报价跟进邮件：模板、发送时机以及邮件打开情况所传达的信息

您在周二发送了报价。现在已经是下周一，而邮件对话却毫无动静。一封优秀的报价跟进邮件能让您在不显得咄咄逼人的情况下了解进展。它能确认文件是否送达，解答客户尚未提出的问题，并为他们提供一个轻松表达同意、暂缓或拒绝的方式。

本指南为您提供五个模板（从首次确认到礼貌的结案通知），以及一个您可以在Gmail中利用模板和定时发送功能执行的发送时机阶梯策略。它还展示了来自 Mail Track for Gmail（一款用于在Gmail内跟踪邮件打开和点击情况的Chrome扩展程序兼Google Workspace附加组件）的打开信号如何告诉您该发送哪个模板。从未打开过您报价的客户与本周已打开四次的客户需要完全不同的跟进信息。

报价为何会石沉大海，以及沉默为何通常不代表拒绝

大多数未获回复的报价并未被拒绝。它们只是被搁置了。客户可能在等待另外两份报价，等待合伙人查看数据，等待预算会议，或者等待一个不那么忙碌的星期。有时问题更加基础：PDF文件根本没有送达，邮件发给了询价人而不是审批人，或者您的信息被压在四十封新邮件下面了。

因此，跟进是报价流程的一部分，而不是令人尴尬的额外环节。以下每条信息都能消除其中一个障碍，而三个原则能确保跟进序列保持礼貌：

• 每次跟进都需要一个理由。 “确认文件是否送达”、“解答您的问题”、“价格有效期至周五”。绝对不要说“只是随便问问”。
• 让拒绝变得容易。 如果客户能用一句话说“我们选择了其他供应商”，他们通常会这么做。
• 保持在同一邮件对话中。 回复您最初的报价邮件，这样数据和附件就会随每次跟进一起发送。

发送报价后如何撰写跟进邮件

能获得回复的跟进邮件通常简短、具体且易于采取行动。从第一封到最后一封邮件，结构几乎没有变化。改变的只是您给出的写信理由。

邮件主题行

在同一个对话中回复，主题行自然就解决了。如果您要起草新邮件，请写明工作名称和参考编号：“您的厨房翻新报价 (Q-1042)”或“网站重新设计提案，方案B”。避免使用“跟进”和“查看进度”：它们描述的是您的意图，而不是客户的问题，而且它们是最容易被忽略的主题。

正文，分为五行

1. 提及报价。 工作内容、发送日期和总价：“我在10月28日发送了花园办公室的报价（含增值税14,200）。”
2. 给出一个写信的理由。 确认是否送达、解答他们提出的问题、提供开工日期，或者价格即将失效。
3. 提出一个具体的问题。 “这个范围符合您的预期吗？”比“有什么想法吗？”效果更好。
4. 提供一个下一步行动。 十分钟的通话、修改后的方案，或者一个简单的“同意、暂缓或拒绝”的回复。
5. 署名并再次附上报价单。 省去客户翻找的麻烦。

将字数控制在120字以内：在手机屏幕上，简短的邮件被阅读的可能性要大得多。

正确添加报价附件

在每次跟进时重新附上PDF文件。Google关于sending attachments in Gmail的帮助页面解释说，个人Gmail帐户每条消息最多可发送25 MB的附件，工作和学校帐户的限制由Google Workspace管理员设置，当总大小超过限制时，Gmail会移除附件并将其作为Google Drive链接添加。对于包含图纸或照片的较大报价文件，请特意分享Drive链接，并将总价和有效期写在正文中，以便客户无需下载任何内容即可阅读。

说明价格的有效期

报价是一项带有日期的要约。Citizens Advice关于getting a quote before building work的英国消费者指南将报价描述为一旦达成协议商家就不能提高的固定价格（客户要求的额外工作或真正的定价错误除外），并将“价格的有效期”列为一份规范报价应注明的要素之一。不同国家以及消费者和商业工作之间的规则有所不同，但这种习惯是通用的：有效期可以保护您免受成本上涨的影响，并为您在期限到来之前跟进提供一个正当的理由。

五个报价跟进邮件模板

替换括号内的部分，保持适合您行业的语气，并按出现的顺序发送。每个模板都针对客户沉默的不同阶段而设计。

模板1：确认进度（第2天或第3天）

主题： 回复：您的[工作名称]报价 (Q-1042)

[名字]您好，

我在[日期]发送了关于[工作名称]的报价，想确认您是否已经收到，以及数据是否符合预期。如果有任何不清楚的地方，或者您希望对其他方案进行定价，请告诉我，我会在当天更新。PDF文件已再次附上。

祝好， [您的名字]

模板2：提供新信息（第7天）

主题： 回复：您的[工作名称]报价：一个可供考虑的开工日期

[名字]您好，

关于[工作名称]报价的最新进展。[月份]刚好空出了一个适合该项目的时间段，我可以在[日期]之前为您保留，您无需做出任何承诺。我还附上了[地区]类似工程的照片，以便您查看我们报价的完工效果。本周进行一次十分钟的通话会有帮助吗？

祝好， [您的名字]

模板3：价格失效前

主题： 回复：[工作名称]报价：价格有效期至[日期]

[名字]您好，

简短提醒一下，[工作名称]的报价有效期至[日期]。在此之后，我需要重新核实材料价格和供应情况才能确认最终数字。如果您希望继续推进，只需回复此邮件即可。如果您需要更多时间，请告诉我，我会看看能做些什么。

祝好， [您的名字]

模板4：开放式问题（已打开，未回复）

主题： 回复：您的[工作名称]报价：一个问题

[名字]您好，

我宁愿直接询问也不愿猜测。[工作名称]报价中是否有任何因素让您犹豫：是价格、时间安排，还是包含的内容？请告诉我具体原因，我会为您提供一个替代方案。如果计划有变，只需一句话回复，就能省去我们双方后续的跟进。

祝好， [您的名字]

模板5：结案通知（第21至30天）

主题： 回复：[工作名称]报价：结案通知

[名字]您好，

我还没有收到关于[工作名称]报价的回复，因此我将假设该项目已搁置，并在我这边进行结案处理。如果项目重新启动，请回复此邮件对话，我将更新报价和日期。感谢您考虑我们。

祝好， [您的名字]

结案通知获得回复的频率往往超出人们的预期，因为它是整个序列中第一条毫无索求的信息。

何时发送每封邮件：Gmail的发送时机阶梯

行业指南通常集中在一种节奏上。Jobber的quote follow-up guide for home service businesses建议在发送报价后两天内进行首次跟进，在报价后约一周进行第二次跟进，在报价失效前24至48小时进行最后一次提醒，如果在第三次跟进后仍无回复则进行结案处理。结合上述模板，这就为每份报价提供了一个阶梯策略：

根据工作规模调整间隔时间：整个厨房的翻新值得在首次正式跟进前等待一周，而两小时的维修则可以加快节奏。如果客户给出了他们自己的决定日期，请在该日期前一个工作日进行跟进，并跳过阶梯策略的其余部分。我们关于撰写follow up email after no response的指南涵盖了此阶梯策略背后的节奏规则。

Gmail的两个功能让执行这个阶梯策略变得毫不费力：

• 模板。 一次性保存这五条信息。Google的Gmail templates help page解释说，模板仅在计算机上的Gmail中可用，您可以在“设置”、“查看所有设置”、“高级”，然后是“模板”下启用它们，并且可以通过撰写窗口中的“更多选项”菜单将草稿保存为模板。删除的模板无法恢复，因此请保留备份。
• 定时发送。 在发送报价后立即写好第2天的确认邮件并定时发送。Google的schedule send help page指出，您最多可以有100封定时邮件，它们会根据您设置时所在的时区发送，取消定时发送会将其变回草稿，因此您可以在客户回复的瞬间撤回跟进邮件。

利用打开信号选择合适的报价跟进方式

阶梯策略告诉您何时写信。打开信号则告诉您写些什么。Mail Track为Gmail添加了已读回执，因此在每份发送的报价旁边，您都可以看到它是否被打开、打开的次数和时间，无论是在桌面端还是在Gmail移动应用中。免费计划可跟踪无限量的邮件，并在被跟踪的邮件中添加一个可见的小签名，而高级计划则提供隐形跟踪器。这在三个方面改变了阶梯策略。

三天后未打开。 不要发送模板2，因为没有人看到您要补充的信息。在同一个邮件对话中重新发送报价并附上一句话说明，仔细检查地址，并考虑是否是PDF或主题行导致邮件进入了垃圾邮件箱。如果两天后仍然没有任何动静，请打电话。

打开一次后便杳无音信。 报价已送达人工手中。发送模板1，或者如果已经过了一周，发送模板4。

多次打开，或在不同日期打开。 有人正在将您的报价与其他报价进行比较，或者将其转发给合伙人、老板或财务团队。这位客户值得您提供通话机会和第二种方案，这正是模板2和4的作用。在有效期前反复打开通常意味着即将做出决定，因此模板3可以更简短、更温和。在您跟进后几分钟内打开意味着客户现在正在关注，因此在采取下一步行动之前给他们一天的时间。

无论您看到什么，都请保密。“我注意到您打开了报价”听起来像是在监视，会让客户产生防备心理。利用这个信号来选择信息，而不是用来表明立场。

打开操作能证明什么，不能证明什么

正如Google关于images in Gmail的页面所解释的那样，Gmail默认自动显示图片，因此在Gmail中阅读的客户的打开操作通常会显示出来。但Google也会在图片到达读者之前对其进行扫描，其他邮件应用可能会预加载或完全屏蔽图片，而且任何收件人都可以开启“显示外部图片前询问”。打开意味着您的信息已在邮箱中显示。它并不能证明有人仔细研究了总价或有效期，而没有打开记录可能仅仅意味着图片被关闭了。我们关于how accurate email tracking is的指南详细介绍了每种情况。

Gmail原生的已读回执并不能填补这一空白。Google的read receipt help page指出，它们仅适用于工作或学校帐户，收件人可能需要批准它们，而且回执并不总是意味着邮件已被阅读。

导致错失业务的错误

• 在首次跟进时打折。 在客户提出价格问题之前就降价，会让他们觉得您的报价水分很大。请先提供其他方案、分期选项或开工日期。
• 毫无理由地跟进。 “只是随便问问”是在要求客户替您思考。上面的每个模板都为他们提供了一些实质内容。
• 每天跟进。 一周内有两条未获回复的信息会被视为施压。遵循阶梯策略，并随着时间的推移逐渐拉大间隔。

一旦报价被接受，同样的习惯（清晰的参考信息、单一的请求和合理的节奏）将直接延续到您发出发票时的payment reminder emails中。

常见问题解答

结论

一封优秀的报价跟进邮件应该简短，包含客户能看懂的理由，并在客户沉默的恰当节点送达：确认进度、提供新信息、价格失效前的提醒、一个直接的问题，最后是一封礼貌的结案通知。在Gmail中保存这些模板，在发送报价时定时发送第一封跟进邮件，并让打开信号告诉您是应该重新发送、提问还是提供通话机会。Mail Track 可以在Gmail内向您显示报价何时被打开，从而确保您发送的下一条信息恰到好处。