ควรรอนานแค่ไหนก่อนจะส่งอีเมลติดตามผล (พร้อมสัญญาณการติดตาม)

คุณส่งอีเมลไปแล้วแต่ไม่มีการตอบกลับ และตอนนี้คุณกำลังจ้องมองเธรดนั้นพร้อมกับสงสัยว่าเมื่อไหร่ที่ควรหยุดอดทนและเริ่มรุกคืบ คำตอบที่ตรงไปตรงมาสำหรับคำถามที่ว่า ควรรอนานแค่ไหนก่อนจะส่งอีเมลติดตามผล คือขึ้นอยู่กับสถานการณ์ แต่มีกรอบเวลาที่เชื่อถือได้อยู่ไม่กี่ช่วงที่ครอบคลุมกรณีส่วนใหญ่ เพิ่มสัญญาณการเปิดอ่านและการคลิกลิงก์จาก Mail Track for Gmail ซึ่งเป็นส่วนขยาย Chrome และส่วนเสริม Google Workspace สำหรับการติดตามการเปิดอ่านและการคลิกลิงก์ภายใน Gmail แล้วคุณจะสามารถปรับจูนเวลาได้แม่นยำขึ้นแทนที่จะใช้วิธีเดา

คู่มือนี้จะให้กรอบเวลาที่เป็นค่าเริ่มต้น เหตุผลเบื้องหลัง จำนวนการติดตามผลที่เหมาะสม และวิธีอ่านข้อมูลการติดตามโดยไม่เชื่อถือจนเกินไป

กฎพื้นฐาน: รอ 3-5 วันทำการ

สำหรับอีเมลทางธุรกิจทั่วไป กฎทั่วไปคือการรอสามถึงห้าวันทำการ Time to Reply อธิบายตรรกะนี้ไว้ได้ดี หากติดตามผลภายในไม่ถึงสองวันคุณจะดูเหมือนคนใจร้อน แต่ถ้าเกินหนึ่งสัปดาห์ไปแล้ว เธรดนั้นก็น่าจะจมหายไปอยู่ใต้ข้อความใหม่ๆ แล้ว

วันทำการมีความสำคัญ อีเมลที่ส่งในบ่ายวันพฤหัสบดีจะมีเวลาทำงานเพียงหนึ่งวันกว่าๆ จนถึงเช้าวันจันทร์ ดังนั้นควรนับเวลาให้เหมาะสม

กรอบเวลาการรอตามสถานการณ์

ให้ถือว่าสิ่งเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่กฎตายตัว:

• หลังการประชุมหรือการโทร: ติดตามผลภายในหนึ่งวันในขณะที่บทสนทนายังสดใหม่
• อีเมลธุรกิจทั่วไปหรือคำถาม: 3-5 วันทำการ
• ข้อเสนอหรือใบเสนอราคา: 3-7 วันทำการ เนื่องจากอาจต้องใช้เวลาให้หลายคนตรวจสอบ
• การสมัครงาน: 7-10 วันทำการ เนื่องจากทีมสรรหาจะตรวจสอบผู้สมัครเป็นกลุ่มๆ
• คำขอเร่งด่วนที่มีกำหนดเวลา: ติดตามผลเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลา และระบุไว้ในหัวข้ออีเมล

หากคุณต้องการถ้อยคำที่เหมาะสม คู่มืออีเมลติดตามผลหลังไม่ได้รับการตอบกลับ มีเทมเพลตที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้

ติดตามผลกี่ครั้งถึงจะมากเกินไป?

การติดตามผลเพียงครั้งเดียวมักไม่เพียงพอ แหล่งข้อมูลด้านการขายอย่าง Nutshell รายงานว่าผลลัพธ์ที่ดีที่สุดมักมาจากการติดต่อประมาณ 4-7 ครั้งโดยรวม และผลตอบแทนจะลดลงอย่างมากหลังจากนั้น ตัวเลขเหล่านี้มาจากผู้ขายที่วิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายของตนเอง ดังนั้นให้ใช้เป็นแนวทางแทนที่จะเป็นข้อพิสูจน์สำหรับกล่องจดหมายของคุณเอง

จังหวะการติดตามผลส่วนบุคคลที่สมเหตุสมผลมีลักษณะดังนี้:

1. อีเมลฉบับแรก
2. ติดตามผลครั้งแรกหลังจากผ่านไป 3-5 วันทำการ
3. ติดตามผลครั้งที่สองหลังจากผ่านไป 5-7 วันทำการ โดยเพิ่มข้อมูลใหม่ เช่น คำถามสั้นๆ หรือลิงก์ที่มีประโยชน์
4. ข้อความปิดท้ายที่สุภาพซึ่งเปิดโอกาสให้ปฏิเสธได้ง่าย

หยุดหลังจากนั้นเว้นแต่ว่าอีกฝ่ายจะมีการตอบสนอง สำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานหรือเรื่องส่วนตัว การติดตามผลหนึ่งหรือสองครั้งก็เพียงพอแล้ว

ใช้สัญญาณการเปิดอ่านและการคลิกลิงก์เพื่อปรับเวลา

กรอบเวลาการรอเป็นค่าเริ่มต้น แต่การติดตามช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนได้ ด้วย การติดตามการเปิดอีเมลใน Gmail คุณสามารถเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อความหลังจากที่คุณส่งไปแล้วคร่าวๆ:

• เปิดอ่านครั้งเดียว ไม่มีคำตอบ: ข้อความถึงผู้รับแล้ว ให้ติดตามผลตามเวลาปกติ
• เปิดอ่านหลายครั้งหรือเปิดซ้ำหลังจากผ่านไปสองสามวัน: หัวข้อนั้นอาจกำลังอยู่ระหว่างการหารือ ดังนั้นการติดตามผลสั้นๆ ที่เป็นประโยชน์มักจะได้รับผลตอบรับที่ดี
• คลิกลิงก์แล้ว ไม่มีคำตอบ: ความสนใจมีอยู่จริง ให้กล่าวถึงลิงก์นั้นและเสนอขั้นตอนถัดไป
• ไม่เคยเปิดอ่านเลยหลังจากผ่านกรอบเวลาไปแล้ว: ลองเปลี่ยนหัวข้ออีเมลหรือใช้ช่องทางอื่นแทนการส่งข้อความเดิมซ้ำ

การเป็นผู้รับก็มีความสำคัญเช่นกัน ฟีเจอร์ Gmail Nudges จะนำข้อความเก่าที่คุณส่งไปกลับมาไว้ที่ด้านบนของกล่องจดหมายพร้อมคำเตือน เช่น “ส่งไปเมื่อ 3 วันที่แล้ว ติดตามผลไหม?” มันทำหน้าที่เพียงเตือนคุณเท่านั้น ไม่ได้บอกว่าข้อความถูกเปิดอ่านหรือไม่ การจับคู่การเตือนกับสัญญาณการเปิดอ่านจะช่วยให้คุณได้ข้อมูลที่ครบถ้วน คู่มืออีเมลติดตามผลใน Gmail ของเราแสดงวิธีรวมทั้งสองอย่างเข้าด้วยกัน

ซื่อสัตย์กับสิ่งที่การเปิดอ่านบอกคุณได้

การเปิดอ่านไม่ได้หมายถึงการอ่านเสมอไป และบางครั้งก็ไม่ใช่ฝีมือของมนุษย์ ฟีเจอร์ Mail Privacy Protection ของ Apple จะโหลดรูปภาพล่วงหน้าสำหรับผู้รับหลายคน ซึ่งอาจรายงานว่ามีการเปิดอ่านทั้งที่ไม่มีการเปิดจริง ตามที่ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ MPP ของ Mailchimp อธิบายไว้ Gmail ก็โหลดรูปภาพผ่านพร็อกซีของตัวเองเช่นกัน คำอธิบายของเราเรื่อง พิกเซลการติดตามอีเมลทำงานอย่างไร ครอบคลุมรายละเอียดในส่วนนี้

กฎที่ควรนำไปใช้:

• การเปิดอ่านทันทีหลังส่งอาจเป็นระบบอัตโนมัติ อย่าถือว่าเป็นหลักฐานของความสนใจ
• การคลิกและการตอบกลับเป็นสัญญาณที่ชัดเจนกว่าการเปิดอ่าน
• อย่าใช้สัญญาณเพื่อกดดันใคร ให้ใช้เพื่อเลือกช่วงเวลาที่ดีขึ้นและข้อความที่เกี่ยวข้องมากขึ้นเท่านั้น

สำหรับมุมมองที่กว้างขึ้นว่าคุณสามารถสรุปอะไรได้บ้างและไม่ได้บ้าง โปรดอ่าน คุณสามารถบอกได้หรือไม่ว่ามีคนอ่านอีเมลของคุณแล้ว

กิจวัตรการติดตามผลที่เรียบง่าย

1. ส่งอีเมลและปล่อยให้ Mail Track บันทึกการเปิดอ่านและการคลิกลิงก์
2. จดบันทึกวันที่ นับเป็นวันทำการ ไม่ใช่วันตามปฏิทิน
3. ในวันที่ 3-5 ให้ตรวจสอบเธรด หากมีการคลิกหรือการเปิดซ้ำ ให้กล่าวถึงเรื่องนั้นอย่างเป็นธรรมชาติ หากไม่มีการเปิดอ่าน ให้ปรับปรุงหัวข้ออีเมลใหม่
4. รักษาการติดตามผลให้สั้น โดยมีคำถามที่ชัดเจนเพียงข้อเดียว
5. หยุดหลังจากพยายามไปสองหรือสามครั้ง เว้นแต่ว่าอีกฝ่ายจะมีการตอบสนอง

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

คำตอบที่ดีที่สุดสำหรับคำถามที่ว่าควรรอนานแค่ไหนก่อนจะส่งอีเมลติดตามผลคือ 3-5 วันทำการสำหรับข้อความส่วนใหญ่ ภายในหนึ่งวันหลังการประชุม และสูงสุด 10 วันสำหรับการสมัครงาน จำนวนการติดตามผลควรมีความสมเหตุสมผล และปล่อยให้สัญญาณการเปิดอ่านและการคลิกลิงก์ช่วยปรับเวลาของคุณโดยไม่ต้องเป็นตัวกำหนดทั้งหมด หากต้องการเห็นสัญญาณเหล่านั้นภายใน Gmail ลองใช้ Mail Track