ईमेल पर फॉलो-अप करने से पहले कितना इंतज़ार करें (ट्रैकिंग संकेतों के साथ)

आपने एक ईमेल भेजा, कोई जवाब नहीं आया, और अब आप थ्रेड को घूर रहे हैं और सोच रहे हैं कि कब धैर्य रखना बंद करें और कब दबाव डालना शुरू करें। ईमेल पर फॉलो-अप करने से पहले कितना इंतज़ार करें, इसका ईमानदार जवाब यह है कि यह स्थिति पर निर्भर करता है, लेकिन कुछ भरोसेमंद समय-सीमाएं अधिकांश मामलों के लिए उपयुक्त हैं। Mail Track for Gmail से ओपन और क्लिक संकेतों को जोड़ें, जो Gmail के भीतर ईमेल ओपन और क्लिक ट्रैकिंग के लिए एक Chrome एक्सटेंशन और Google Workspace ऐड-ऑन है, और आप अनुमान लगाने के बजाय समय को सटीक रूप से निर्धारित कर सकते हैं।

यह गाइड आपको डिफ़ॉल्ट समय-सीमा, उनके पीछे के कारण, कितने फॉलो-अप उचित हैं, और ट्रैकिंग डेटा पर अत्यधिक भरोसा किए बिना उसे कैसे पढ़ें, यह बताएगी।

डिफ़ॉल्ट नियम: 3-5 व्यावसायिक दिनों तक प्रतीक्षा करें

एक सामान्य व्यावसायिक ईमेल के लिए, अंगूठे का सामान्य नियम तीन से पांच व्यावसायिक दिनों तक प्रतीक्षा करना है। Time to Reply तर्क को अच्छी तरह से समझाता है। दो दिनों से कम समय में फॉलो-अप करें तो आप अधीर दिखेंगे। एक सप्ताह से अधिक प्रतीक्षा करें तो थ्रेड शायद नए संदेशों के नीचे दब गया होगा।

व्यावसायिक दिन मायने रखते हैं। गुरुवार दोपहर को भेजे गए ईमेल को सोमवार सुबह तक मुश्किल से एक कार्य दिवस मिला होता है, इसलिए उसी के अनुसार गणना करें।

स्थिति के अनुसार प्रतीक्षा समय

इन्हें नियम नहीं, बल्कि शुरुआती बिंदु मानें:

• मीटिंग या कॉल के बाद: बातचीत ताज़ा रहने के दौरान एक दिन के भीतर फॉलो-अप करें।
• सामान्य व्यावसायिक ईमेल या प्रश्न: 3-5 व्यावसायिक दिन।
• प्रस्ताव या कोटेशन: 3-7 व्यावसायिक दिन, क्योंकि कई लोगों को इसकी समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है।
• नौकरी के लिए आवेदन: 7-10 व्यावसायिक दिन, क्योंकि हायरिंग टीमें उम्मीदवारों की समीक्षा बैचों में करती हैं।
• समय सीमा के साथ तत्काल अनुरोध: समय सीमा करीब होने पर फॉलो-अप करें, और विषय पंक्ति (subject line) में इसका उल्लेख करें।

यदि आपको शब्दों की आवश्यकता है, तो follow up email after no response guide में ऐसे टेम्प्लेट हैं जिन्हें आप अपना सकते हैं।

कितने फॉलो-अप बहुत अधिक हैं?

एक फॉलो-अप अक्सर पर्याप्त नहीं होता है। Nutshell जैसे बिक्री-केंद्रित स्रोत बताते हैं कि सर्वोत्तम परिणाम आमतौर पर कुछ संपर्कों से मिलते हैं, जो कुल मिलाकर लगभग चार से सात होते हैं, और उसके बाद परिणाम तेजी से कम होने लगते हैं। ये संख्याएं विक्रेताओं द्वारा अपने स्वयं के दर्शकों का विश्लेषण करने से आती हैं, इसलिए इन्हें अपने इनबॉक्स के लिए प्रमाण के बजाय दिशा-निर्देश के रूप में उपयोग करें।

एक उचित व्यक्तिगत तालमेल इस तरह दिखता है:

1. पहला ईमेल।
2. 3-5 व्यावसायिक दिनों के बाद पहला फॉलो-अप।
3. 5-7 व्यावसायिक दिनों के बाद दूसरा फॉलो-अप, जिसमें कुछ नया जोड़ें जैसे कि एक छोटा प्रश्न या उपयोगी लिंक।
4. एक विनम्र समापन नोट जो मना करना आसान बनाता है।

उसके बाद रुक जाएं जब तक कि व्यक्ति ने प्रतिक्रिया न दी हो। नौकरी से संबंधित या व्यक्तिगत ईमेल के लिए, एक या दो फॉलो-अप पर्याप्त हैं।

समय को समायोजित करने के लिए ओपन और क्लिक संकेतों का उपयोग करें

प्रतीक्षा समय डिफ़ॉल्ट है। ट्रैकिंग आपको समायोजित करने की अनुमति देती है। email open tracking in Gmail के साथ आप देख सकते हैं कि आपके द्वारा भेजे जाने के बाद संदेश के साथ क्या हुआ:

• एक बार खोला गया, कोई जवाब नहीं: संदेश पहुंच गया। सामान्य समय पर फॉलो-अप करें।
• कई बार खोला गया या कुछ दिनों बाद फिर से खोला गया: विषय पर चर्चा चल रही हो सकती है, इसलिए एक छोटा, उपयोगी फॉलो-अप अक्सर अच्छा काम करता है।
• लिंक पर क्लिक किया गया, कोई जवाब नहीं: रुचि वास्तविक है। लिंक का उल्लेख करें और अगला कदम सुझाएं।
• पूरी अवधि के बाद कभी नहीं खोला गया: उसी संदेश को दोहराने के बजाय एक नई विषय पंक्ति या किसी अन्य चैनल का प्रयास करें।

प्राप्तकर्ता के छोर पर होना भी मायने रखता है। Gmail Nudges feature पुराने भेजे गए संदेशों को “3 दिन पहले भेजा गया। फॉलो-अप करें?” जैसे प्रॉम्प्ट के साथ आपके इनबॉक्स में सबसे ऊपर लाता है। यह केवल आपको याद दिलाता है, यह आपको यह नहीं बताता कि संदेश देखा गया था या नहीं। एक नज (nudge) को ओपन सिग्नल के साथ जोड़ना आपको अधूरी जानकारी पूरी करने में मदद करता है। हमारी follow up email in Gmail guide दिखाती है कि उन्हें कैसे जोड़ना है।

ओपन आपको क्या बता सकते हैं, इसके बारे में ईमानदार रहें

एक ओपन का मतलब ‘पढ़ना’ नहीं है, और कभी-कभी यह कोई इंसान भी नहीं होता है। Apple की मेल प्राइवेसी प्रोटेक्शन कई प्राप्तकर्ताओं के लिए छवियों को प्रीलोड करती है, जो एक ऐसा ओपन रिपोर्ट कर सकती है जो कभी हुआ ही नहीं, जैसा कि Mailchimp’s MPP FAQ बताता है। Gmail भी अपनी प्रॉक्सी के माध्यम से छवियों को लोड करता है। how email tracking pixels work पर हमारा स्पष्टीकरण विवरण को कवर करता है।

व्यावहारिक नियम:

• डिलीवरी के तुरंत बाद एक ओपन स्वचालित हो सकता है। इसे ध्यान का प्रमाण न मानें।
• क्लिक और उत्तर ओपन की तुलना में मजबूत संकेत हैं।
• किसी पर दबाव डालने के लिए कभी भी संकेत का उपयोग न करें। इसका उपयोग केवल बेहतर क्षण और अधिक प्रासंगिक संदेश चुनने के लिए करें।

आप क्या निष्कर्ष निकाल सकते हैं और क्या नहीं, इस पर व्यापक नज़र डालने के लिए, can you tell if someone read your email पढ़ें।

एक सरल फॉलो-अप रूटीन

1. ईमेल भेजें और Mail Track को ओपन और क्लिक रिकॉर्ड करने दें।
2. तारीख नोट करें। कैलेंडर दिनों के बजाय व्यावसायिक दिनों की गणना करें।
3. 3-5 दिन पर, थ्रेड की जांच करें। यदि कोई क्लिक या रिपीट ओपन हुआ है, तो स्वाभाविक रूप से उसका संदर्भ लें। यदि कोई ओपन नहीं हुआ है, तो विषय पंक्ति को फिर से लिखें।
4. फॉलो-अप को छोटा रखें, जिसमें एक स्पष्ट प्रश्न हो।
5. दो या तीन प्रयासों के बाद रुक जाएं जब तक कि व्यक्ति प्रतिक्रिया न दे।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

निष्कर्ष

ईमेल पर फॉलो-अप करने से पहले कितना इंतज़ार करें, इसका सबसे अच्छा जवाब अधिकांश संदेशों के लिए 3-5 व्यावसायिक दिन है, मीटिंग के बाद एक दिन के भीतर और नौकरी के आवेदनों के लिए 10 दिनों तक है। फॉलो-अप की संख्या को उचित रखें, और ओपन और क्लिक संकेतों को अपने समय को परिष्कृत करने दें, न कि उसे संचालित करने दें। उन संकेतों को सीधे Gmail में देखने के लिए, Mail Track आज़माएं।