อีเมลติดตามผลหลังสมัครงาน: ควรส่งเมื่อไหร่และใช้สัญญาณการเปิดอ่านอย่างไร

คุณส่งใบสมัครไปแล้ว นั่งรีเฟรชกล่องจดหมายอยู่หลายวันแต่ก็ไม่มีอะไรเกิดขึ้น อีเมลติดตามผลหลังสมัครงาน เป็นวิธีที่สุภาพในการทำลายความเงียบนั้น แต่จังหวะเวลาและน้ำเสียงจะเป็นตัวตัดสินว่ามันจะช่วยคุณหรือทำให้สถานการณ์แย่ลง สิ่งที่ยากที่สุดคือการไม่รู้เลยว่ามีใครได้เห็นข้อความแรกของคุณบ้างหรือไม่

คู่มือนี้จะครอบคลุมถึงเวลาที่ควรติดตามผล สิ่งที่ควรเขียน และวิธีที่สัญญาณการเปิดอ่านจาก Mail Track for Gmail ซึ่งเป็นส่วนขยายของ Chrome และ Add-on ของ Google Workspace สำหรับติดตามการเปิดและคลิกอีเมลภายใน Gmail จะช่วยให้คุณเลือกจังหวะเวลาที่เหมาะสมได้ นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงสิ่งที่สัญญาณเหล่านั้นบอกคุณไม่ได้ เพราะเป็นเรื่องง่ายที่จะตีความเกินจริง

ควรรอนานแค่ไหนก่อนส่งอีเมลติดตามผล

คำแนะนำด้านอาชีพส่วนใหญ่มีความเห็นที่ค่อนข้างตรงกันในเรื่องของเวลา โดยแนะนำให้รออย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์หลังจากสมัคร และตรวจสอบอีกครั้งในช่วงสองสัปดาห์ The Muse ได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการติดตามผลในแต่ละขั้นตอนของการหางาน และ Careery แนะนำให้ส่งข้อความเตือนครั้งแรกในช่วงวันที่ 8 ถึง 10 และหยุดติดตามหลังจากผ่านไปประมาณ 45 วันที่เงียบหายไป สิ่งเหล่านี้เป็นความเห็นของผู้เชี่ยวชาญมากกว่าจะเป็นกฎตายตัว ดังนั้นให้ถือว่าเป็นช่วงเวลาเริ่มต้นเท่านั้น

มีปัจจัยสามประการที่สำคัญกว่าจำนวนวันที่แน่นอน:

• ประกาศรับสมัครเป็นตัวกำหนด: หากประกาศระบุวันตัดสินใจหรือบอกว่า “ไม่ต้องติดตามผล” ให้เคารพกติกานั้น
• ขนาดของนายจ้าง: บริษัทขนาดใหญ่และหน่วยงานภาครัฐมักมีกระบวนการที่ช้ากว่า ดังนั้นควรเผื่อเวลาไว้ที่สองสัปดาห์หรือมากกว่านั้น
• วันปิดรับสมัคร: หากมีการกำหนดวันปิดรับสมัครไว้ ให้รอจนกว่าจะผ่านไปสองสามวันหลังจากวันนั้น เพราะในช่วงแรกอาจจะยังไม่มีใครอ่านใบสมัครของคุณ

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำถามเรื่องการรอคอยโดยทั่วไป โปรดดู ระยะเวลาที่ควรรอก่อนติดตามผลอีเมล

สิ่งที่ควรใส่ในอีเมลติดตามผล

การติดตามผลที่ดีควรสั้นพอที่จะอ่านจบได้ในสิบวินาที รีครูทเตอร์ต้องจัดการกับข้อความจำนวนมาก ดังนั้นจงทำให้การตอบกลับเป็นเรื่องง่าย

1. หัวข้ออีเมลที่ระบุชื่อตำแหน่ง: ตัวอย่างเช่น “ติดตามผล: ใบสมัครตำแหน่ง Product Designer” เพื่อให้รีครูทเตอร์สามารถจับคู่กับตำแหน่งงานที่เปิดรับได้อย่างรวดเร็ว
2. บริบทหนึ่งบรรทัด: ระบุว่าคุณสมัครเมื่อไหร่และสำหรับตำแหน่งใด
3. คุณค่าหนึ่งบรรทัด: ระบุจุดแข็งเฉพาะตัวที่เหมาะสมกับงาน ไม่ใช่การคัดลอกเรซูเม่ของคุณมาใส่
4. คำถามที่ชัดเจนหนึ่งข้อ: ถามเกี่ยวกับกรอบเวลาหรือสอบถามว่าต้องการข้อมูลอื่นเพิ่มเติมจากคุณหรือไม่
5. การลงท้ายที่สุภาพ: ขอบคุณพวกเขาและลงชื่อของคุณ พร้อมลิงก์ไปยังพอร์ตโฟลิโอหรือโปรไฟล์ของคุณหากเกี่ยวข้อง

เทมเพลตที่คุณสามารถนำไปปรับใช้

หัวข้อ: ติดตามผล: ใบสมัครตำแหน่ง Product Designer

เรียนคุณ Dana,

ฉันได้สมัครตำแหน่ง Product Designer ไปเมื่อวันที่ 6 ตุลาคม และต้องการสอบถามความคืบหน้า ผลงานล่าสุดของฉันในการออกแบบขั้นตอนการชำระเงินใหม่ดูจะใกล้เคียงกับสิ่งที่ทีมระบุไว้ในประกาศรับสมัคร

ไม่ทราบว่ามีกรอบเวลาสำหรับขั้นตอนถัดไปหรือไม่ หรือมีข้อมูลอื่นใดที่ฉันสามารถส่งให้เพิ่มเติมได้บ้างไหมคะ/ครับ?

ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ, Alex

รักษาโทนเสียงให้อบอุ่นและมีความกระตือรือร้น หลีกเลี่ยงวลีเช่น “แค่ทักมาสอบถามอีกครั้ง” หรือ “ฉันยังไม่ได้รับการติดต่อกลับ” ซึ่งฟังดูเหมือนเป็นการกดดัน

คุณสามารถรู้ได้หรือไม่ว่ารีครูทเตอร์เปิดอีเมลของคุณแล้ว?

บางครั้งก็ทำได้ การติดตามการเปิดอ่านทำงานโดยการวางรูปภาพขนาดเล็กที่มองไม่เห็นไว้ในข้อความ เมื่อโปรแกรมอีเมลของผู้รับโหลดรูปภาพนั้น สัญญาณจะถูกบันทึกไว้ เนื่องจาก Gmail แสดงรูปภาพโดยค่าเริ่มต้น ตามที่ หน้าช่วยเหลือของ Google ได้อธิบายไว้ การเปิดอ่านจึงมักจะมองเห็นได้เมื่อผู้รับของคุณใช้ Gmail

นั่นทำให้สัญญาณนี้มีประโยชน์ในการหางานในหลายๆ ด้าน:

• ไม่มีการเปิดอ่านหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์: ข้อความของคุณอาจถูกฝังอยู่ ถูกกรอง หรือส่งไปยังที่อยู่ที่ผิด การติดตามผลสั้นๆ หรือการตรวจสอบข้อมูลการติดต่อเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผล
• เปิดอ่านแล้วแต่ไม่มีการตอบกลับ: ข้อความไปถึงแล้ว รีครูทเตอร์อาจยุ่งอยู่หรือตำแหน่งงานอาจถูกระงับไว้ชั่วคราว ให้รออีกสองสามวันก่อนที่จะส่งข้อความเตือน
• มีการเปิดอ่านหลายครั้งในวันเดียว: อาจมีคนกำลังส่งต่อหรือตรวจสอบบันทึกของคุณ นี่เป็นจังหวะที่ดีที่จะเตรียมตัวให้พร้อม แต่ไม่ใช่เหตุผลที่จะส่งอีเมลไปสามฉบับ

หากคุณใช้ Mail Track คุณจะเห็นสัญญาณเหล่านี้เป็นเครื่องหมายถูกและการแจ้งเตือนภายใน Gmail โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมายของคุณ คู่มือของเราเกี่ยวกับ ใบตอบรับการอ่านของ Gmail จะอธิบายว่าสิ่งนี้แตกต่างจากการร้องขอแบบในตัวอย่างไร

สิ่งที่การเปิดอ่านบอกคุณไม่ได้

นี่คือจุดที่ความซื่อสัตย์มีความสำคัญ เนื่องจากผู้หางานมักจะตีความหมายจากเครื่องหมายถูกเพียงอันเดียวมากเกินไป

• การเปิดอ่านไม่ได้หมายถึงการอ่าน: Gmail จะส่งรูปภาพผ่านเซิร์ฟเวอร์ของ Google และสแกนก่อนส่ง ดังนั้นพิกเซลอาจถูกโหลดโดยที่ไม่มีใครอ่านเนื้อหาจริงๆ บทความของเราเรื่อง การติดตามอีเมลมีความแม่นยำแค่ไหน ครอบคลุมถึงกรณีที่มีการนับเกินหรือนับต่ำกว่าความเป็นจริง
• โปรแกรมอีเมลแต่ละตัวทำงานต่างกัน: แอปบางตัวบล็อกรูปภาพโดยค่าเริ่มต้น ดังนั้นรีครูทเตอร์อาจอ่านอีเมลของคุณโดยไม่ทิ้งร่องรอยใดๆ ในขณะที่แอปอื่นๆ เช่น Apple Mail อาจโหลดรูปภาพล่วงหน้าและลงทะเบียนการเปิดอ่านที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริง
• ระบบติดตามผู้สมัคร (ATS) เปลี่ยนภาพรวม: การสมัครงานหลายแห่งผ่านพอร์ทัลแทนที่จะเป็นอีเมลโดยตรง และอีเมลจากระบบอาจไม่รายงานการเปิดอ่านเลย การติดตามการเปิดอ่านใช้ได้เฉพาะกับข้อความที่คุณส่งด้วยตัวเองจากบัญชี Gmail ของคุณเท่านั้น
• ลิงก์ให้สัญญาณที่ชัดเจนกว่า: หากอีเมลของคุณมีลิงก์พอร์ตโฟลิโอ การคลิกต้องอาศัยการกระทำที่ตั้งใจ ดู วิธีติดตามการคลิกลิงก์ใน Gmail เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร

ใช้สัญญาณเพื่อกำหนดเวลาในการติดตามผล แต่อย่าใช้เพื่อตัดสินรีครูทเตอร์ การที่ไม่มีการเปิดอ่านไม่ได้พิสูจน์ว่าอีกฝ่ายเสียมารยาท และการเปิดอ่านก็ไม่ได้พิสูจน์ว่าเขาสนใจคุณ

กิจวัตรที่เรียบง่ายสำหรับการติดตามผล

1. ส่งอีเมลฉบับแรกจาก Gmail โดยเปิดใช้งานการติดตาม เช่น เมื่อคุณเขียนถึงรีครูทเตอร์หรือผู้จัดการฝ่ายจ้างงานโดยตรง
2. รอตามเวลาที่กำหนดหรือหนึ่งสัปดาห์ แล้วแต่ว่าระยะเวลาใดนานกว่า
3. ตรวจสอบสัญญาณ: หากไม่มีการเปิดอ่าน หมายความว่าการติดตามผลของคุณควรสั้นมากและอาจรวมถึงการส่งประเด็นสำคัญไปอีกครั้ง หากมีการเปิดอ่าน หมายความว่าคุณสามารถรอเพิ่มได้อีกสองสามวัน
4. ส่งการติดตามผลหนึ่งครั้ง โดยใช้เทมเพลตด้านบน
5. ส่งข้อความเตือนครั้งสุดท้าย ประมาณสองสัปดาห์หลังจากนั้นหากยังไม่มีอะไรเกิดขึ้น จากนั้นให้เดินหน้าต่อและสมัครงานที่อื่นต่อไป

สำหรับคำแนะนำที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับจังหวะเวลาในการติดตามผลนอกเหนือจากการหางาน โปรดอ่านโพสต์ของเราเรื่อง อีเมลติดตามผลหลังจากไม่ได้รับการตอบกลับ

การติดตามอีเมลสมัครงานเป็นเรื่องที่ยอมรับได้หรือไม่?

การติดตามอีเมลขาออกของคุณเองเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปในการขายและการสรรหาบุคลากร และรีครูทเตอร์หลายคนก็ใช้เครื่องมือที่ทำแบบเดียวกันกับผู้สมัคร อย่างไรก็ตาม ควรมีความเกรงใจ อย่าส่งข้อความซ้ำๆ ที่กระตุ้นจากการเปิดอ่านทุกครั้ง และอย่าพูดถึงว่าคุณเห็นว่าเขาเปิดอ่านแล้ว เพราะอาจรู้สึกเหมือนเป็นการละเมิดความเป็นส่วนตัว คู่มือ CAN-SPAM ของ FTC ในสหรัฐอเมริกา ครอบคลุมถึงอีเมลเชิงพาณิชย์ ซึ่งหมายถึงข้อความที่มีวัตถุประสงค์หลักในการส่งเสริมผลิตภัณฑ์หรือบริการ ดังนั้นบันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับงานจึงเป็นคนละสถานการณ์กัน หากคุณส่งถึงผู้รับในภูมิภาคที่มีกฎความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวด บทความของเราเรื่อง การปฏิบัติตามกฎระเบียบอีเมล GDPR เป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีประโยชน์

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

อีเมลติดตามผลหลังสมัครงาน ที่ดีควรมีความกระชับ มีจังหวะเวลาที่เหมาะสม และมีความเฉพาะเจาะจงกับตำแหน่งงาน สัญญาณการเปิดอ่านสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะส่งข้อความเตือนตอนนี้หรือรอไปก่อน ตราบใดที่คุณจำไว้ว่าการเปิดอ่านเป็นเพียงคำใบ้ไม่ใช่คำตัดสิน หากต้องการดูว่าข้อความของคุณถูกเปิดอ่านเมื่อใดภายใน Gmail ให้ลองใช้ Mail Track และใช้ควบคู่ไปกับไทม์ไลน์ด้านบน