已发送邮件显示在收件箱顶部。正如Google关于help page on replying to messages（回复邮件的帮助页面）所述，该选项位于“设置”的“常规”选项卡下的“智能提醒”中，并且需要开启对话视图。

需要注意的一点是：不要提前排队发送逾期提醒。在第二天付款的客户绝不应该在第八天收到“现已逾期”的信息。只安排定时发送到期前的提醒，其余的请手动发送。

使用打开信号发送正确的提醒

上述模板假设您对点击发送后发生的事情一无所知。而在现实中，您通常可以了解很多信息。

Mail Track会在您发送的邮件中添加一个跟踪像素，并在Gmail内部向您显示每条信息是否被打开以及打开的时间，同时提供打开次数、时间戳和通知。对于发票而言，这个信号将您的客户分成了需要不同提醒的两个群体。

发票从未被打开

如果在截止日期临近时，发票邮件显示完全没有被打开，那么提醒客户一件他们从未见过的事情就是错误的信息。相反，您应该：

• 重新发送发票本身，并使用更清晰的主题行，而不是发送一封提及该发票的提醒邮件。
• 核对地址，与客户的签名或您的合同进行比对。应付账款地址的变更频率往往超出人们的预期。
• 通过其他渠道询问发票是否已送达。许多“逾期”付款仅仅是因为从未收到发票。

发票已被打开但未付款

如果发票在到达当天被打开，上周又被打开了一次，说明该邮件已经送达人工处理环节，并且可能正处于审批队列中。对于这位客户，您应该在更长的时间内使用礼貌的模板。让付款链接容易找到，并询问付款日期。在提醒即将到期前反复打开邮件，暗示付款正在进行中，因此可以考虑多等一天。

无论您看到什么，都请保密。“我看到您打开了我的发票”听起来像是在监视，会让客户产生防御心理，而且这无论如何也不是可靠的证据。利用这个信号来决定发送什么内容以及何时发送，然后就像您什么都不知道一样撰写提醒邮件。

打开记录能证明什么和不能证明什么

正如Google关于page on images in Gmail（Gmail中的图片页面）所解释的那样，Gmail默认自动显示图片，这就是为什么当您的客户在Gmail中阅读时，打开记录通常是可见的。但是，Google也会在图片到达读者之前对其进行扫描，一些邮件应用程序会预加载图片，而其他客户端则会完全屏蔽图片。一次打开记录表明该邮件已在邮箱中显示，并不代表有人阅读了金额或截止日期。没有打开记录的证明力就更弱了：图片可能被关闭，跟踪像素可能被剥离，或者邮件仅仅是未读状态。我们关于how accurate email tracking is（邮件跟踪有多准确）的指南详细分析了每种情况。

Gmail自带的已读回执无法替代此功能。Google的read receipt help page（已读回执帮助页面）指出，它们仅适用于工作或学校账号，收件人可能需要先批准回执，而且收到回执并不总是意味着收件人阅读了您的邮件。

当提醒不够时：费用、利息和升级处理

大多数发票在发送到第三个模板时就能结清。对于剩下的情况，如果序列背后有具体的措施支撑，效果会更好。

在报价之前了解您的法律立场。 各国的规定各不相同。在英国，政府关于late commercial payments（逾期商业付款）的指南指出，如果没有约定付款日期，则在客户收到发票或您交付商品或服务30天后，付款即视为逾期。除非合同规定了不同的利率，否则当地企业可以对企业间债务收取8%加上英格兰银行基准利率的statutory interest（法定利息），并根据债务规模索要40英镑、70英镑或100英镑的固定debt recovery charge（债务追讨费）。在欧盟，Your Europe guidance on late payment（“您的欧洲”关于逾期付款的指南）解释说，如果合同没有设定最后期限，则在客户收到发票30个日历日后自动产生应付利息，并且债权人有权对每张逾期付款的发票收取40欧元的统一补偿费。在美国，滞纳金取决于您的合同和各州规定，因此请在工作开始前将该费用写入您的条款中。

在应用条款之前提及它们。 首次出现在最后通牒中的滞纳金感觉像是一种惩罚。而在发票上注明并在模板四中委婉提及的滞纳金则感觉像是一项政策。

在发送三到四封邮件后改变沟通渠道。 多次提醒后的沉默是一个信号，而不是意外。一通简短的电话能让真正的问题浮出水面，通常是关于工作的争议、缺少采购订单或发票发错了人。我们关于撰写follow up email after no response（未获回复后的跟进邮件）的指南涵盖了保持这些对话冷静的心态。

保留记录。 保存每一次提醒，记录每一次通话，并保留发票邮件的发送日期和打开信息。催款信或小额索赔申请将需要这个时间线。

常见问题解答

结论

当付款提醒邮件具体、礼貌并在恰当的时刻发送时，它就能发挥作用，而且序列中的每条信息都要比上一条稍微强硬一些。在Gmail中保存这五个模板，利用定时发送和稍后处理功能执行阶梯策略，并让打开信号告诉您是该重新发送发票还是仅仅询问付款日期。Mail Track会向您显示您的发票邮件何时在Gmail内部被打开，从而确保您的下一次提醒恰到好处。