อีเมลติดตามผลหลังการสัมภาษณ์: จังหวะเวลา เทมเพลต และสัญญาณการเปิดอ่าน

การสัมภาษณ์ผ่านไปได้ด้วยดี คุณกล่าวขอบคุณที่หน้าประตูหรือปิดวิดีโอคอล และตอนนี้ความเงียบก็เริ่มต้นขึ้น อีเมลติดตามผลหลังการสัมภาษณ์ (follow up email after interview) คือสิ่งเดียวที่ยังอยู่ในมือคุณ และมันจะได้ผลดีที่สุดเมื่อส่งเป็นลำดับสั้นๆ แทนที่จะเป็นข้อความที่เต็มไปด้วยความกังวลเพียงข้อความเดียว โดยเริ่มจากจดหมายขอบคุณภายใน 24 ชั่วโมง การสอบถามความคืบหน้าเมื่อเลยวันที่พวกเขากำหนดไว้ และส่งอีเมลอีกเพียงหนึ่งฉบับในสัปดาห์ถัดไป ข้อความแต่ละฉบับมีหน้าที่ ความยาว และช่วงเวลาที่เหมาะสมของตัวเอง

คู่มือนี้จะมอบกำหนดการดังกล่าว เทมเพลตสำหรับอีเมลแต่ละฉบับ และฟีเจอร์ของ Gmail ที่ช่วยให้คุณส่งได้ตรงเวลา นอกจากนี้ยังตอบคำถามที่ผู้สมัครทุกคนสงสัยหลังจากกดส่ง นั่นคือพวกเขาเปิดอ่านหรือยัง Mail Track for Gmail ซึ่งเป็นส่วนขยายของ Chrome และส่วนเสริมของ Google Workspace จะแสดงให้เห็นว่าอีเมลที่ส่งไปถูกเปิดอ่านเมื่อใดภายใน Gmail สัญญาณดังกล่าวช่วยให้คุณกำหนดเวลาสำหรับขั้นตอนต่อไปได้ คู่มือนี้จะบอกอย่างตรงไปตรงมาว่าขอบเขตของมันสิ้นสุดที่ตรงไหน

ควรติดตามผลหลังการสัมภาษณ์เมื่อใด: ลำดับเวลาของอีเมลสามฉบับ

กฎ 24 ชั่วโมงนั้นแทบจะเป็นมาตรฐานสากล สำนักงานแนะแนวอาชีพของ Harvard Law School บอกให้ผู้สมัคร เขียนจดหมายหรืออีเมลขอบคุณภายใน 24 ชั่วโมง หลังการสัมภาษณ์ และเสริมว่าการส่งทางอีเมลเป็นเรื่องปกติและเป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ คู่มือของ Indeed เกี่ยวกับ อีเมลติดตามผลหลังการสัมภาษณ์ ก็ให้กรอบเวลาเดียวกัน จากนั้นจึงมอบเวลาให้กับผู้สัมภาษณ์ โดยให้รอจนกว่าจะผ่านกำหนดเวลาที่พวกเขาให้ไว้ก่อนที่จะส่งอีเมลอีกครั้ง และให้ถือว่าความเงียบสองสัปดาห์เป็นจุดที่ควรต้องมีการสอบถามความคืบหน้าอย่างชัดเจน

เมื่อไม่มีใครกำหนดวันให้คุณ หนึ่งสัปดาห์คือเกณฑ์มาตรฐานทั่วไป ศูนย์แนะแนวอาชีพของ University of Kentucky ในคู่มือเกี่ยวกับ อีเมลติดตามผลครั้งที่สองหลังการสัมภาษณ์ แนะนำให้สอบถามความคืบหน้าอย่างสุภาพหากคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับภายในหนึ่งสัปดาห์ จากนั้นให้รออย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์เต็มหลังจากนั้นก่อนที่จะส่งข้อความที่สอง ผู้สรรหาบุคลากรที่ถูกอ้างอิงกล่าวไว้อย่างชัดเจนว่า การติดตามผลครั้งที่สอง “ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องแย่หรือดูสิ้นหวังเสมอไป” มันเป็นเรื่องของจังหวะเวลาและการจัดกรอบเนื้อหา สำหรับกฎทั่วไปเบื้องหลังกรอบเวลาเหล่านี้ โปรดดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ ควรต้องรอนานแค่ไหนก่อนที่จะติดตามผลทางอีเมล

จดหมายขอบคุณสำคัญจริงๆ หรือไม่?

สำคัญมากกว่าที่ผู้สมัครส่วนใหญ่คาดคิด ในการสำรวจผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลในสหรัฐอเมริกากว่า 300 คนโดย Robert Half พบว่า ร้อยละ 80 กล่าวว่าพวกเขานำข้อความขอบคุณมาพิจารณา เมื่อตัดสินใจว่าจะจ้างใคร แต่พวกเขาได้รับจดหมายจากผู้สมัครเพียงร้อยละ 24 ซึ่งลดลงจากร้อยละ 51 ในปี 2007 อีเมลได้รับการระบุว่าเป็นช่องทางที่เหมาะสมโดยร้อยละ 94 ของผู้ตอบแบบสอบถาม การสำรวจในภายหลังโดย TopResume กับนายจ้างและผู้สรรหาบุคลากร 316 คนนั้นมีตัวเลขที่ลดลงมา โดย ร้อยละ 51 กล่าวว่าจดหมายขอบคุณมีผลต่อการตัดสินใจของพวกเขา และมีเพียงร้อยละ 6 เท่านั้นที่เคยปฏิเสธผู้สมัครเพราะไม่ได้ส่งจดหมายขอบคุณ เมื่อพิจารณาร่วมกันแล้วสรุปได้ว่า จดหมายขอบคุณแทบจะไม่ทำให้คุณเสียโอกาสในการได้งาน และมันมักจะช่วยคุณได้เสมอ

วิธีส่งอีเมลติดตามผลหลังการสัมภาษณ์แบบทีละขั้นตอน

ขั้นตอนเจ็ดประการเดียวกันนี้ใช้สร้างอีเมลได้ทั้งสามฉบับ มีเพียงคำขอเท่านั้นที่เปลี่ยนไป

1. เขียนถึงบุคคลที่ถูกต้อง ขอบคุณผู้สัมภาษณ์แต่ละคน หรือส่งจดหมายรวมหนึ่งฉบับถึงคณะกรรมการ ตามที่สำนักงานแนะแนวอาชีพของ Harvard แนะนำ ส่งคำถามเกี่ยวกับสถานะไปยังผู้ติดต่อหลักของคุณ ซึ่งมักจะเป็นผู้สรรหาบุคลากรหรือผู้ประสานงาน ไม่ใช่ส่งถึงคณะกรรมการทั้งหมด
2. ใส่ตำแหน่งงานในหัวข้ออีเมล Indeed แนะนำให้ระบุชื่อตำแหน่งงานที่คุณสัมภาษณ์ เช่น “สอบถามความคืบหน้าสำหรับตำแหน่งผู้ประสานงานการตลาด” จะบอกผู้อ่านที่กำลังยุ่งว่านี่คืออีเมลเรื่องอะไร รายการตัวอย่าง หัวข้ออีเมลขอบคุณ ของเราครอบคลุมรายละเอียดของจดหมายขอบคุณไว้แล้ว
3. เปิดเรื่องด้วยชื่อของพวกเขาและคำขอบคุณ ประโยคแรก ให้ขอบคุณพวกเขาที่สละเวลา พร้อมระบุวันหรือรูปแบบการสัมภาษณ์หากสิ่งนั้นช่วยให้พวกเขาจำคุณได้
4. กล่าวถึงช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงหนึ่งช่วง คำถามที่พวกเขาถาม โปรเจกต์ที่พวกเขาอธิบาย หรือข้อกังวลที่คุณต้องการตอบให้ดีกว่าที่คุณทำในห้องสัมภาษณ์ นี่คือสิ่งที่ทำให้จดหมายของคุณแตกต่างจากของคนอื่นๆ
5. ระบุสิ่งที่คุณต้องการในประโยคเดียว ในจดหมายขอบคุณ นั่นคือความสนใจอย่างต่อเนื่องของคุณ ในการสอบถามความคืบหน้า มันคือคำถามเกี่ยวกับสถานะ เช่น มีการกำหนดวันตัดสินใจแล้วหรือไม่
6. เขียนให้สั้นกระชับ หนึ่งย่อหน้าสำหรับการสอบถามความคืบหน้า และไม่เกินสองย่อหน้าสำหรับจดหมายขอบคุณ พร้อมข้อเสนอที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากพวกเขาต้องการ
7. ส่งในช่วงเวลาทำการของพวกเขา จดหมายที่เขียนตอนเที่ยงคืนก็ควรจะไปถึงตอนเก้าโมงเช้า ฟีเจอร์ Schedule send ของ Gmail ซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง สามารถทำสิ่งนั้นได้

เทมเพลตอีเมลติดตามผลการสัมภาษณ์

เปลี่ยนส่วนที่อยู่ในวงเล็บและตัดสิ่งที่ไม่เป็นตัวคุณออกไป

จดหมายขอบคุณที่สั้นและน่าประทับใจ (ภายใน 24 ชั่วโมง)

หัวข้ออีเมล: ขอบคุณสำหรับการสัมภาษณ์ตำแหน่ง [role]

สวัสดี [Name]

ขอบคุณที่สละเวลาพูดคุยกับฉันเมื่อเช้านี้เกี่ยวกับตำแหน่ง [role] ฉันรู้สึกยินดีที่ได้ฟังว่าทีมจัดการกับ [specific topic you discussed] อย่างไร และมันทำให้ฉันมั่นใจมากขึ้นว่าประสบการณ์ของฉันเกี่ยวกับ [relevant skill or project] จะเป็นประโยชน์ตั้งแต่วันแรก

หากมีสิ่งใดเพิ่มเติมที่ฉันสามารถส่งให้คุณได้ ฉันยินดีที่จะทำเช่นนั้น ฉันรอคอยที่จะได้รับการติดต่อจากคุณ

ขอแสดงความนับถือ [Your name]

การสอบถามความคืบหน้าเมื่อเลยวันที่พวกเขากำหนดไว้

หัวข้ออีเมล: สอบถามความคืบหน้าสำหรับตำแหน่ง [role]

สวัสดี [Name]

เมื่อเราพูดคุยกันในวันที่ [date] คุณได้กล่าวว่าคุณคาดว่าจะตัดสินใจในช่วงประมาณวันที่ [date they gave] ฉันจึงอยากสอบถามว่ามีการอัปเดตใดๆ เกี่ยวกับกำหนดการหรือไม่ และฉันสามารถให้ข้อมูลใดเพิ่มเติมได้อีกหรือไม่ เช่น บุคคลอ้างอิง

ฉันยังคงสนใจในตำแหน่งนี้และสนใจที่จะร่วมงานกับทีมของคุณเป็นอย่างมาก

ขอบคุณ [Your name]

อีเมลติดตามผลครั้งที่สองหลังการสัมภาษณ์ ในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา

หัวข้ออีเมล: ติดตามผลสำหรับตำแหน่ง [role]

สวัสดี [Name]

ฉันต้องการติดตามผลอีกครั้งเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ของฉันสำหรับตำแหน่ง [role] เมื่อวันที่ [date] ฉันเข้าใจดีว่าการตัดสินใจจ้างงานต้องใช้เวลา ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องตอบกลับโดยละเอียด หากตำแหน่งนี้ได้คนแล้วหรือกำหนดการมีการเปลี่ยนแปลง ฉันจะรู้สึกขอบคุณมากหากได้รับทราบเพื่อจะได้วางแผนได้อย่างเหมาะสม

ไม่ว่าผลจะเป็นอย่างไร ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการพูดคุย

ขอแสดงความนับถือ [Your name]

หลังจากฉบับนี้ ให้หยุด ข้อความที่สามแทบจะไม่เปลี่ยนการตัดสินใจและมักจะเปลี่ยนความประทับใจไปในทางที่แย่ลง

อีเมลติดตามผลหลังการสัมภาษณ์แล้วไม่มีการตอบกลับ: ความเงียบหมายถึงอะไร

ความเงียบแทบจะไม่ใช่คำตัดสิน คู่มือของ University of Kentucky ตั้งข้อสังเกตว่ากระบวนการจ้างงานจำนวนมากใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ และคำแนะนำของ Indeed เกี่ยวกับ อีเมลติดตามผลครั้งที่สอง คือการให้เวลาบริษัทอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ระหว่างข้อความ เพื่อให้พวกเขามีเวลาสัมภาษณ์ผู้สมัครคนอื่นๆ และประเมินของคุณ งบประมาณอาจถูกระงับ สมาชิกคณะกรรมการอาจลางาน หรืออาจมีการเขียนรายละเอียดตำแหน่งงานใหม่ ซึ่งไม่มีสิ่งใดเหล่านั้นปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ

สิ่งที่คุณควบคุมได้คือข้อความที่ทำลายความเงียบนั้น ให้เขียนเพียงไม่กี่ประโยค ถามคำถามอย่างมากหนึ่งหรือสองข้อ (Indeed แนะนำว่า “คุณได้คนสำหรับตำแหน่งนี้แล้วหรือยัง” หรือ “คุณมีเวลาโดยประมาณสำหรับการตัดสินใจขั้นสุดท้ายหรือไม่”) ยืนยันความสนใจของคุณอีกครั้ง และอย่าแสดงความหงุดหงิดออกมาให้เห็น ประโยคอย่างเช่น “แค่อยากรู้ว่าคุณยังจำฉันได้ไหม” จะดูเหมือนเป็นการประชดประชัน

สองสิ่งที่ไม่ควรทำในขณะที่คุณรอ:

• อย่าขยายกลุ่มผู้รับ การเขียนถึงผู้สัมภาษณ์ทุกคน หรือเขียนถึงผู้จัดการของผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน จะเปลี่ยนการสอบถามความคืบหน้าอย่างสุภาพให้กลายเป็นการกดดัน
• อย่าหยุดสมัครงาน การสำรวจของ TopResume จัดอันดับการไม่ติดตามผลไว้ที่อันดับ 15 จากข้อผิดพลาดในการสัมภาษณ์ 17 ประการ ซึ่งหมายความว่าการติดตามผลมีความสำคัญ แต่มันไม่ได้เป็นตัวตัดสินผลลัพธ์

คุณสามารถรู้ได้หรือไม่ว่าผู้สัมภาษณ์เปิดอ่านอีเมลของคุณ?

ใบตอบรับการอ่าน (read receipts) ที่มีอยู่ใน Gmail ไม่ใช่คำตอบสำหรับคนหางานส่วนใหญ่ หน้าความช่วยเหลือของ Google เกี่ยวกับ ใบตอบรับการอ่านใน Gmail ระบุว่าฟีเจอร์นี้มีให้ใช้งานเฉพาะบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนเท่านั้น และไม่สามารถใช้กับบัญชีส่วนตัว @gmail.com ได้ ผู้รับอาจต้องอนุมัติใบตอบรับด้วย และ Google ยังเสริมอีกว่าการได้รับใบตอบรับ “ไม่ได้หมายความว่าผู้รับอ่านข้อความของคุณเสมอไป”

เครื่องมือติดตามอีเมลสามารถเข้ามาเติมเต็มช่องว่างนี้ได้ Mail Track จะเพิ่มใบตอบรับการอ่านลงใน Gmail ซึ่งรวมถึงบัญชีส่วนตัวด้วย โดยเครื่องหมายถูกสองตัวจะปรากฏบนอีเมลที่ส่งไปเมื่อมันถูกเปิดอ่าน พร้อมจำนวนครั้งที่เปิดและเวลาของการเปิดแต่ละครั้ง และคุณสามารถรับการแจ้งเตือนแบบพุชบนเดสก์ท็อปหรือมือถือได้ แผนบริการฟรีสามารถติดตามอีเมลได้ไม่จำกัดและจะเพิ่มลายเซ็นเล็กๆ ที่มองเห็นได้เพื่อบอกผู้รับว่าอีเมลนี้ถูกติดตาม ในขณะที่แผนแบบชำระเงินจะใช้ตัวติดตามที่มองไม่เห็นและไม่มีลายเซ็น สำหรับการหางาน ให้ตัดสินใจว่าคุณสะดวกใจกับแบบใดก่อนที่คุณจะส่งจดหมายขอบคุณ

การเปิดอ่านบอกและไม่ได้บอกอะไรคุณบ้าง

การเปิดอ่านคือสัญญาณบอกเวลา ไม่ใช่คำตัดสิน ข้อจำกัดสามประการนี้มีผลกับเครื่องมือติดตามทุกตัว:

• การเปิดอ่านภายในไม่กี่วินาทีหลังจากการส่งมักจะเป็นฝีมือของเครื่องจักร ตัวกรองความปลอดภัยขององค์กรจะโหลดรูปภาพก่อนที่คนจะทำ ให้นับเฉพาะการเปิดอ่านที่เกิดขึ้นในอีกหลายนาทีหรือหลายชั่วโมงต่อมา
• ไม่มีการเปิดอ่านไม่ได้หมายความว่าไม่ได้อ่าน ผู้ใช้ Gmail ทุกคนสามารถเปิดใช้งาน “ถามก่อนแสดงรูปภาพภายนอก” ในการตั้งค่าได้ ตามที่หน้าของ Google เกี่ยวกับ รูปภาพใน Gmail อธิบายไว้ และ Gmail จะระงับรูปภาพไว้เมื่อพบว่าข้อความนั้นน่าสงสัย Google ยังระบุด้วยว่าผู้ส่งไม่สามารถใช้การโหลดรูปภาพเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์หรือตำแหน่งที่ตั้งของผู้อ่านได้ ดังนั้นเครื่องมือติดตามจึงให้ข้อมูลเวลาแก่คุณ ไม่ใช่สถานที่
• การเปิดอ่านซ้ำๆ แสดงถึงความสนใจ ไม่ใช่เจตนา การสอบถามความคืบหน้าที่ถูกเปิดอ่านสามครั้งในตอนเช้าอาจหมายความว่าชื่อของคุณถูกพูดถึงในบทสนทนา แต่มันไม่ได้บอกว่าผลลัพธ์เป็นไปในทิศทางใด

คู่มือของเราเกี่ยวกับ การติดตามอีเมลมีความแม่นยำแค่ไหน จะอธิบายรายละเอียดในแต่ละกรณีเหล่านี้

วิธีใช้สัญญาณในการหางาน

• จดหมายขอบคุณถูกเปิดอ่าน แต่ไม่มีการตอบกลับ เป็นเรื่องปกติ ผู้สัมภาษณ์น้อยคนนักที่จะตอบกลับจดหมายขอบคุณ ไม่ต้องทำอะไรจนกว่าจะเลยวันที่พวกเขากำหนดไว้
• การสอบถามความคืบหน้าถูกเปิดอ่านสองครั้ง แล้วก็เงียบไป อีเมลของคุณไปถึงบุคคลนั้นแล้วและอาจกำลังรอการตัดสินใจจากเบื้องบน ให้รอจนครบสัปดาห์ก่อนที่จะติดตามผลครั้งที่สอง
• ไม่มีการเปิดอ่านเลยหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ รูปภาพอาจถูกบล็อก หรือผู้สรรหาบุคลากรอาจไม่อยู่ ให้ส่งอีเมลฉบับถัดไปตามกำหนดการอยู่ดี โดยอาจส่งถึงผู้ประสานงานที่ทำการนัดหมายการสัมภาษณ์

ฟีเจอร์ของ Gmail ที่ช่วยให้ติดตามผลได้ตรงเวลา

Schedule send (ตั้งเวลาส่ง)

เขียนจดหมายขอบคุณในตอนเย็นของวันสัมภาษณ์ ในขณะที่รายละเอียดต่างๆ ยังคงสดใหม่ และให้ Gmail จัดส่งในตอนเช้า หน้าความช่วยเหลือของ Google เกี่ยวกับ การตั้งเวลาส่งอีเมลใน Gmail อธิบายขั้นตอนไว้ดังนี้ บนคอมพิวเตอร์ ให้เขียนข้อความ คลิกที่ลูกศรชี้ลงเล็กๆ ข้างปุ่ม Send (ส่ง) แล้วเลือก Schedule send (ตั้งเวลาส่ง) คุณสามารถมีอีเมลที่ตั้งเวลาไว้ได้สูงสุด 100 ฉบับ อีเมลเหล่านี้จะถูกส่งออกไปตามเขตเวลาที่คุณตั้งไว้ และอีเมลที่ตั้งเวลาไว้อาจถูกส่งออกไปหลังจากเวลาที่เลือกไว้ไม่กี่นาที หากต้องการเปลี่ยนใจ ให้เปิดป้ายกำกับ Scheduled (ตั้งเวลาไว้) เปิดอีเมลนั้นแล้วคลิก Cancel send (ยกเลิกการส่ง) ซึ่งจะเปลี่ยนอีเมลนั้นกลับไปเป็นฉบับร่าง

Nudges (การช่วยเตือน)

Gmail ยังสามารถเตือนคุณได้เมื่ออีเมลที่ส่งไปไม่มีการตอบกลับ ประกาศเกี่ยวกับการช่วยเตือนของ Gmail ของ Google ในเดือนพฤษภาคม 2018 อธิบายว่า Gmail จะช่วยเตือนผู้ใช้ให้ตอบกลับอีเมลที่พวกเขาอาจพลาดไป และให้ติดตามผลอีเมลที่พวกเขาส่งไปโดยไม่ได้รับการตอบกลับ ฟีเจอร์นี้เปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้นและสามารถปิดได้ในการตั้งค่า Gmail

ให้ถือว่าการช่วยเตือนเป็นตาข่ายนิรภัยมากกว่าที่จะเป็นแผนการหลัก Gmail ไม่รู้ว่าผู้สัมภาษณ์กำหนดวันไหนให้กับคุณ ดังนั้นมันอาจจะเตือนเร็วเกินไป ลำดับเวลาของคุณเอง บวกกับการตั้งเตือนในปฏิทินในวันที่พวกเขาระบุไว้ คือสิ่งที่จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณเขียนอีเมลเร็วเกินไป

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

อีเมลติดตามผลหลังการสัมภาษณ์ที่ดีคือข้อความสั้นๆ สามข้อความตามกำหนดเวลา ได้แก่ จดหมายขอบคุณภายใน 24 ชั่วโมง การสอบถามความคืบหน้าเมื่อเลยวันที่พวกเขากำหนดไว้ และอีเมลอีกหนึ่งฉบับในสัปดาห์ถัดไป อีเมลแต่ละฉบับจะระบุชื่อตำแหน่งงาน กล่าวถึงสิ่งที่มีอยู่จริงจากบทสนทนา และขอเพียงสิ่งเดียว ฟีเจอร์ Schedule send และการช่วยเตือนของ Gmail จะช่วยรักษาเวลาให้แม่นยำ และสัญญาณการเปิดอ่านจาก Mail Track จะบอกคุณว่าข้อความของคุณถูกเปิดดูเมื่อใด เพื่อให้คุณรอคอยโดยไม่ต้องคาดเดามากนัก และเมื่อการตอบกลับมาถึง มันก็ยังคงเป็นคำตอบเดียวที่มีความหมายอย่างแท้จริง